ORACLE-applicaties ontwikkeld voor de ondersteuning van bepaalde werk
zaamheden. Zo is in Overijssel een charterbergingsprogramma vervaardigd,
heeft Utrecht zich beziggehouden met zegel- en topografische atlasbeschrij
vingen en is in Zeeland (voor de komst van de proeftuin archeion!) gewerkt
aan een systeem dat de indices op inventarissen geautomatiseerd zou moeten
integreren.
In het Rijksarchief in Limburg is met behulp van de Olivetti m40 minicom
puter onder andere het project Proverbal (ontsluiting van verbalen van het Pro
vinciaal Bestuur) opgezet. Het ontbreken van voldoende menskracht heeft dit
project vertraagd. Verder werd voor het charterproject het programma cha
se ontwikkeld.
In beginsel staan deze programma's ter beschikking van andere, belangstel
lende rijksarchieven. Wel dienen de programma's, volgens de sar, in derge
lijke gevallen voorzien te zijn van handleidingen.
In de periode september 1987 tot april 1988 heeft het secretariaat van het bu
reau van de algemeen wetenschappelijk medewerker deelgenomen aan het pro
ject Memocom. Dit kantoorautomatiseringsproject werd opgezet door het mi
nisterie van wvc in samenwerking met de ptt. Het project had tot doel het
berichtenverkeer tussen het ministerie en bijvoorbeeld een 'buitendienst' soe
peler te laten verlopen. Nog afgezien van de technische problemen, gaf ook
de ingewikkelde verwerking van overgezonden berichten de doorslag voor de
uiteindelijk negatieve beslissing van de Centrale Directie over een verdere uit
bouw van dit systeem. Bovendien werd deze wijze van datacommunicatie in
gehaald door de stormachtige ontwikkelingen van de fax-apparatuur.
Conclusies
Zoals vaker is gebleken, een automatiseringsproces legt een organisatie keu
zes op, waarbij compromissen in wezen uitgesloten zijn. De 'domme' compu
ter kan slechts de wensen van de organisatie (en dus mensen!) uitvoeren. On
duidelijkheid in de programmatuur wordt gestraft met vastgelopen projecten.
De overheid kent ze, bijvoorbeeld de geautomatiseerde besturing van de wal-
raderketen bij Rotterdam en de studiefinanciering. Maar ook het bedrijfsle
ven heeft zijn problemen: de invoering van de bancomaatpas heeft vele mislukte
prototypes gehad. Automatisering dient de doelstellingen van een organisatie
te volgen, niet andersom. Uniformiteit op hoofdlijnen (programmatuur en ap
paratuur) is een tweede vereiste.
Het automatiseringsproces bij de rad is in zijn eerste fase (1983-1985) te
kenmerken als rangeren in de wildernis. Met beperkte middelen zowel in per
sonele als in financiële zin werd gezocht naar een doelmatige aanpak van het
proces. In organisatorische zin traden de nodige belemmeringen aan het licht.
De reorganisaties van de Directie Monumenten, Musea en Archieven van het
ministerie van wvc en van de afdeling Coördinatie Documentaire Informa
tievoorziening van BiZa leverden de nodige problemen op. Maar ook binnen
de rad kwam de projectorganisatie vaak slechts op papier tot stand. De geo
grafische gedecentraliseerde vorm van de rad, de onbekendheid met de ma-
294
terie bij het grootste deel van zowel het leidinggevend als het middelbaar ka
der en de trager dan gewenst verlopende opleiding waren hier mede debet aan.
Tenslotte kenmerkte de eerste fase zich door het feit dat, door de noodzake
lijke financiële steun van buitenaf, de rad in eerste instantie aan een reeds
gestart proces ging deelnemen. Het bewerken van het proces, bijvoorbeeld (mini)
asis naar (micro) maïs, vergde de nodige inzet van de weinig beschikbare men
sen, die vaak ten koste ging van het begeleiden van het interne proces, dat door
de afhankelijkheid van externe financiering toch al moeilijk beheersbaar was.
