Geautomatiseerde ontsluiting
van topografisch-historische atlassen
J. P. van de Voort
standaardisatie in de zin dat er afspraken gemaakt moeten worden over de in
terpretatie van begrippen (definities) bijvoorbeeld.
Tenslotte zij hier vermeld dat archeion in zijn huidige vorm, met aanvraag-
en uitleenadministratie, vooral gericht is op de grotere archiefdiensten (vanaf
circa 4 a 5 km archief). Plannen voor een pc-versie, zonder aanvraag- en uit-
Ieenfunktie, bestaan wel, maar zijn afhankelijk van de eventuele belangstelling.
Enige technische gegevens
archeion is ontwikkeld met behulp van het relationele database-management
systeem oracle (versie 5.1.22) en draait op een minicomputer. Bij de Rijks
archiefdienst is een MicroVAX 2000, op dit moment de kleinste minicomputer
op de markt, van dec (Digital Equipment Corporation) aangeschaft met de
nodige randapparatuur, zoals een tiental terminals,twee printers, een barcode
decoder met leespen en een tape-unit. archeion vereist namelijk een multi
user en multi-tasking omgeving. Voor de aanvraag- en uitleenadministratie
wordt met barcodes op de aanvraagbriefjes gewerkt. Na het terugplaatsen van
de stukken worden deze barcodes met een leespen weer ingelezen, zodat het
systeem na controle de desbetreffende inventarisnummers weer vrijgeeft voor
nieuwe aanvragen.
Als tekstverwerkingspakket wordt Wordperfect gebruikt. In archeion zijn
onder andere verschillende systeemfunkties ingebouwd die van dit pakket ge
bruik maken, bijvoorbeeld standaardbrieven. Bovendien kunnen de verschil
lende lijsten hiermee eventueel nog bewerkt worden.
Afbeelding archeion: menustruktuur
De gebruiker vindt in archeion zijn weg via menu's, die aangeven welke functies
het systeem beschikbaar heeft. Het hoofdmenu geeft een overzicht van de door ar
cheion ondersteunde beheersfuncties. Vanuit het hoofdmenu kiest men een van de
submenu's alleen de eigenlijke beheersfuncties, nrs. 1-7, zijn hier uitgewerkt). Van
hieruit kunnen gegevens worden ingevoerd of gewijzigd, of-op scherm of via uit
geprinte lijsten - geraadpleegd. Bij de uitvoering van de aanvraag- en uitleenadmi
nistratie en de afhandeling van teruggekeerde stukken biedt archeion direkte on
dersteuning.
314
wmm
Voor de ontsluiting van een topografisch-historische atlas biedt de automati
sering vele mogelijkheden. Dr.J.P. van de Voort, projectadviseur van
IMC/Mardoc, wijst op een aantal zaken die daarbij de aandacht vragen: gestan
daardiseerde beschrijving, gecontroleerd trefwoordengebruik en de eisen voor
databaseprogrammatuur.
Inleiding
Archieven en musea, dikwijls ook bibliotheken, beheren veelal een omvang
rijke collectie beeldmateriaal, aangeduid als 'topografisch-historische atlas'
(tha). In de recent gepubliceerde Handleiding voor het beheer van een
topografisch-historische atlas van Ratsma en Wilmer1 wordt aangegeven welke
bestanddelen een dergelijke collectie bevat: kaarten, technische tekeningen,
topografische afbeeldingen, afbeeldingen van het maatschappelijk leven,
historie-afbeeldingen en afbeeldingen van personen ('personalia'). Letten wij
op de produktietechniek, dan kent de moderne tha niet alleen prenten, kaar
ten, foto's en tekeningen, maar ook dia's, films en video. Behalve gedrukte
en andere in 'oplage' voorkomende documenten, bijvoorbeeld foto's, bestaat
een belangrijk deel van een tha uit unica, zoals tekeningen en manuscript-
kaarten. De tha dient voornamelijk de documentatie van stad en streek. Bij
musea dient de collectie beeldmateriaal ook nog andere doeleinden, namelijk
de documentatie van de museale voorwerpen, terwijl dikwijls de museale col
lectie uit beeldmateriaal bestaat dat uit esthetische overwegingen is verzameld.
In de handleiding van Ratsma en Wilmer wordt uiteraard ook aandacht ge
schonken aan het beschrijven, ordenen en ontsluiten van de tha. Vooruitlo
pend op toekomstige geautomatiseerde ontsluiting wordt gepleit voor een
gestandaardiseerde beschrijving volgens de FOBiD-regels voor titelbeschrijving.
Ons inziens is de FOBiD-standaard veel minder geschikt voor de geautomati
seerde collectieontsluiting dan genoemde handleiding suggereert.
In het navolgende zullen wij onze reserves ten aanzien van de fobid-
standaard nader toelichten en een andere, door de Museum Documentation
Association (mda) in Engeland ontwikkelde data standard bespreken. Vervol-
315
