commissie avia neergelegde uitgangspunten en het functioneel ontwerp voor
asis. Op grond van uit dit onderzoek resulterende eisen aan hardware en bestu
ringssystemen vond de selectie van de apparatuur door de rad plaats.
maïs werd vooral ontwikkeld ter ondersteuning van het inventariseren en
niet om, zoals ook wel is verondersteld, archieven ook inhoudelijk toeganke
lijk te maken. Een hulpmiddel dus bij de klassieke manier van inventariseren.
Tijdwinst zou vooral bereikt moeten worden in de tekstverwerkingsfase van
de ingevoerde beschrijvingen.
Hoewel het programma in mei 1985 gereed was voor een eerste test, kleef
den er nog de nodige onvolkomendheden aan; voornaamste bezwaren waren
het ontbreken van de functie 'verzamelbeschrijvingen' en een goede, op archi-
vistisch gebruik afgestemde handleiding. Van de zijde van de rijksarchieven,
waar maïs op kleine of grotere inventarisatieprojecten werd losgelaten, kwa
men na de eerste test de nodige commentaren los. Pas met de installatie van
versie 2.0 (mei 1986) maakt deze functie deel uit van het programma. Voeg
daarbij nog.enige technische problemen en het, in automatiseringskringen zo
bekende 'raampunt' was eigenlijk bereikt.
Overleg met het inmiddels van het ccl afgesplitste systeemhuis Circle, waar
aan onder meer het eigendomsrecht van maïs door BiZa was overgedragen,
en het bureau Dis-beheer van de cas, dat het uiteindelijke systeem in onder
houd zou nemen, leidde tot een herziening van het programma, dat eind 1986
door de Centrale Directie van de rad uitvoerig werd getest. Ook via het ge
bruikersoverleg zijn in de loop van 1987 nog een aantal wijzigingen aangebracht.
In deze laatste periode trad er bij BiZa een koerswijziging op, die erin resul
teerde dat van die zijde geen financiële bijdrage meer mocht worden verwacht.
Dit aspect, gevoegd bij andere, meer inhoudelijke complicaties, bijvoorbeeld
over de afbakening van het passief en aktief onderhoud, bracht weer de nodi
ge complicaties met zich mee. Deze lange periode van programmeren en testen
was en is niet bevorderlijk voor de acceptatie. De vergelijking met een tweede
hands auto dringt zich op: men blijft sleutelen.
Door herschikking van kredieten van de rad kon het grootste deel van het
aktief onderhoud waaronder de aanpassing aan de nieuwe versie van oracle,
in 1987 en 1988 volgens eigen normen worden verricht. De versie 3.0 werd uit
eindelijk in september 1988 opgeleverd en wordt op dit moment getest.
Inmiddels is de belangstelling buiten de rad voor het programma toegeno
men. Officiële, voor het onderhoud betalende medegebruikers zijn de gemeen
tearchieven Barneveld en Schiedam, het hoogheemraadschap Rijnland en het
ministerie van Sociale Zaken. Daarnaast wachten de ministeries van Volks
huisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, Defensie en Onderwijs en We
tenschappen op de nieuwste versie (3.0) van maïs of apparatuur. Ook uit het
buitenland bestaat belangstelling voor maïs. Zo hebben het Hauptstaatsarchiv
Nordrhein-Westfalen, het Algemeen Rijksarchief te Brussel en twee Belgische
gemeentearchieven nader geïnformeerd naar de mogelijkheid maïs in gebruik
te nemen. Uitgangspunt voor de rad blijft hierbij de destijds door BiZa/CDi
gedane toezegging dat het pakket door Dis-beheer om niet aan gemeente- en
streekarchiefdiensten ter beschikking zou kunnen worden gesteld.
Geconcludeerd kan worden dat een deel van de problemen moet worden toe-
290
geschreven aan de onvoldoende voorbereiding van de invoering. Redenen hier
voor waren de moeilijke beheersbaarheid van het totale proces, onder andere
door het ontbreken van werkbare budgetteringsmethoden. Verder vertoonde
het programma storende fouten, die de acceptatie negatief beïnvloedden. Vooral
de wens om het programma 'kamerbreed' bij de rad in te voeren legde een
(te) grote druk op de beschikbare menskracht bij de implementatie.
Belangrijker dan deze economische of technische aspecten zijn echter de even
tuele consequenties voor de archivistische werkmethoden. Het ontbreken van
opleidingscapaciteit bracht echter met zich mee dat het programma zonder een
uitgebreide voorbereiding van bijvoorbeeld de hoofden Inventarisatie in het werk
proces werd ingebracht. Het vraagstuk 'moet programmatuur aangepast wor
den aan werkmethoden of omgekeerd?raakte daardoor onderbelicht. Pas eind
1986 vonden de eerste workshops plaats, waarin dergelijke aspecten aan de or
de kwamen. Dankzij een gezamenlijke aktie van de Rijksarchiefschool en de
rad kreeg eind 1986 de ras de mogelijkheid micro's te installeren om MAis-trai-
ningen te organiseren. De eerste cursussen in 1987 toonden bemoedigende re
sultaten. Bij deze cursussen is ook het bureau Dis-beheer van de cas betrokken.
De stuurgroep Automatisering van de van installeerde in mei 1983 een pro
jectgroep, die moest nagaan op welke wijze het bekende Overzicht van de ar
chieven en verzamelingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland
geautomatiseerd zou kunnen worden. Het eindrapport verscheen in 1985.14
Op 2 januari van datzelfde jaar had de 'mini' van het gemeentearchief van
's- Gravenhage zijn eerste produkt afgeleverd: een volledig, tot en met 31 de
cember 1984 bijgewerkt archievenoverzicht.15
Begin dat jaar was een informele werkgroep, samengesteld uit medewerkers
van de rad, de cas, BiZa/CDi en het gemeentearchief Groningen ook begon
nen met een onderzoek naar de mogelijkheid van een geautomatiseerd archief-
beheerssysteem, waarmee onder andere archievenoverzichten geproduceerd zou
den kunnen worden. Deze werkgroep verbreedde daarmee de oorspronkelijke
doelstellingen van de projectgroep van de van.
Het eindrapport gaos (Geautomatiseerd Archieven Overzicht Systeem),
waarin de systeembeschrijving werd gegeven, verscheen in februari 1986. Doel
was (en is) het creëren van een gegevensbank over archieven ter ondersteuning
van het archiefbeheer in de breedste zin van dit woord (van inspecties tot be
schikbaarstellen).
Door de toenemende complexiteit van de overheidsorganisatie neemt ook
de complexiteit, en de omvang van de archiefvorming toe. De op handen zijn
de verkorting van de overbrengingstermijn tot 20/25 jaar vereist dat er ade
quaat gereageerd wordt om de toenemende vraag vanuit 'de administratieve
en onderzoekerswereld' te kunnen blijven opvangen. Voor een goede taakuit
oefening conform de beginselen van de Archiefwet 1962 is het nodig dat infor
matie beschikbaar is over zowel de openbaarheid, de toegankelijkheid, de ma
teriële toestand, het archiefgebruik als over de archiefzorg (wie voert het
beheer?). Daarnaast speelden ook aspecten van planning, bijvoorbeeld hoe
veel capaciteit is er op welke termijn nodig, hierbij een rol.
291
ARCHEION {ex GAOS)
