ARCHEiON een archiefbeheerssysteem
J. Hofman
ARCHEION is het woord dat momenteel de rijksarchieven in Nederland be
heerst. Als alles goed gaat moet dit archiefbeheerssysteem over enkele jaren
in alle rijksarchieven zijn ingevoerd. Projektleider drs. J. Hofman vertelt wat
de opzet en achtergronden van archeion zijn.
1
Inleiding
De Rijksarchiefdienst is sinds 1985 bezig met de ontwikkeling van een geauto
matiseerd informatiesysteem ter ondersteuning van het archiefbeheer. De stand
van zaken is nu, dat een uitgewerkt prototype van het systeem in het Rijks
archief in Zeeland bij wijze van proef funktioneert. Indien deze proef slaagt,
zal archeion bij alle rijksarchieven worden ingevoerd. In het onderstaande
zal in het kort worden uiteengezet wat de opzet en de achtergronden van ar
cheion zijn en wat men met een dergelijke systeem kan. In dit korte bestek
is het uiteraard niet mogelijk archeion in al zijn facetten te presenteren. In
het hiernavolgende beperk ik mij daarom voornamelijk tot de achtergronden.
2
Opzet en achtergronden
Mensen, en misschien wel archivarissen in het bijzonder, hebben bij hun werk
de alleszins begrijpelijke neiging om uit te gaan van concrete werkzaamheden
en zich niet al te zeer te vermoeien met theoretische bespiegelingen over het
waarom ervan. De dagelijkse werkdruk belet dit ook vaak. Als voorbeeld hier
van zou het archiefbeheer kunnen dienen. De doorsnee-archivaris heeft hier
van slechts een vaag begrip en denkt hierbij vooral aan ontsluiting en materië
le verzorging van archieven. Illustratief hiervoor is dat er geen goede
omschrijving van archiefbeheer bestaat. Op zich een merkwaardige zaak. Een
definitie zou kunnen zijn: alle aktiviteiten die nodig zijn voor het in goede en
geordende staat bewaren van archieven (in archeion archiefblokken ge
naamd) teneinde in het kader van de openbaarheid de (originele) archiefbestand
delen aan de bezoeker voor raadpleging ter beschikking te kunnen stellen.
Ter toelichting op deze definitie het volgende:
308
zij heeft in de eerste plaats betrekking op de beheerders van archiefbewaar
plaatsen met semi-statische en statische archieven. Deze beheerders hebben met
twee gezichtspunten te maken:
a extern: met welke andere archiefbeheerders heb ik te maken en wat staat mij
te wachten aan (delen van) archieven van welke archiefvormers?
b intern: hoe beheer ik de archieven in mijn depot?
in beginsel zou deze definitie ook betrekking kunnen hebben op dynamische
archieven (vergelijk de wob); echter bij het beheer in de dynamische fase gaat
het in de eerste plaats om het beheer van de losse stukken/dossiers en niet om
dat van archieven/archiefblokken.
er zijn twee aspekten te onderscheiden in het archiefbeheer: het materiële en
het ordeningsaspekt.
met deze definitie wordt de samenhang tussen de verschillende beheerstaken
nog eens benadrukt.
voor de aanduiding van de hoeveelheden archief, die men beheert, is het mate
riële begrip 'archiefblok' geïntroduceerd. Dit ter onderscheiding van het meer
abstract-ideële begrip 'archief', waarmee het geheel van archiefstukken, ge
produceerd door één archiefvormer, wordt aangeduid. Een archief kan echter
in verschillende archiefbewaarplaatsen berusten, een archiefblok niet.
Voor de uitvoering van de beheersaktiviteiten worden nu verschillende gege
vensverzamelingen (kaartenbakken) aangelegd en zo goed mogelijk bijgehou
den. Het is echter van groot belang te onderkennen waarom bepaalde gege
vens nodig zijn. Het doel van een aktiviteit bepaalt immers welke gegevens nodig
zijn. Als het waarom niet helder is, bestaat het gevaar dat veel onnodige gege
vens worden vergaard of dat gegevens helemaal niet worden verzameld.
archeion is in de eerste plaats ontwikkeld ter ondersteuning van het ar
chiefbeheer, niet ten behoeve van de dienstverlening aan de bezoekers. Wel
kan men natuurlijk bij de beantwoording van vragen van bezoekers gebruik
maken van de voor archiefbeheer reeds verzamelde gegevens. Voor een goede
dienstverlening is een goed beheer echter wel een voorwaarde.
De keuze voor archiefbeheer als verzameling van aktiviteiten, waarvoor een
informatie-systeem wordt ontwikkeld, is dus vooral ingegeven door de gedachte
dat dit één van de hoofdtaken van een archiefdienst is. Tot de aktiviteiten van
het archiefbeheer worden gerekend:
inspekteren van het archiefbeheer bij overheidsorganen in verband met de over
brenging en het leggen van kontakten met particuliere archiefeigenaren met
het oog op mogelijke verwerving van hun archief. Men registreert hierbij dus
gegevens over andere archiefbeheerders en de daarmee gelegde of te leggen con
tacten. Daar worden ook contacten met particuliere archiefeigenaren toe ge
rekend.
acquireren van archieven: dit is het registreren van nog niet verworven en mo
gelijk te verwerven archiefblokken.
materieel beheer (in ruime zin):
- depotbeheer: wat is de verblijfplaats van archiefblokken in de eigen bewaar
plaats, de aanwinsten en verliezen (waaronder vernietiging), de beschikbare
lege ruimte, de raadpleegfrequentie?
309
