B. J. Van der Saag van het gemeentearchief in Gouda liet voorbeelden zien
van toepassingen van het text oriented database-programma askSam, waar
mee gegevens zonder gelijke structuur kunnen worden vastgelegd en dat te
vens een buitengewoon krachtig zoekprogramma is. Behalve voor inventari
satie kan het programma ook worden gebruikt voor de opbouw van (toegangen
op) archievenoverzicht, bibliotheek (onder andere het bijhouden van aan
winstenlijsten), fotocatalogus, kartografisch materiaal, 'varia'- en andere col
lecties.
A. Vos (stadsarchief Den Bosch) demonstreerde hoe met het programma Free-
base de criminele procesdossiers van de Bossche schepenbank toegankelijk wor
den gemaakt (het Dataschurk-project). Per dossier kan de inventarisator op
een beeldscherm (te vergelijken met een formulier) 36 vaste en een paar vrije
velden invullen. Een aantal hiervan wordt in een index opgenomen, zodanig
dat er ook lijsten gemaakt kunnen worden voor gebruikers die bijvoorbeeld
willen weten in welke leeftijdscategorie het meest gebedeld wordt. Vos maakte
van de gelegenheid gebruik om een voor archivarissen existentieel probleem
aan te stippen. De charme van een decade zoekwerk in vonnisboeken en dos
siers om een aardig boek over bendeactiviteiten in de Meierij te kunnen schrij
ven is met Dataschurk verleden tijd geworden, zo stelde hij zonder al te veel
spijt vast.
J. C. van der Ploeg van het gemeentearchief van Groningen liet enkele toe
passingen zien van Dataflex, een database-management systeem voor eenvou
dige kaartenbakken en complexe informatiesystemen. Met het Archief Beheer
Systeem abs kunnen gegevens die voorheen in verschillende registers werden
bijgehouden (aanwinst- en verliesregisters, een standcatalogus van archieven,
een systematisch overzicht van aanwezige archieven, een depotlijst enzovoort)
in een keer worden opgeslagen. Van der Ploeg legde er bij zijn demonstratie
de nadruk op, dat het gebruik van een systeem als abs op zich geen goed ar
chiefbeheer garandeert: het opzetten van een goede organisatie is een eerste
vereiste. Sinds de invoering van abs is in Groningen dan ook een Handleiding
Archiefbeheer van kracht, waarin dit organisatorische aspect wordt beschreven.
Een tweede toepassing van Dataflex is het systeem krant ontwikkeld.
krant is een eenvoudig systeem, waarmee periodiek een beperkt aantal tref
woorden op relevante artikelen in twee regionale kranten wordt vastgelegd,
artikelen dus waarvan vermoed kan worden dat ze in de toekomst voor de lo
kale geschiedschrijving van belang zijn. Na afloop van een jaar invoeren wordt
een afdruk op volgorde van trefwoorden gemaakt. Daarnaast zijn selecties op
basis van trefwoord mogelijk. De trefwoordtoekenning wordt door middel van
een periodieke uitdraai van de toegekende trefwoorden gecontroleerd.
K. F. van Dijk van het Rotterdamse gemeentearchief tenslotte demonstreerde
het proefproject notariële database. Bedoeling van dit project is ervaring op
te doen met het geautomatiseerd verwerken van een negentiental gegevens per
notariële akte, gegevens die tot dusver met de hand in een uit vele onderdelen
bestaand fichebestand werden ondergebracht. Dit doel blijkt realiseerbaar, mits
namen worden gestandaardiseerd (bij geautomatiseerd alfabetiseren kunnen
verbanden tussen de namen verloren gaan als de oorspronkelijke spelling ge
handhaafd blijft) en een database met ruime mogelijkheden wordt gebruikt.
26
5
Conclusie
Het totale aantal inschrijvers, de verdeling van hun voorkeuren voor de ver
schillende sessies en de actieve deelname aan de discussies doen vermoeden,
dat de meeste deelnemers aan deze studiedag wel aan hun trekken zijn geko
men. Het aantal inschrijvers was veel groter dan de beschikbare capaciteit, zodat
de studiedag op 17 maart 1988 in een aangepaste vorm werd herhaald. Van
alle hoofdgroepen trok die over conservering en restauratie zoals verwacht de
minste deelnemers. Is materiële zorg inderdaad het stiefkind van de archivaris?
Een van de hoofdpersonen in het archiefwezen van de jaren '80, want zo
mogen we de 'nieuwe' onderzoeker toch wel noemen, bleef ook nu enigszins
in nevelen gehuld. Omdat niettemin in zijn bestaan aanleiding wordt gevon
den om de traditionele methoden van beschikbaarstelling en ontsluiting ter dis
cussie te stellen, lijkt een serieus publieksonderzoek voor het archiefwezen geen
overbodige luxe.
Het meest klemmende probleem dat onbeantwoord bleef, raakt het bestaans
recht zelf van archivarissen. Of zij binnenkort antwoord zullen krijgen op de
vraag: 'waartoe zijn wij op aard?' (Caminada), valt te betwijfelen. Maar hij
zal ongetwijfeld opnieuw worden gesteld.
Noot
Met dank aan: G. J. A. M. Bolten- J. A. M. Y.
Bos-Rops-G. de Bruin-W.W. van Driel-
H. J. Eijssens-C. J. M. Eymael-P. J. Hors
man-J. C. M. Pennings- H. A. J. van Schie-
P. W. van Wissing.
27
