Archieven en automatisering
Verslag van het Vijfde Nederlands-Duitse
Archiefsymposium (Arnhem, 29 en 30 september 1988)1
M. van Driel
Wijze zelfbeperking is het uitgangspunt van de drie instellingen die de
Nederlands-Duitse Archiefsymposia sedert 1978 bij toerbeurt organiseren, al
thans zodra zij hun schroom om zoiets pretentieus te ondernemen hebben we
ten te overwinnen. Beginselvast had het Rijksarchief in Gelderland, dat dit
maal gastheer was, dan ook slechts een veertigtal archivarissen uitgenodigd
om deel te nemen aan de vijfde bijeenkomst in deze reeks. Vergaderd werd
in de Statenzaal van het Huis der Provincie te Arnhem, gastvrij ter beschik
king gesteld door Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dat lichaam en geest
aangenaam bijeengehouden konden worden - zonder dat geen symposium -
was te danken aan financiële steun van de beide medeorganisatoren, het West-
falisches Archivamt te Münster en de Stadt Bocholt, en van het NOT-fonds.
Zoals de titel van dit verslag al aangeeft had de bijeenkomst als thema ar
chieven en automatisering. Ook hier hadden de organisatoren enige beperking
aangebracht: de toepassing van de computer bij het traditionele archiefbedrijf
vormde het eigenlijke onderwerp van lezingen, demonstraties en gesprekken.
Buiten beschouwing bleven de gevolgen voor het archiefwezen van de toene
mende aanwezigheid van de computer bij de archiefvormers, en van de infor
matisering van de maatschappij in het algemeen.
Na een korte begroeting door J. Becker namens de Stadt Bocholt, N. Rei-
mann namens het Westfalishes Archivamt en F. C. J. Ketelaar namens de Rijks
archiefdienst volgden referaten over de stand van zaken met betrekking tot
de toepassing van de computer bij archiefdiensten in Nederland (F. Keverling
Buisman) en de Bondsrepubliek (H. Romeyk). Voorts werden vier bestaande
toepassingen behandeld: het inventarisatieprogramma aida-sh (Landesarchiv
Schleswig- Holstein, A. Menne-Haritz); het beheerssysteem archeion (Rijks
archiefdienst, J. Hofman); de min of meer multifunctionele programma's Ask-
Sam (Gemeentearchief Gouda, B. J. van der Saag) en NIXAS-Archiv (Kreisar-
chiv Emmendingen, G. Auer). De laatste drie toepassingen konden dankzij door
Circle Information Systems ter beschikking gestelde apparatuur ook worden
gedemonstreerd. Ten rijksarchieve werd bovendien voor een aantal belangstel
lenden (vooral uit Duitsland) het inventarisatieprogramma maïs (Rijksarchief
dienst) gedemonstreerd.
Vermelding verdient hier ook de korte uiteenzetting van J. C. van der Ploeg
over het archiefbeheerssysteem abs, dat bij het Groningse gemeentearchief is
ontwikkeld. Daarbij verschilden de uitgangspunten en doelstellingen niet we
zenlijk van die van archeion, maar omdat de beheerspraktijk bij een mid
delgroot gemeentearchief minder zware eisen stelt dan die bij de Rijksarchief
dienst kon het systeem eenvoudiger gehouden worden. Zo ontbreekt de
studiezaalfunctie, maar daar staat tegenover dat abs op een gewone pc werkt
en niet op een mini-computer. Het Groningse systeem is voor andere archief
diensten beschikbaar; enkele diensten (Enschede, Utrecht) hebben het reeds
overgenomen, elders bestaan plannen (Heerlen). Misschien ten overvloede zij
overigens opgemerkt dat hier geen oordeel wordt gegeven over de gepresen
teerde toepassingen. Wie iets wenst aan te schaffen moet de eigen behoeften
en mogelijkheden bepalen en dan kiezen uit de beschikbare programma's - of
er nog een bij (laten) ontwikkelen.
Als laatste spreker formuleerde P. J. Horsman een kritisch oordeel over de
wijze waarop archivarissen de computer tot nu toe bij hun werk hebben inge
schakeld en gaf hij aan welke uitgangspunten daarbij in de toekomst zouden
moeten gelden.
Het symposium werd afgesloten met een excursie naar het huis Zypendaal,
zetel van de Stichting Vrienden der Geldersche Kasteelen, en naar het park van
het in restauratie verkerende kasteel Rosendael.
Daar de teksten van de referaten elders in dit nummer van het Archievenblad
te vinden zijn (deels in verkorte vorm), volsta ik hier verder met een samenvat
ting van hetgeen in de discussies ter sprake kwam. Onder meer werd geopperd
een centraal punt in te stellen ter registratie (desnoods verplicht) van alle be
staande toepassingen. Van daaruit zouden aspirant-gebruikers kunnen wor
den geadviseerd over aan te schaffen apparatuur en programmatuur. In het
algemeen achtte men een dergelijke opzet echter weinig doelmatig. Voor wie
zich wil oriënteren is er via de bestaande kanalen ruim voldoende informatie
305
304
