De archiefbibliotheek is straks ook geautomatiseerd toegankelijk.
pen, het als lastig ervaren onderscheid tussen ij en y en tussen c en k, verwar
ring over het begrip trefwoord, het slecht lezen van aanwijzingen op het scherm
enzovoort. Kleurenaanduiding in plaats van codes op functietoetsen is een ver
betering, behalve voor kleurenblinden. Toch blijkt het systeem een groot suc
ces. De inlichtingenfunctie en vooral de kwaliteit daarvan is aanmerkelijk ver
beterd en versterkt. Wat vooral opvalt is, dat ouderen er veel gemakkelijker
mee omspringen dan was verwacht.
De gedachtenwisseling na afloop was minstens even verhelderend als de in
leiding zelf. Zo bleek, dat de bibliotheek proeven had genomen met verschil
lende databanken, zoals een databank voor educatieve activiteiten (wat, waar
en voor welke prijs?), een sportieve kaart van Den Bosch en een vrijwilligers-
bank. Moeilijk bleek te bepalen waar je de grens moet trekken en wanneer je
op andermans terrein komt.
Interessant waren vooral de uitweidingen van De Rooij over de manier waarop
de automatisering was doorgevoerd en over de veranderingen die die doorvoe
ring tijdelijk of permanent in de organisatie hadden teweeg gebracht.
Het veranderingsproces in de organisatie is zowel wat zijn technische als wat
zijn sociale kant betreft, gestuurd door een projectgroep. Die stelde vast wel
ke werkzaamheden voor automatisering in aanmerking kwamen, stelde het pro
gramma op, bepaalde en regelde de verantwoordelijkheden en moest tussen
tijdse bezuinigingen opvangen. Ook op de langere termijn waren de gevolgen
voor de organisatie ingrijpend. Werk is moeilijker geworden en bijscholing
daardoor noodzakelijk. Aan de balie is een grotere discipline vereist: voor spe
ciale, individuele regelingen is geen ruimte meer.
Inzet van extra menskracht is niet nodig gebleken. De opzet van het project
was afgestemd op het bestaande personeelsbestand, dat echter wel al eerder
met drie tijdelijk tewerkgestelden was aangevuld.
Men heeft het systeem alleen voor Den Bosch ontwikkeld. Bij een centrale
opzet hadden ook anderen wellicht kunnen profiteren, maar de ervaringen met
centrale ontwikkeling zijn tot dusver nu eenmaal niet bemoedigend. Natuur
lijk is het nuttig om van eikaars ervaringen gebruik te maken, maar men moet
geen standaarden willen ontwikkelen waarvan de draagwijdte niet te overzien is.
3-2 Beschikbaarstellen van geautomatiseerde bestanden - Drs. R. de Vries
De Vries van het Steinmetzarchief in Amsterdam sprak vanuit zijn eigen prak
tijk aan deze instelling over geautomatiseerd bestand en toegankelijkheid: over
de eisen die beschikbaarstelling van een geautomatiseerd bestand stelt aan ar
chief en gebruiker.
Het Steinmetzarchief is een data-archief, dat in machine-leesbare vorm vast
gelegde basisgegevens verzamelt van (voornamelijk Nederlands) kwantitatief-
empirisch sociaal-wetenschappelijk onderzoek. Het gaat hierbij voornamelijk
om reeksen getallen die ooit in een computer zijn ingevoerd en op computer
magneetbanden en dergelijke zijn bewaard.
Voordat dergelijke bestanden na acquisitie beschikbaar zijn, moeten ze ver
schillende bewerkingen hebben ondergaan. Het oorspronkelijke computerty
pe moet naar de Steinmetz-computer worden geconverteerd; het opslagformaat
moet worden geconverteerd; het machine-leesbare bestand moet in een collec
tie magneetbanden worden opgenomen; gecontroleerd moet worden of de oor
spronkelijke documentatie op papier (tapebeschrijving, codeboek, vragenlijst,
overdrachtsrapport) volledig aanwezig is; het bestand moet een eigen beschrij
ving (signalement) krijgen; het signalement moet worden opgenomen in de tape
administratie en in de geautomatiseerde catalogus.
Maar ook na deze bewerkingen zijn de betrokken bestanden voor de wille
keurige gebruiker nog niet werkelijk beschikbaar gekomen. De gebruikers met
een algemene vraag moeten deze eerst met behulp van de catalogus naar een
specifiek databestand vertalen; deze catalogus is op papier verkrijgbaar, maar
kan nog niet op het eigen bureau electronisch met een zoektaal worden geraad
pleegd. Gebruikers kunnen bestanden niet vanaf de eigen werkplek uit het Stein
metzarchief ophalen, doordat de ontwikkeling van netwerken hier nog maar
in een pril stadium verkeert; de meeste bestanden moeten op een nieuwe mag
neetband worden uitgegeven met alle conversies van dien; bijbehorende vra
genlijsten of codeboeken moeten worden gekopieerd om thuisanalyse moge
lijk te maken.
Aan de gebruiker worden dus bepaalde eisen gesteld. Hij moet weten hoe
hij een computer moet gebruiken, een analyse kunnen uitvoeren op de basis
gegevens, moet daarvoor ook over computer en programmatuur kunnen be
schikken en de informatiebehoefte naar specifieke databestanden kunnen ver
talen.
Toch heeft ook de meest geroutineerde gebruiker de archiefmedewerkers no
dig om de bestanden te kunnen raadplegen. Een goede beschikbaarstelling stelt
dus ook aan hen haar eisen. Ze moeten niet alleen thuis zijn op het gebied van
13
