Resumerend, archeion, want dat werd in 1986 de uiteindelijke naam,16 moet
een informatiesysteem zijn ter ondersteuning van de inspectie en acquisitie en
het archiefbeheer. Bovendien dient het systeem mogelijkheden te bevatten tot
vastlegging van de ingewikkelde organisatiestructuur van de overheid, zowel
de huidige als de vroegere. Hiermee zijn tevens de grenzen van het systeem
bepaald.
Het interimrapport 1986 opteerde voor een modulaire aanpak. Als eerste mo
dule zou de functie Inspectie/Acquisitie worden ontwikkeld. In deze periode
kwam onder andere het functioneel ontwerp pias (Planning Inspectie en Ac
quisitie Systeem) tot stand. Al snel bleek dat een planningssysteem in deze zin
binnen de rad, maar ook daarbuiten weinig zin had. In deze tijd trok de ver
tegenwoordiger van het gemeentearchief Groningen zich terug. Gelet op de
daar bestaande behoefte zou een systeem a la archeion te zwaar worden. Het
nu in Groningen gebruikte Archiefbeheerssysteem (abs), dat op verschillende
studiedagen is getoond, mag als een minder complexe (omvang!) uitgave van
archeion worden beschouwd.
Pas eind 1986 besloot cdi een systeemanalist in te huren voor het opstellen
van een projectplan. De haalbaarheidsstudie werd op de valreep van '86 door
de sar goedgekeurd. Gelet op de ervaringen met maïs, dat 'kamerbreed' moest
worden ingevoerd met alle beheersproblemen van dien, werd gekozen voor een
proeftuin. Het Rijksarchief in Zeeland stelde zich beschikbaar om het moeilij
ke pad van ontwikkelen, proberen, herstellen, testen enzovoort te doorlopen.
Na de evaluatie (met goed gevolg) van de proeftuin (gepland in de tweede helft
van 1988) zal pas verdere implementatie kunnen plaatsvinden.
Een belangrijke aspect bij de voorbereiding van GAOS/archeion was de sa
menwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op grond van de ge
formuleerde doelstelling een informatiesysteem te ontwikkelen, waarmee in
zicht zou kunnen worden verkregen in de omvang en de aard van de archieven
bij de rijksoverheid, bleek dit ministerie bereid een belangrijk deel van de ont
wikkelingskosten op zich te nemen.
Bij de voorbereidingen door de materie-deskundigen uit het archiefwezen
werd node professionele informatische kennis gemist. Toen deze eenmaal ver
worven werd en er bij de betrokken medewerkers van de rad meer archeion-
capaciteit vrijkwam, geraakte het proces in een hogere versnelling. De systeem
ontwikkeling met behulp van prototyping vond plaats in 1987. Voordeel van
deze aanpak is dat de gebruikers nauw bij de ontwikkeling worden betrokken
en kunnen controleren of hun wensen correct vertaald worden. Gevaar is dat
er steeds nieuwe wensen bedacht worden en het programma bij voortduring
in de steigers staat. Het vaststellen van een (voorlopig) eindpunt is dan ook
een conditio sine qua non.
Het vierde prototype kwam in november 1987 gereed. De periode daarna
tot heden (augustus 1988) is gebruikt voor test, herstel, test. De formele ac
ceptatie van het systeem heeft nog niet plaatsgevonden. Over de eigendoms
kwestie wordt in een driehoeksoverleg (BiZa/Circle/wvc-RAD) nog onderhan
deld. Gedurende de fasen van het prototypen waren de rijksarchieven bij de
ontwikkeling betrokken via een landelijk gebruikersoverleg.
292
De kosten van de bouw van archeion werden tot en met het derde prototype
volledig door BiZa/CDi betaald. Het gewijzigde beleid, zie ook mijn eerdere
opmerking hierover bij maïs, gevoegd bij het feit dat voorlopig alleen de rad
als gebruiker te beschouwen is, had tot gevolg dat BiZa nog slechts tot een
gedeeltelijke financiering bereid was. Overleg met het ministerie van wvc, Cen
trale Directie Organisatie en Informatie leidde tot een financiële bijdrage van
die kant voor het ontbrekende gedeelte.
De apparatuurkeuze voor de proeftuin archeion had nogal wat voeten in
de aarde. Het door het adviesbureau gis aan BiZa uitgebrachte advies voor
een configuratie van een fileserver en drie PC's bleek ongeschikt, aangezien
deze opstelling over te weinig capaciteit voor het bereiken van het gewenste
doel zou beschikken. Het systeem vereist een 'multi-user/multi-tasking' om
geving, wat, in combinatie met PC-oracle, niet via een PC-netwerk viel te rea
liseren. Uiteindelijk koos de sar voor een microVAX 2000 minicomputer met
zes terminals (uit te breiden tot maximaal veertien). Resultaat hiervan was on
der meer dat archeion tijdens het vierde prototype werd aangepast aan de
nieuwe systeemsoftware (vms). Wat de feitelijke aflevering van de apparatuur
door Circle betreft, hierop past slechts een woord: tragi-komedie.
Concluderend kan gesteld worden dat de voorbereiding en de fase van het pro
totypen redelijk gepland verliepen. Weliswaar was ook hier weer het budget
een vaak onzekere factor, maar de problemen liepen eerder in de beschikbare
menskracht, mede vanwege de eerder genoemde problemen rond maïs. Over
de verdere implementatie valt alleen te melden dat de conversie van de huidige
gegevensbestanden zeer veel tijd zal vragen van de medewerkers bij de rijks
archieven.
Overige projecten
In 1985 is door de automatiseringsmedewerker op beperkte schaal onder
zocht of de rad de ontwikkeling van een eigen personeelsbeheerssysteem met
behulp vön oracle ter hand zou nemen, en of er een kant-en-klaar pakket
bestond. Mede gelet op de ontwikkeling door wvc van het systeem Perform
heeft de rad dit project niet uitgevoerd. Voor wat de financiële bedrijfsvoe
ring betreft, in november 1986 kreeg, zoals eerder vermeld, de rad, dankzij
een onverwachte financiële injectie, groot 150.000,— van wvc/MMA, de be
schikking over het financiële systeem Adviboek, dat nu bij alle rijksarchieven
in gebruik is. Opleiding voor en onderhoud van dit programma worden door
wvc verzorgd.
Op archivistisch terrein ontwikkelde de part-time aan het bureau van de alge
meen wetenschappelijk medewerker verbonden projectbegeleider automatise
ring R. de Raat, medewerker bij het Rijksarchief in Overijssel, met behulp van
oracle de programma's Index en Agenda (postinschrijving). Tevens maakte
hij het programma Bibliotheek. Binnenkort zal het bureau Dis-beheer de pro
gramma's Index en Agenda en Bibliotheek testen op hun bruikbaarheid om
ze, bij gunstig resultaat, te documenteren en op te nemen in het programma
pakket van Dis-beheer. Bij een aantal rijksarchieven zijn met behulp van
293
