satie haar functies omschrijft, gerespecteerd moet blijven en in voorkomende
gevallen moet worden hersteld.
De kern van zijn betoog beperkte zich tot het niveau van de archievenover
zichten. Dit zijn in feite overzichten van archiefvormers: het archief wordt aan
geduid met de naam van degene die het vormde en voor wie het ooit fungeerde
als een uit documenten bestaand informatiesysteem. Dit informatiesysteem is
de neerslag van het handelen van de archiefvormer of, in informaticatermen,
een afbeelding van het reële systeem van de archiefvormer en zijn omgeving.
Deze afbeelding wordt door de archivaris ten behoeve van beheer en onder
zoek op haar beurt afgebeeld in gidsen en inventarissen.
Evenals voor het beschrijven van archiefstukken bestaat een min of meer
aanvaarde, formele methode voor het globaal beschrijven van archiefvormers
in archievenoverzichten: in die overzichten worden naam, periode en soms vesti
gingsplaats opgesomd. Voor sommigen is dat echter niet genoeg. Zij willen
in archiefoverzichten bovendien, al dan niet in trefwoorden, een inhoudelij
ke, kwalitatieve beschrijving opgenomen zien, waardoor tenminste een indruk
wordt gegeven van de inhoud van het gevormde archief. Zij willen, praktisch
gesproken, aan de formele elementen van de beschrijving van het archief een
vermelding toevoegen van de taken of onderwerpen van bemoeienis van de
archiefvormer.
Dit laatste zou alleen zinvol zijn, als voor de beschrijving van die taken een
thesaurus werd ontwikkeld en dat was volgens Horsman nu juist onzinnig en
onmogelijk. Je moet de kenmerken van archiefvormers niet beschrijven in een
door de archivaris gecontroleerd en ontworpen woordsysteem: dat is zo sub
jectief als elk zelfontworpen ordeningssysteem. Op zijn minst zou voor elke so
ciale groep die een eigen taal creëert, een eigen milieu-thesaurus, taalspel of vak
taal moeten worden ontwikkeld. Maar dan nog: hoe vaak zit in de naamgeving
een tijdgebonden kijk van de organisatie op haar taak? De taal waarin een or
ganisatie op zeker moment haar doelstellingen en taken beschrijft, zegt dikwijls
meer over haar taakopvatting dan uit de papieren neerslag van haar handelen
blijkt. De subtiele betekenis van oude taaknamen zou moeten worden onder
zocht. Maar wier onderzoekt ze, wie vertaalt, wie houdt de vertaling bij? En
wie zorgt ervoor dat dat taalspel past in het taalspel van de onderzoeker?
Het ordeningssysteem van P. J. Blok kreeg destijds geen kans. Het strand
de op bedrijfseconomische en fysieke problemen en de oude orde werd zo'n
beetje zaligmakend. Horsman voorspelde, dat het ook nu de P. J. Blokken niet
zou lukken: het beginsel van de oude taaiorde, het respect des langueszal nood
gedwongen worden aanvaard.
De archivaris hoort op de kwalificatie 'Blok' te reageren als juffrouw Laps
op 'zoogdier'. Sigmond, die in de voorafgaande sessie het gebruik van gecon
troleerde woordsystemen ten behoeve van publieksvriendelijke ontsluiting op
macroniveau juist had aanbevolen, was echter de enige die zich tegen de kwa
lificatie verzette.
Zonder het principiële gelijk van Horsman in twijfel te trekken, constateer
de hij, dat diens theoretische standpunt in zijn uiterste consequentie het
bestaansrecht van alle gecontroleerde woordsystemen raakt. Zelf nam hij toch
liever een wat praktischer standpunt in. Van thesauri kon men ook bij de ont
sluiting van archieven veel profijt hebben, zeker als men zich bewust was van
hun gebreken en van het gebrek aan alternatieven.
10
Horsman bleek ook wel gevoelig voor de behoeften van de praktijk: thesau
rusbouw kon soms zijn nut hebben. Bepaalde problemen deden zich trouwens
alleen in theorie voor: de Brabantse vlasser slechtte, de Hollandse boer egde,
maar archiveren deden ze gelukkig weinig.
3
Beschikbaarstelling
In de hoofdgroep 'beschikbaarstelling' kwamen geautomatiseerde toegangen,
geautomatiseerde bestanden, de 'nieuwe' onderzoeker en archiefsponsoring
aan de orde. De klant of 'eindgebruiker', die in de sessies over ontsluiting al
regelmatig zijn hoofd om de hoek had gestoken, stond hier in volle glorie op
het voetstuk.
3-1 Introductie en gebruik van geautomatiseerde toegangen - G. de Rooij
De Rooij, directeur van de Openbare Bibliotheek in Den Bosch, besprak het
verzamelen en ontsluiten van informatie aan de hand van de introductie en
het gebruik van geautomatiseerde toegangen aldaar. Geautomatiseerde toe
gangen in bibliotheken en archieven moeten volgens hem zijn afgestemd op
drie verschillende categorieën gebruikers: het eigen personeel, het zeer diverse
publiek en het management.
Men is algemeen overtuigd van de noodzaak om systemen gebruikersvrien
delijk te maken. Meestal heeft men daarbij de eindgebruiker op het oog. In
veel gevallen echter maakt het eigen personeel veel intensiever gebruik van een
systeem. Bovendien kunnen gebruikers-medewerkers en eindgebruikers op hun
beurt weer worden onderverdeeld in verschillende sub-categorieën met verschil
lende ontsluitingsbehoeften.
Bij de introductie van het geautomatiseerde catalogussysteem van de open
bare bibliotheek in kwestie (waarin onder meer 113.000 titelbeschrijvingen zijn
opgenomen, die 213.000 objecten dekken) zijn in deze complexe materie de
volgende uitgangspunten gehanteerd:
1 Het systeem is er in de eerste plaats voor het publiek
2 Het moet echter niet alleen vriendelijk zijn voor de eindgebruiker, maar ook
voor de gebruiker-medewerker.
3 Het publiek (jong en oud) moet zelf zijn weg kunnen vinden in het systeem
zonder geschreven handleidingen te moeten raadplegen
4 Het systeem moet simpel antwoord kunnen geven op twee voor het publiek
belangrijke vragen: is datgene wat ik zoek aanwezig en zo ja, waar bevindt
het zich dan?
Uiteindelijk heeft een en ander geresulteerd in een menugestuurde zoekweg,
waarbij gezocht kan worden op de zoekelementen auteur en titel (eventueel
in combinatie), trefwoord, genre en systematiek. De verschillende velden op
het scherm hebben een niet-technische Nederlandse benaming. In de praktijk
blijken zich enkele problemen voor te doen, die ogenschijnlijk klein zijn, maar
toch een wezenlijke invloed hebben op het functioneren van het systeem: bij
de invoer gemaakte typefouten, het onjuist intoetsen van namen en begrip-
11
