gens besteden we aandacht aan gecontroleerd trefwoordgebruik, omdat men
bij de ontsluiting van collecties met een historische context, zoals een tha, op
heel wat terminologieproblemen zal stuiten. Omdat het voorgaande weer eisen
stelt aan de databaseprogrammatuur die men wil gebruiken voor het beschrij
ven en ontsluiten van de tha, zullen we de belangrijkste van die eisen nader
bekijken.
FOBiD-standaard en iconografie
De Regels voor titelbeschrijving, uitgegeven door de Federatie van Organisa
ties op het gebied van het Bibliotheek-, Informatie- en Dokumentatiewezen
(fobid), hebben als voornaamste doel 'hulpmiddel te zijn voor de internatio
nale overdracht van bibliografische gegevens'.2 Men bereikt dit door standaar
disatie van de beschrijvingen, zodat identificatie van afzonderlijke documen
ten en uitwisseling en overdracht in machineleesbare vorm mogelijk is. De
FOBiD-standaard is duidelijk niet bedoeld voor ontsluiting, al geeft ordening
op hoofdwoord en titelwoorden een beperkte toegang op de collectie waar het
bibliografische gegevens betreft.
De FOBiD-standaard is uiteraard vanuit een bibliotheek-optiek geconstru
eerd. De omschrijving bibliografische beschrijving van niet-boekmaterialen'
illustreert dat. Het is oneigenlijk om niet-boekmaterialen tot boeken te kne
den en er dan bibliografische regels voor titelbeschrijving op van toepassing
te verklaren. Het is bovendien een streng keurslijf - op zich juist terwille van
de standaardisering - dat er toe leidt dat volgens hoofdsysteem uit de regels
voor catalogusbouw gecatalogiseerd moet worden. Voor verschillende cate
gorieën van niet-boekmaterialen levert dat een ongewenste ordening op. Naast
catalogisering volgens het hoofdsysteem is daarom voor cartografisch mate
riaal catalogisering volgens een alternatief systeem toegestaan, dat ordening
op bijvoorbeeld gebied oplevert.3
Een andere factor om rekening mee te houden is, dat een belangrijk deel
van de niet-boekmaterialen unica omvat en dus niet op bibliografische ken
merken geïdentificeerd kan worden. Voor beeldmateriaal geldt in het bijzon
der dat het geïdentificeerd en ontsloten wordt op iconografische kenmerken,
dat wil zeggen kenmerken ontleend aan de voorstelling. De samenstellers van
de eerder genoemde handleiding noemen dan ook enige bezwaren die het ge
bruik van deze voor de tha oneigenlijke fobid- of iSBD-regels hebben.4 Ze zijn
in eerste instantie bedoeld voor het beschrijven van recentelijk verschenen ge
drukte publikaties. Als een ander, meer gevoelsmatig bezwaar voor atlasbe
heerders noemen zij, dat de inhoudsbeschrijving niet meer vooraan staat, maar
afzakt naar de annotaties. Ons inziens is het gewenst eerst vanuit de eigen op
tiek van de tha de eisen en wensen te formuleren en dan te zien of men de
beschrijving of een deel ervan via bestaande uitwisselingsformats kan distri
bueren. En niet omgekeerd.5 Ook archivarissen beschrijven hun archiefdocu
menten primair volgens de bij die documenten passende systematiek.
316
De MDA-standaard
In tegenstelling tot bijvoorbeeld bibliotheken beheren musea per definitie alle
soorten 'documenten': corporele documenten (driedimensionaal), plat mate
riaal (tweedimensionaal, voornamelijk beeldmateriaal), literatuurdocumenten
en archivalia. Daarbij kan men onderscheid maken tussen de museale collec
ties (meestal unica) en de documentaire collecties. De laatste documenteren
zowel de afzonderlijke museale objecten als het onderwerpsgebied van het mu
seum en omvatten gewoonlijk beeldmateriaal (foto's, dia's, technische teke
ningen) en literatuur (boeken, tijdschriften). Het is dan ook geen wonder dat
de ontwikkeling van data standards ten behoeve van de museale collectieauto
matisering zich richtte op al die soorten van documenten en zich niet - in eer
ste opzet - beperkte tot één type, zoals in de bibliotheekwereld.
De belangrijkste en meest omvattende data standaard is die van de Engelse
Museum Documentation Association.6 Deze MDA-standaard telt 27 rubrieken
(zie bijlage 1). Elke rubriek wordt-voor zo ver relevant - geanalyseerd vol
gens het patroon van: wie, wat, wanneer, waar, hoe, bijzonderheid. De ru
brieken 1 tot en met 5 omvatten vooral identificerende gegevens, waaronder
administratieve gegevens, naamgeving, fysieke kenmerken en iconografische
elementen. De volgende groep van gegevensrubrieken 6 tot en met 11 is ge
richt op de geschiedenis van het object vanaf het ontstaan tot aan het moment
van binnenkomst in het museum: vervaardigingsgegevens, geassocieerde histo
rische gebeurtenissen of situaties, vroegere eigenaars en overdrachten. De derde
groep van rubrieken - 12 tot en met 25 - bevat gegevens die te maken hebben
met de 'gang van het object' in het museum: binnenkomst van het object, ver
wervingsgegevens, financiële gegevens, uitleen- en tentoonstellingsgegevens,
gegevens omtrent onderzoek, conservering, fotografie en gegevens omtrent de
verwijdering van een object uit de collectie door overdracht of om andere re
denen. De laatste twee rubrieken (26-27) tenslotte bevatten commentaar en re
ferenties naar relevante documentatie.
De uitgewerkte MDA-standaard - door mardoc in het Nederlands vertaald
en gehanteerd als datadictionary bij de bouw van databases - bevat vele hon
derden velden. Als zodanig wordt deze standaard nooit in zijn geheel gebruikt.
Hij kan beschouwd worden als een soort 'bouwdoos': elke collectiebeheerder
of groep van collectiebeheerders haalt er die velden of 'bouwstenen' uit die
voor de gewenste database nodig zijn. Put elke collectiebeheerder uit deze zelfde
lijst, dan is uitwisselbaarheid van collectiegegevens op het niveau van gege-
venstype in elk geval gegarandeerd.
De beheerder van een tha zal idealiter de meeste rubrieken wel kunnen ge
bruiken, al zal in de praktijk gebrek aan personele capaciteit dwingen tot be
perking en tot een keuze van de meest relevante rubrieken en velden. Het gaat
buiten het bestek van dit artikel de afzonderlijke rubrieken en velden te bespre
ken. We beperken ons daarom tot het navolgende voorbeeld.
In bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de gegevensrubrieken uit de
mda/mardoc datadictionary. Elke rubriek is onderverdeeld in vele velden. In
het onderstaande voorbeeld is weergegeven hoe men een rubriek 'Iconografie'
kan vormen door een aantal velden uit de datadictionary te kiezen (uit 04 en
05). Er worden velden benoemd en per veld wordt een voorbeeld van invulling
gegeven aan de hand van het hierna afgebeelde portret van Witte de With.
317
