gen en van archiefdiensten. Ook komt de plaats van dergelijke afdelingen of
diensten binnen een organisatie aan de orde. De verschillende opleidingen voor
archief- en registratuurpersoneel worden behandeld en er wordt uitgebreid in
gegaan op de functieclassificaties bij niet-overheidsinstellingen.
Postbehandeling Gedetailleerd worden de ontvangst, registratie, distributie,
voortgangs- en afdoeningsadministratie, de uitgaande en interne post en de
inrichting van de postkamer behandeld. Er worden beoordelingen van hand
matige en geautomatiseerde postregistratiesystemen gegeven.
Ontsluiting van dynamische archieven Op grondige wijze worden de syste
men voor rangschikking van afzonderlijke stukken beschreven. Vervolgens de
ordeningssystemen voor dossiers, waaronder de codestelsels, de ordening naar
functie of organisatie, de consequenties van organisatieveranderingen, de be
schrijvingstechnieken van dossiers en de dossierinventaris. Tenslotte wordt ruim
aandacht besteed aan de theorie en techniek van de classificatie, van de woord
ontsluiting en in het bijzonder van de thesaurus.
Beschikbaar stellen De openbaarheid van overheidsarchieven, de toegang tot
niet-overheidsarchieven, de raadpleging en uitlening van archiefbescheiden en
het auteursrecht bij archiefbeheer komen aan de orde.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden Een uitgebreid hoofdstuk ge
wijd aan een van de grootste problemen bij het hedendaags archiefbeheer. In
de eerste plaats wordt er ingegaan op motieven en criteria bij selectie. Stukken
van blijvende waarde worden vermeld en de juridische en informatieve waar
de van stukken wordt behandeld. Vervolgens wordt op de wettelijke regelin
gen ingegaan, zowel voor overheids- als niet-overheidsarchieven. Hierbij komt
onder andere de vervanging van vernietigbare archiefbescheiden door andere
dan papierdragers aan de orde. Tenslotte wordt stapsgewijs ingegaan op de
selectie in de praktijk. De voordelen van de voorselectie en de bezwaren van
selectie van afgesloten bestanden komen aan de orde, alsmede methoden van
aanpak en steekproeven. Een groot aantal schema's en bijlagen, waaronder
relevante wetsteksten en een model voor een vernietigingslijst voor alle over
heidsorganen, completeert het geheel.
Ontsluiting van (semi) statische archieven De voor archivarissen bekende kost
van richtinggevende principes bij ordening en beschrijving wordt behandeld.
Vervolgens de scheiding tussen dynamisch en statisch archief, de bruikbaar
heid van oude toegangen als archiefinventaris, de techniek van het beschrij
ven en het ineenzetten van de inventaris, de inleiding en de bijlagen hierbij en
de afwerking van stukken en inventaris. Tenslotte komen ook overige ontslui-
tingsvormen en hulpmiddelen aan de orde, zoals plaatsingslijsten en archief-
gidsen.
Materiële verzorging Er worden richtlijnen gegeven voor het snel veilig stel
len van vochtig of nat geworden archiefbescheiden.
Speciale collecties De vorming, selectie, berging en ontsluiting van tekenin
gencollecties, ook een van de grote problemen bij het archiefbeheer, komen
aan de orde. Vervolgens wordt nog aandacht besteed aan de ontsluiting van
catalogi.
Automatisering van post en archiefbeheer Zowel de verschillende voorbe
reidingsfasen worden beschreven, faalpercentages van 50% en meer, als de toe
passingsmogelijkheden van de automatisering van post- en dossierregistratie.
256
Simpele toepassingsmogelijkheden van de tekstverwerker, maar ook mogelijk
heden binnen integrale kantoorautomatisering worden behandeld. Een lijst met
leveranciers van software is toegevoegd.
Overdracht De overbrenging van overheidsarchieven naar de archiefbewaar
plaats en de opname van particuliere archieven hierin worden behandeld. Mo
delverklaringen van overbrenging en overeenkomsten van opname en bewa
ring zijn toegevoegd.
Praktijkvoorbeelden Voor wie het voorgaande mogelijk nog te theoretisch
was wordt de toepassing ervan in de praktijk bij de provinciale dienst van Gel
derland, zowel voor als na de grote organisatiewijziging van 1981, en bij de
Hoogovens behandeld. Vervolgens komt de praktijk van de automatisering
van postregistratie en voortgangscontrole bij de gemeente Rotterdam uitge
breid aan de orde. Tenslotte ook de automatisering van archiefinventarisatie
bij de Centrale Archief Selectiedienst en de Rijksarchiefdienst.
Literatuur, Adressen, Index Dit handboek wordt gecompleteerd door een uit
gebreide literatuurlijst en een lijst met nuttige adressen, beide per hoofdstuk
ingedeeld. Tenslotte is een index op trefwoorden toegevoegd.
Tot zover dit overzicht van wat er in dit zeer rijke werk is opgenomen tot op
het moment van afsluiting van deze bespreking (juli 1988). Volgens de recla
mefolder mogen we nog een aantal aanvullingen verwachten, waaronder bij
dragen over het archiefrecht voor niet-overheidsorganen, de beheerskosten van
een archief, functieclassificatie bij de overheid, privacybescherming, materië
le verzorging, audio-visuele materialen, praktijkvoorbeelden bij onder andere
een ziekenhuis en een bank en het gebruik van de beeldplaat.
Zoals uit de bovenstaande opsomming duidelijk moge worden, biedt dit hand
boek een goed en uitgebreid overzicht van het vakgebied van registrator en
archivaris. Beide kunnen dit werk goed gebruiken bij het opfrissen van oude
kennis, maar ook voor instructiedoeleinden en op zoek naar moderne inzich
ten. Uit mijn eigen ervaring als archiefinspecteur kan ik zeggen dat ik dit hand
boek het afgelopen jaar als zeer bruikbaar heb leren kennen, met name omdat
onderwerpen uit registratuur en archivistiek nu bijeen in één band worden be
handeld en wel op een zodanige uitgebreide en moderne manier dat het ken
nisnemen van de teksten steeds zeer de moeite waard is.
De laatste decennia is het besef sterk gegroeid dat het registreren, selecteren
en toegankelijk houden van informatie, vastgelegd op papier of anderszins bij
zowel de registratuur als bij de archiefdienst zoveel mogelijk vanuit één geza
menlijke visie op de levenscyclus van informatie cq de dragers ervan moet plaats
vinden. Voorts dat de uitvoerende werkzaamheden bij de registratuur en de
archiefdiensten zoveel als dit mogelijk is op elkaar moeten worden afgestemd.
De mensen en de middelen kunnen hierdoor zo doelmatig mogelijk worden
ingezet, waardoor in onze tijd van overstelpende hoeveelheden informatie en
slinkende budgetten voor registratuur en archieftaken de uitgangspositie voor
de toekomst van deze taken zo sterk mogelijk zal zijn. Dit betekent bijvoor
beeld in de praktijk dat er bij de ordening van stukken tot dossiers of anders
zins uitdrukkelijk rekening wordt gehouden met tevoren afgesproken bewaar
termijnen en de toegankelijkheid van stukken op langere termijn. Hiermee
257
