gelegd in verschillende wetten anders dan de Archiefwet en in Europese ver
dragen, wel zeer summier aan de orde komt.
Tenslotte het hoofdstuk over selectie en vernietiging van archiefbescheiden,
ook van de hand van Den Teuling.1 Het geeft een goede steun bij het oplos
sen van waarschijnlijk het grootste probleem bij de registratuur- en archive-
ringswerkzaamheden van vandaag. Opvallend vond ik dat bij de behandeling
van redenen voor selectie en de waarde van stukken niet in de eerste plaats
wordt uitgegaan van de expliciete en impliciete wettelijke bepalingen en de in
deze bepalingen gebruikte terminologie. Door andere argumenten aan te voe
ren voor selectie en begrippen als juridische waarde en informatieve restwaar
de als uitgangspunt te nemen voor een argumentatie over de waarde van stuk
ken, komt de schrijver uiteindelijk wel bij de huidige regelgeving uit. Maar
de beschouwing zou mijns inziens duidelijker en minder vrijblijvend zijn ge
weest wanneer de huidige wettelijke bepalingen en de hierin gebruikte termi
nologie, zoals de waarde van stukken voor wetenschappelijk onderzoek, ver
antwoord beleid en rechtszekerheid als uitgangspunt waren genomen en de door
de schrijver gehanteerde termen waren gebruikt ter verduidelijking van de wet
telijke bepalingen.
Bij de behandeling van de wettelijke regelingen is het verbindende commen
taar niet altijd even helder. Zo heb ik niet direct kunnen begrijpen in hoeverre
'boeken en bescheiden' in bedrijfsarchieven nu alléén bij liquidatie dertig jaar
bewaard moeten worden en in welke gevallen ook tien jaar of soms zelfs vijf
of zes jaar is toegestaan. Dit is een wezenlijke vraag bij het beheer van bedrijfs
archieven en in een dergelijk handboek moet hierop een duidelijk en eendui
dig antwoord gegeven worden.
Terecht wordt er bij de behandeling van de selectie in de praktijk op gewe
zen dat voorselectie van groot belang is en in de dagelijkse routine moet wor
den opgenomen. Vernietigingslijsten zijn hiervoor een noodzakelijke voorwaar
de. Er wordt niet opgemerkt dat vernietigingslijsten vaak zijn gebaseerd op
recente takenpaketten van archiefvormers. In het verleden kan een takenpak
ket anders zijn samengesteld, waardoor het bij selectie, zeker bij die van oude
re archieven, nodig kan zijn categorieën uit vernietigingslijsten te gebruiken
die bij dergelijke taken horen. Het lijkt mij niet wenselijk voor te schrijven
dat bij de selectie van statische archieven steeds specificaties van te vernietigen
stukken gemaakt moeten worden. Dergelijke stukken moeten inderdaad tot
het moment van vernietiging gevonden kunnen worden, maar hierbij kan de
oude administratieve toegang, met eventueel enige aantekeningen meestal ook
voldoende hulpmiddel zijn. Het aantal handelingen bij de selectie wordt hier
door beperkt.
De vernietiging van computerbanden is een vak apart. Het aangeprezen ge
bruik van een sterke hoefijzermagneet hiervoor schijnt niet voldoende te zijn.
Als bijlage is ondermeer opgenomen een voorbeeld van een vernietigingslijst
voor overheidsorganen. Het is een algemene lijst bedoeld voor stukken die bij
de meeste overheidsadministraties voorkomen. De lijst is niet vastgesteld. Het
bezwaar van opname van een dergelijke concept-lijst is dat hij geen officiële
status heeft en daarom ook niet toegepast kan worden. Zolang de verhouding
niet is vastgesteld tussen een dergelijke algemene lijst, ook nadat deze is vast
gesteld, en de talloze lijsten die voor afzonderlijke organisaties of onderdelen
260
ervan zijn opgesteld, kan de toepassing van de algemene lijst bovendien ver
warring geven. Zo wordt bijvoorbeeld in de algemene lijst voor financiële be
scheiden, met uitzondering van rekeningen cum annexis, na goedkeuring van
de rekening een vernietigingstermijn van vijf of zes jaar voorgeschreven, ter
wijl deze termijn in de lijst voor de gemeentelijke administraties nog tien jaar
na goedkeuring rekening is.
Ter afsluiting: 'Archiefbeheer in de praktijk: daarmee hebben we allemaal te
maken'. Zo is het maar net. Daarom is het van buitengewoon groot belang
dat voor de eerste maal een dergelijk handboek voor het gehele vakgebied van
registratuur en archivistiek is verschenen. Het is een goed en zeer waardevol
werk. Alle vakgenoten behoren zich verantwoordelijk te voelen voor eendui
dig gebruik ervan en voortdurende aanpassing aan nieuwe opvattingen, ken
nis en technieken.
Dijkstra
Noot
1 Bij het schrijven van het gedeelte over selectie
en vernietiging van archiefbescheiden is ge
bruik gemaakt van vriendelijke opmerkingen
van mevr. J. Ellerbroek-Wellinga en A. van der
Ploeg, medewerkers van de Centrale Archief
Selectiedienst te Winschoten.
261
