Volgens Dekkers brengen tegenstrijdige ontwikkelingen het dynamisch archief
beheer in de problemen. Bij veel afdelingen Interne Zaken of Algemene Secre
tarie wordt de personeelsformatie ingekrompen en verschuiven registratietaken
naar een secretaresse (despecialisatie). Tegelijkertijd wordt op kwaliteitsver
betering aangedrongen. Aan registratuurafdelingen worden andersoortige ge
gevens gevraagd, zoals geaggregeerde gegevens en managementinformatie. De
huidige registratiemethoden (onder meer door middel van de code-VNG) vol
doen niet meer aan de veranderde behoeften. Nieuwe informatiedragers ver
anderen de archiefvorming en de positie van de registrator.
Registratuurafdelingen moeten naar de opvatting van Dekkers hierop ac
tief en creatief inspelen. Bij de beheersing van documentstromen en het behe
ren van de documentaire gegevens moeten zij meer kostenbewustzijn aan de
dag leggen. Zij moeten kosten en baten tegen elkaar afwegen, de effectiviteit
en de efficiency van de uitgevoerde werkzaamheden onderzoeken en een sterk
te/zwakte-analyse maken van de eigen afdeling.
Registratuurafdelingen moeten de informatiebehoefte van de organisatie ken
nen. De organisatie moet erop kunnen vertrouwen dat de informatie die ze
vraagt, snel wordt verstrekt. Registratuurafdelingen moeten de dossiervorming
afstemmen op de raadpleegfrequentie. Ze moeten aan diepteregistratie doen:
nadere inhoudelijke ontsluiting via een database met behulp van trefwoorden,
die in een thesaurus zijn opgenomen.
Registratuurafdelingen moeten ook gretiger worden bij het doorvoeren van
technische vernieuwingen en zich beter in de consequenties verdiepen. Auto
matisering leidt tot centraal gegevensbeheer en decentrale raadpleging. Gevolg
is, dat de registrator steeds minder een intermediair is tussen de gegevens en
degenen die die gegevens nodig hebben: zijn taak verengt zich tot het registra
tieproces zelf.
Dekkers eindigde met de constatering, dat afdelingen Interne Zaken of Al
gemene Secretarie alleen een rol in de interne documentaire dienstverlening
kunnen blijven spelen, als zij de eerdergenoemde veranderingen in gang zetten
en een beter kostenbewustzijn aan de dag leggen. Als de organisatie zelf geen
orde op zaken stelt, zullen anderen dit gaan doen.
1-2 De archivaris en informatiemanagement: is er nog plaats voor de ar
chivaris in de nieuwe informatiemaatschappij? - drs. J. N. T. van Albada
Het automatiseringstijdperk plaatst de archivaris voor een ernstig dilemma.
Aan de ene kant kan men niet van hem verlangen dat hij met de vormers van
modern archief over informatiemanagement meepraat: het levert hem weinig
op, hij weet er te weinig van en hij heeft er ook weinig plezier in. Aan de ande
re kant voelt hij er ook weinig voor om de beheersing van de informatiestro
men en van de inhoud van de informatie aan de administratie over te laten:
dan zou hij in ieder geval binnen afzienbare tijd de baas blijken van een curio-
sahuis.
Wie is wel de geschikte functionaris om met informatiemanagement te wor
den belast? Volgens Van Albada vergt informatiemanagement de habitus van
meet- en regeltechnicus bij een afdeling informatiebeheer. Het is een intellec
tueel probleem voor gestructureerde denkers. Planologen en astronomen, men-
2
Het gebouwencomplex van Algemeen Rijksarchief, Rijksarchiefschool en
Koninklijke Bibliotheek in Den Haag.
sen die met complexe informatiesystemen te maken hebben, zijn voor deze taak
beter geëquipeerd dan registratoren en archivarissen.
T. M. Campbell spreekt in zijn boek Archives and Information Management
over ships passing in the night. Moeten wij het schip van het informatiemana
gement laten passeren? We hebben voldoende werk op eigen schip. Daar staat
tegenover dat we een zware hypotheek op onze schouders nemen als we het
schip inderdaad laten voorbijgaan. Informatiemanagers hebben weinig be
langstelling voor het bewaren van historisch belangrijk materiaal. We zouden
er in de toekomst wel eens achter kunnen komen dat mogelijkheden voor histo
risch onderzoek om zeep zijn gebracht.
Van Albada wees de aanwezige archivarissen op de noodzaak om over stra
tegieën te gaan piekeren. In ieder geval moeten archivarissen zich met auto
matisering vertrouwd maken: dan kunnen ze de administratie tenminste blij
ven begrijpen. Met de ontstaansfase en de fase van de bewaring ter administratie
zelf moeten archivarissen zich niet bemoeien, wel met het formuleren van de
eindtermen. Ze moeten erop toezien dat de output op zijn minst leesbaar is
en dat mutatiegegevens en dergelijke beschikbaar zijn.
Uit de discussie bleek, dat over strategieën in elk geval in het VAN-bestuur
gepiekerd wordt: Caminada was althans Van Albada's belangrijkste opponent.
Hij stelde, dat de rol van de archivaris in het informatiemanagement niet kan
worden bepaald, als niet vooraf wordt vastgesteld waartoe wij archivarissen
op aarde zijn. Zelf zou hij op dit punt de lijn van de archiefwetten willen door
trekken. Automatisering heeft geen invloed op het beginsel dat de archivaris
greep moet houden op wat in de administratieve fase gebeurt. 'Als je niet weet
waar je heen wilt, maakt het ook niet uit welke kant je op gaat.'
Van Albada bleek heel goed te weten waar hij heen wil: de andere kant op.
De archiefwetten hebben er hoogstens voor gezorgd dat de archivarissen op
het gebied van de administratie geen terrein hebben verloren, meent hij. Maar
3
