De Bruin verzette zich niet tegen een gebruikersvriendelijk beleid. Alleen zou
materiële verzorging beschouwd moeten gaan worden als een onderdeel van
een dergelijk beleid: ook het publiek is op de lange duur met een verlenging
van de levensduur van de stukken gebaat.
Hoe komt het nu dat archivarissen hiervoor zo weinig oog hebben? Behalve
de summiere aandacht voor de materiële verzorging in de opleiding is volgens
De Bruin de traditie om alleen informatie als zaligmakend te zien de belang
rijkste oorzaak. Evenals zijn voorganger en leermeester Van de Wetering leg
de hij er de nadruk op, dat archiefstukken niet alleen door de geschreven tekst
maar ook in hun materiële verschijningsvorm dragers van informatie zijn: zij
moeten niet alleen tot de schriftelijke, maar ook tot de materiële bronnen worden
gerekend.
Archivarissen zouden er goed aan doen zich meer rekenschap te geven van
het feit dat er gekwalificeerde technici tot hun beschikking staan, waarmee zij
hun verantwoordelijkheid op het gebied van de materiële verzorging zouden
kunnen delen. Archiefrestaurator zou een staffunctie moeten zijn.
Een betere opleiding van archiefmedewerkers, meer aandacht voor schade
preventie, een betere werkhouding op alle niveau's ten opzichte van archief
stukken en een goede opvoeding van archiefgebruikers kunnen veel schade
voorkomen en er zo toe leiden, dat conservering in het algemeen en massacon
servering in het bijzonder minder investeringen kosten dan onder de huidige
omstandigheden het geval is.
Hoewel de blik van de archivaris meer op de geschreven informatie en die
van de restaurator meer op de algehele verschijningsvorm is gericht, hebben
archivaris en restaurator in principe hetzelfde belang: een goede materiële zorg
is immers voor het voortbestaan en dus ook het ordenen en raadplegen van
archivalia een voorwaarde.
In de discussie benadrukte De Bruin nogmaals zijn stelling, dat de restaura
tor achter zijn tafel vandaan moet worden gehaald en bij het beleid moet wor
den betrokken en herhaalde hij zijn waarschuwing om buitengewoon voor
zichtig te zijn met iedere ingreep bij conserverende behandelingen.
Men werd het er uiteindelijk over eens, dat een mentaliteitsverandering met
betrekking tot de materiële zorg noodzakelijk was. De opleiding is hierin erg
belangrijk, maar ook een studiedag als deze. Het is de taak van restauratoren
om archivarissen steeds een spiegel voor te houden.
3 8 Geautomatiseerd bestand en vergankelijkheid. Het op lange termijn
technisch bewaren en ook betekenisvol houden van een geautomatiseerd
bestand-Drs. R. de Vries
In aansluiting op zijn eerder die dag gehouden betoog, besprak R. de Vries
van het Steinmetzarchief de problemen rond het op lange termijn bewaren,
maar ook betekenisvol houden van een geautomatiseerd bestand.
In machine-leesbare vorm vastgelegde gegevens hebben in drie opzichten een
bijzondere kwetsbaarheid. Deze kwetsbaarheid is in de eerste plaats gelegen
in de betrekkelijk geringe houdbaarheid van de magneetbanden en in de ver
anderingen in materialen, hardware en software. Het Steinmetzarchief is daar
door gedwongen tot periodieke tapeverversing, strikte standaardisatie en uni
forme conversie, waarbij origineel, tussen- en eindresultaat worden bewaard.
24
Kwetsbaar zijn de gegevens in de tweede plaats door de begeleidende docu
mentatie. Als daar wat aan ontbreekt (en men komt daar wellicht pas na jaren
achter) dan hebben de vastgelegde gegevens (reeksen getallen) geen enkele be
tekenis meer. Een geautomatiseerd bestand zonder begeleidende informatie
is hoe dan ook het archiveren niet waard.Daarom moet een archiefdienst zich
actief bewegen in de wereld van producenten van data om het op een juiste
manier afstaan van bestanden te bevorderen.
Gegevens zijn tenslotte ook kwetsbaar doordat ze gebonden zijn aan een
bepaalde programmatuur: die kan conversie naar een algemene standaard on
mogelijk maken. Het opzetten van geautomatiseerde bestanden en program
matuur op een manier die het onmogelijk maakt de data op een standaardma
nier af te scheiden, is een zeer laakbare praktijk.
In de discussie werd probleem van de beperkte houdbaarheid nader toege
licht. Daarbij kwamen niet alleen magneetbanden, maar ook 35 mm nitraat
films aan de orde.
De Vries was het niet eens met de stelling dat de computer in het archiefwe
zen beter voor administratie en toegankelijk maken te gebruiken was dan voor
het bewaren van gegevens en dat een uitdraai op goed papier de beste garantie
was voor langdurig behoud. Doordat het Steinmetzarchief kopieën bewaart
van bestanden in verschillende ontwikkelingsstadia is een onverhoopt verlies
niet definitief.
Ook zag De Vries de lange looptijd van een indiceringsproject niet als een
onoverkomelijk beletsel voor geautomatiseerde gegevensverwerking. Het eni
ge probleem is daarbij gelegen in de regelmatige en tijdige verversing en con
versie van de bestanden.
De Vries was het wel met aanwezigen eens, dat electronisch archiveren kan
leiden tot voor de archivaris ongewenst informatieverlies, doordat archiverings
systemen automatisch schonen of doordat men verzuimt ingekomen bestan
den op te slaan.
4
Automatiseringsmarkt
De automatiseringsmarkt, gecoördineerd door H. J. Eijssens van de Gemeen
telijke Archiefdienst Rotterdam, trok een gemeleerd publiek van leken en des
kundigen. Daardoor kwamen beide categorieën soms niet optimaal aan hun
trekken. Toch was de markt een succes. De Rijksarchiefdienst en verschillen
de gemeentelijke archiefdiensten hebben de afgelopen jaren niet alleen micro
computers in huis gehaald, maar ook veelal in eigen beheer voor diverse
archieftoepassingen programma's ontwikkeld. Verscheidene van die program
ma's kon men nu eens bekijken en vergelijken.
P. Boersema van het bureau Dis-beheer van de Centrale Archief Selectie
dienst demonstreerde maïs. Dit Micro Archief Inventarisatie Systeem is een
geautomatiseerd systeem voor de microcomputer, met behulp waarvan men
op de klassieke wijze (dus volgens de Handleiding van Muller, Feith en Fruin)
archieven kan inventariseren. Doel is de productie van een betere inventaris
in minder tijd.
J. Hofman en P. J. Horsman lieten zien hoe het archiefbeheersysteem Ar-
cheion in de praktijk werkte.
25
