materieel beheer in engere zin: wat is de toestand en wat moet zo nodig gedaan
worden aan materiële zorg, aan schaduwarchivering?
aanvraag- en uitleenadministratie: welke stukken zijn tijdelijk uitgeleend aan
wie en waar, voor hoe lang, intern/extern?
toegankelijk maken: wat is de mate van toegankelijkheid en wat moet even
tueel nog gedaan worden?
Deze aktiviteiten hangen, zoals gezegd, nauw met elkaar samen. Tot nu toe
is dit een onderbelicht aspekt. Het resultaat (produkt) van de ene aktiviteit wordt
veelal weer gebruikt bij een volgende. Beginnend bij inspektie komt men via
acquisitie, depotbeheer, toegankelijk maken en materiële zorg uiteindelijk bij
de aanvraag- en uitleenadministratie. Het objekt, dat bij al die werkzaamhe
den centraal staat en waarover men gegevens nodig heeft, is steeds hetzelfde,
namelijk het archiefblok.
Gezien deze sterke onderlinge afhankelijkheid is integratie van de per aktivi
teit bestaande verschillende gegevensverzamelingen een logische stap. Immers,
losse verzamelingen zijn veel moeilijker bij te houden. Gegevens gaan onder
ling van elkaar afwijken, waardoor verwarring en onzekerheid ontstaat over
welk gegeven nu juist is. Bovendien is de samenhang veel moeilijker te realise
ren. Door nu uit te gaan van het archiefbeheer als totaliteit komt men niet al
leen tot een betere onderlinge afstemming van de verschillende beheersaktivi-
teiten, maar legt men ook een betere basis voor het te voeren beleid. Op deze
wijze is men onder andere in staat veel beter inzicht te verwerven in de stand
van zaken met betrekking tot een bepaald archief.
Hoe logisch een en ander ook klinkt, in de praktijk komt men deze benade
ringswijze maar zelden tegen. De nadruk ligt op de afzonderlijke aktiviteiten
en in het bijzonder op het (inhoudelijk) toegankelijk maken. Ook in buiten
landse vakbladen blijkt dit steeds weer.
Essentieel is voorts dat bij archeion bewust onderscheid gemaakt wordt tus
sen het institutionele en het fysieke aspekt van archieven. Onder het institutio
nele aspekt wordt verstaan: informatie over het archiefvormend orgaan of per
soon (abstract, want meestal niet meer bestaand) en bij het materiële aspekt
gaat het om informatie over het archief of liever de verzameling archiefstukken
(concreet) zelf, zoals deze in het depot staat. In de praktijk wordt dit echter
nogal eens door elkaar gehaald. Zo is er bijvoorbeeld een archievenoverzicht
zowel voor intern als extern gebruik. Voor intern gebruik is dit aangevuld met
gegevens over de vindplaats van de archieven. Bij nadere beschouwing is het
archievenoverzicht echter een mengeling van historisch- institutionele gegevens
(om welke archiefvormende instellingen of personen gaat het?) als van mate
riële gegevens (om welke archieven gaat het, hoe groot is de omvang enzovoort?).
Deze vermenging komt voort uit het feit dat zowel voor dienstverlening aan
de bezoekers als voor het depotbeheer in grote mate dezelfde gegevens nodig
zijn. Is dit wellicht voor een mens niet zo'n groot probleem, al dient hij zich
deze tweeslachtigheid wel bewust te zijn, voor een geautomatiseerd informa
tiesysteem is het echter zaak hier duidelijk onderscheid in te maken, zeker als
men deze gegevensverzameling als basis voor verdere uitbouw van de automa
tisering wil gebruiken.
310
Welke mogelijkheden biedt archeion?
archeion is dus in principe een gegevensbank op basis waarvan een aantal
toepassingsprogramma's (keuzes in hoofdmenu) zijn ontwikkeld, die parallel
lopen met de hierboven onderscheiden werkzaamheden. Met behulp van deze
programma's (of beter menu-keuzes) is het mogelijk gegevens bij te werken,
nieuwe gegevens in te voeren en verschillende lijsten en overzichten aan te ma
ken (zie menustruktuur).
Een deel van de gegevens in de gegevensbank is daarbij gemeenschappelijk,
dat wil zeggen voor alle aktiviteiten van belang, zoals die betreffende institutie,
archiefvormer en archiefblok; de rest is aktiviteit-gebonden, dat wil zeggen dat
zij alleen voor de betrokken aktiviteit (inspektie of depotbeheer enzovoort) van
belang zijn. Hoewel centraal (in één computer) opgeslagen wordt er decentraal
(op de werkplek) met deze gegevens gewerkt. Het is niet mogelijk dat anderen
zo maar gebruik kunnen maken van de gegevens die tot een bepaalde aktiviteit
of funktie behoren! Per keuze in het hoofdmenu is een beveiliging met gebrui
kersnaam en wachtwoord ingebouwd. Dit ter voorkoming van onopzettelijke
(of misschien moedwillige) verminking van die gegevens. De verantwoordelijk
heid voor de juistheid en betrouwbaarheid van de gegevens per funktie berust
bij de gebruiker van die funktie Door deze beveiliging wordt hij in staat gesteld
deze verantwoordelijkheid te dragen. Voordelen van een dergelijke integratie
van de verschillende gegevensverzamelingen zijn:
het is efficiënter: geen overlappingen van gegevensbestanden meer; alles wordt
slechts eenmaal vastgelegd; gegevens zijn daardoor gemakkelijker en sneller
bij te houden
het geheel is meer dan de som der delen: bij een gegevensbank zijn er veel meer
mogelijkheden om relaties tussen de opgeslagen gegevens te leggen dan bij af
zonderlijk bijgehouden gegevensverzamelingen
de gegevens zijn voor de medewerkers beter bereikbaar
betere continuïteit: kennis is minder persoonsafhankelijk
informatie is sneller beschikbaar; daardoor snellere beantwoording van vragen
betere kwaliteit, gegevens zijn bijvoorbeeld actueler
goede basis voor verdere uitbouw van de informatie-voorziening.
Een voorbeeld van dit laatste is het archievenoverzicht, in feite een afgeleide
funktie in archeion, meer gericht op het beantwoorden van vragen van de
bezoeker. Tevens is bij deze funktie de mogelijkheid ingebouwd om (horizon
taal) relaties tussen archiefvormers te leggen: wie waren eventueel voorgan
gers en opvolgers (in de tijd dus) van een archiefvormer?
Voor een effektief gebruik is het nemen van goede, aanvullende organisatori
sche maatregelen een voorwaarde:
goede afspraken en procedures (striktere regels) met betrekking tot het verza
melen en vastleggen, dan wel wijzigen van gegevens, kortom het bijhouden
van gegevensverzamelingen
duidelijk verantwoordelijkheden vastleggen
duidelijke en goed onderbouwde struktuur in de objekten waarover men gege
vens wil vastleggen
311