De tweede fase (1985-1988) is te omschrijven als het leggen van de sporen.
Het leerproces van maïs (kamerbreed!) bracht de sar ertoe voor archeion
een proeftuinmodel te kiezen. De financiën kregen een structureel aanzien. Het
feit dat tegen het einde van de eerste fase meer en meer medewerkers bij de
organisatie betrokken raakten, gaf de sar de gelegenheid het werken met pro
jectgroepen aanzienlijk op te voeren.
Organisatorische en personele consequenties van het automatiseringspro
ces zijn, mede gelet op andere ontwikkelingen bij de rad op dit gebied, op
dit moment nog niet uitgekristalliseerd. Essentieel bij het automatiseringspro
ces is dat het leidinggevend kader zich committeert aan de in gemeenschappe
lijk overleg met de betrokkenen vastgelegde uitgangspunten. Automatisering
kan alleen slagen, indien het door een brede laag van de medewerkers wordt
gedragen. Anders eindigt de lange mars niet daar waar men wezen wil, maar
in het niets.
Noten
Bij dit artikel is voornamelijk gebruik gemaakt
van het archief van de Stuurgroep Automatise
ring Rijksarchiefdienst en de notulen van het
Convent van Rijksarchivarissen. Met dank aan
P. J. Horsman voor het doorlezen van het ma
nuscript.
1 nab 85 (1981), 431-438.
2 Zie voor het verslag nab 85 (1981), 439-443.
3 Verslag van het proefproject Boerhaave Auto
matisering Museum-documentatie, Leiden
1983.
4
p.a. w.dingemans, 'Automatisering in het
rijksarchief in Limburg', in: nab 89 (1985),
152-160;
peter horsman en Theo Thomassen, 'Inventa
riseren met een tekstverwerker', in nab 89
(1985), 90-94, en van de laatstgenoemde
auteur, 'De resoluties van de Staten-Generaal
tabellarisch geïnventariseerd', in: nab 89
(1985), 78- 89;
j. hofman, 'Micro-Archief-Inventarisatie
Systeem. Een eerste evaluatie', in: nab 90
(1986), 298-302.
5 'Een nieuwe stijl van confereren. Verslag van
de VAN-studiedagen 1986', in: nab 91 (1987), 1-
8, onder redactie van paul brood.
6 Zie voor het verslag: th.h.p.m.Thomassen,
'Nieuwe achivarissen en nieuwe onderzoekers'
in: nab 92 (1988), 1-27.
7 P.F.A. GUCHTENEIRE en G.C.M. DE SCHOEPDRIJ
VER, Historische databestanden Nederland
1987. Uitgave van het Steinmetzarchief en
werkgroep Geschiedenis en Informatica, het
swidoc en de knaw.
8 Voor zover mij bekend, was op dat moment
alleen bij de gemeentelijke archiefdienst van
Amsterdam een automatiseringsplan, samen
gesteld door H.J.Ernst en H. de Jongh, voor
handen (september 1982). Over de uitvoering
van de in dit rapport genoemde aktiviteiten is
mij verder niets bekend.
9 De enige dienst binnen deze sector met speci
fieke ervaring, vooral op het gebied van de na
dere toegankelijkheid, was Mardoc te Rotter
dam. Deze organisatie is in 1987 omgevormd
tot de Stichting IMC/Mardoc en houdt zich
voornamelijk bezig met de museale automatise
ring.
10 Bij het Rijksarchief in Limburg werd al in
1984, op huurbasis, een m40 Olivetti minicom
puter geïnstalleerd voor een periode van vijf
jaar.
11 Op dit moment zijn er circa vijf Tulip PC's en
enkele Schneider Amstrad PC's onder dit mot
to door rijksarchieven in de provincie aange-
295
