ook fiets en rijwiel niet hetzelfde. De verbaliserende agent zal in zijn proces
verbaal 'rijwiel' schrijven, terwijl de gewone burger het zal hebben over zijn
'fiets' waarvan het achterlicht niet brandde.
Een ander probleem tenslotte dat én beheerders én gebruikers van een grote
tha parten kan spelen, vormen de tijdaanduidingen. Er bestaat een grote va
riatie in de wijze waarop data en perioden genoteerd worden8:
Die verschillende notaties van tijdaanduidingen hebben allemaal verschillen
de effecten bij het zoeken. Gezien het belang van het tijdselement bij het zoe
ken in een tha is het de moeite waard hier afspraken over te maken.8
Thesaurus
Een bijzonder hulpmiddel om terminologieproblemen de baas te blijven is de
'thesaurus'. Het is een meestal alfabetisch geordende lijst van afgesproken tref
woorden, die bij het beschrijven en terugzoeken gebruikt worden. Kenmer
kend is dat de verschillende soorten relaties tussen die trefwoorden vastgelegd
worden (synoniemen, homoniemen, hiërarchie). Er bestaat een internationale
norm van de International Standard Organization (iso) uit 1974 (2e druk
1986), die precies omschrijft wat thesauri zijn.9 Bij het beheer van grote col
lecties met een historische context, zoals eerder een tha, waaraan men boven
dien zeer gevarieerde vragen pleegt te stellen, is toepassing van een thesaurus
gewenst.
Een thesaurus maakt het zogenaamde 'generisch zoeken' mogelijk, dat wil
zeggen dat ook de narrower terms van de opgegeven zoektermen in een zoek
profiel automatisch worden meegenomen. Dan zullen bijvoorbeeld bij een vraag
naar foto's van meubilair niet alleen de records geselecteerd worden waar in
het betreffende veld de term 'meubilair' genoteerd staat, maar ook de records
waar daar genoteerd is 'stoel', 'kast', 'ligstoel', 'linnenkast' etcetera. Het ge
nerisch zoeken is, zeker bij een collectie van enige omvang als een tha, een
onmisbare faciliteit.
Software-eisen en ontsluiting van de tha
De functionele eisen waaraan databaseprogrammatuur voor een tha moet vol
doen, hebben betrekking op het invoeren (inclusief wijzigen), selecteren, sor
teren, presenteren ('rapporteren') en uitwisselen van gegevens. Welke gege
vens ingevoerd moeten worden, kan men vinden in de al eerder aangehaalde
handleiding van Ratsma en Wilmer voor het beheer van topografisch-historische
atlassen.10 De wijze waarop die gegevens in het systeem vastgelegd worden,
bepaalt in veel sterkere mate dan bij een kaartsysteem de werking van de ande
re functies en verdient dan ook bijzondere aandacht. Vandaar dat wij hier
voor gewezen hebben op het belang van een gestructureerde beschrijving en
van de toepassing van woordcontrole.11 Naast de functionele eisen dient men
ook te letten op gebruiksgemak, maximale opslagcapaciteit en, indien gewenst,
ondersteuning door de leverancier.
Op grond van de ervaring met beschrijving en ontsluiting van onder meer
iconografische collecties heeft imc/mardoc een lijst van dertig eisen opgesteld
voor de selectie van databaseprogrammatuur voor collecties voorwerpen en
beeldmateriaal (zie bijlage 2). Deze eisen, gericht op zogenaamde basisregistratie
van collecties, moeten als minimum-eisen beschouwd worden. Zo is in deze
lijst wel 'invoercontrole' opgenomen (controle door de computer op de soort
gegevens die in een veld ingevoerd worden, bijvoorbeeld nummeriek, tekst et
cetera), maar niet de verdergaande woordcontrole en thesaurus. Het niveau
van beschrijving en ontsluiting van een tha, zoals dat in de handleiding van
Ratsma en Wilmer wordt behandeld, vereist wel de faciliteit van woordencon
trole en thesaurus. Databasepakketten met dergelijke faciliteiten zijn uiteraard
complexer en duurder dan die welke zulke voorzieningen ontberen. Andere
wenselijkheden zoals beveiliging door middel van wachtwoorden, meerdere
vrij inrichtbare formats en de toepassing van zogenaamde macro's (automati
sche uitvoering van een reeks opdrachten) zijn niet in de lijst van minimum
eisen voor basisregistratie opgenomen.
Voor de culturele sector beveelt imc/mardoc meestal een van de twee vol
gende pakketten aan: TiNman of Question and Answer (Q and A).
Samenvatting
De FOBID- of iSBD-standaard is oneigenlijk voor het beschrijven en ontsluiten
van een tha. De MDA/MARDOC-standaard is daartoe wel geschikt.
Voor een efficiënte ontsluiting van een tha is woordcontrole vereist van
wege de talloze spellingsvarianten, homoniemen en synoniemen in collecties
met een historische context. Bij grotere collecties is toepassing van een thesau
rus gewenst om tevens generisch zoeken mogelijk te maken.
De minimale eisen waaraan databaseprogrammatuur voor collecties voor
werpen en afbeeldingen, waaronder een tha, moet voldoen, worden aange
geven ten aanzien van structuur, controle op invoer en terminologie, zoekfa
ciliteiten, gegevenspresentatie en gebruiksgemak.
321
1988-05-01
1988, mei 1
1940-1945
1988/05/01
mei 11988
WO II
1988.05.01
1 mei 1988
Tweede Wereldoorlog
1988-5-1
1ste mei 1988
40/45
1.5.1988
1 mei '88
'40-'45
320
