Verreweg de meeste voor bewaring in aanmerking komende bescheiden wor
den thans vervaardigd op zogenaamd houtvrij offset- en op xerografisch pa
pier. Van op andere papiersoorten vervaardigde bescheiden is slechts een ge
ring deel voor permanente bewaring bestemd.
Betreffende de thans gangbare soorten offset- en xerografisch papier is in
de afgelopen jaren een groot aantal monsters getest, onder meer naar aanlei
ding van de discussies over het gebruik, al dan niet gewenst, van zogenaamd
kringlooppapier. Uit de vrijwel steeds door tno opgemaakte testrapporten is
gebleken dat de gangbare soorten houtvrij offset- en xerografisch papier een
gegarandeerde houdbaarheid van slechts enkele tientallen jaren bezitten, evenals
kringlooppapier. De verwachting van de toenmalige minister van Volksgezond
heid bij de intrekking van het uit 1922 daterende Papierbesluit (ingetrokken
bij Koninklijk besluit van 8 februari 1977, Stb. 101), dat de zelfregulering van
het bedrijfsleven mede zou leiden tot de leverbaarheid van voldoende houd
baar papier, is dan ook niet uitgekomen (het uit 1922 daterende besluit was overi
gens technisch verouderd).
Het probleem, dat niet alle geleverde papiersoorten voldoende houdbaar zijn,
is niet tot Nederland beperkt. In Zweden en Finland besteedt een sterk gecen
traliseerde rijksoverheid de levering van papier, dat aan gedefinieerde eisen van
voldoende houdbaarheid voldoet, rechtstreeks bij de papierfabrieken aan. De
eisen komen overeen met wat hier wordt voorgesteld; ook in Italië en in de Ame
rikaanse staat Arizona worden soortgelijke eisen gesteld.
Voor enkele beperkte categorieën archiefbescheiden zijn thans in Nederland
voorschriften van kracht, namelijk:
1 Op grond van artikel 9 van het Besluit Burgerlijke stand, Stb. 1969, 326, heeft
de minister van Justitie bij beschikking van 13 november 1969, nummer
401/169, bepaald dat voor de registers van de burgerlijke stand uitsluitend 'wit
normaal 1-schrijfpapier' mag worden gebruikt. (Het wordt als voorbedrukte
formulieren geleverd door Samsom te Alphen aan den Rijn en mogelijk ook
door andere leveranciers.)
2 Op grond van artikel 28 van de Wet op het Notarisambt verspreidt de Konink
lijke Notariële Broederschap onder zijn leden speciaal papier voor akten en wel
de 'oude' kwaliteit normaal 2.
Deze eisen zijn voor 'gewone' archiefstukken te zwaar. Het stellen van eisen
voor de kwaliteit van het te gebruiken papier is te vergelijken met het stellen
van eisen voor de kwaliteit van andere materialen aan de overheid te leveren,
bij voorbeeld bouwmaterialen bij Rijkswaterstaat en de Rijksgebouwendienst
of defensiematerieel bij het Ministerie van Defensie.
Toepasbaarheid
Het bijgevoegde ontwerp is van toepassing te verklaren voor de correspon
dentie en de interne stukken van de rijksorganen. Van brieven en interne stuk
ken worden vrijwel steeds meer exemplaren opgemaakt, één voor het eigen ar
chief en één voor een of meer geadresseerden, het zij intern, hetzij extern. Een
belangrijk deel van het archief bestaat uit van elders afkomstige, ingekomen
stukken. Wil men dus een verbetering bewerkstelligen, dan is het dienstig niet
362
alleen aan de eigen produktie eisen te stellen, maar ook te proberen de afzen
ders van de bij de rijksorganen inkomende stukken te beïnvloeden. Daar het
initiatief tot deze kwaliteitseisen juist is uitgegaan van de provinciale en ge
meentebesturen, mag verwacht worden, dat een rijksnorm ook verder effect
zal sorteren. Iedere provincie of iedere gemeente op zichzelf is echter te klein
(en heeft dus een te geringe papierbehoefte) om de papierproduktie zelfstan
dig te kunnen beïnvloeden.
De huidige archiefwetgeving biedt geen mogelijkheden om een voorschrift
ter zake uit te doen gaan. De Nota archiefbeleid, door de minister van Wel
zijn, Volksgezondheid en Cultuur op 28 juni 1985 aan de Tweede Kamer der
Staten-Generaal aangeboden en als kamerstuk nummer 19068/2 verspreid, stelt
een wijziging van de Archiefwet 1962 ter zake wel in het vooruitzicht (pagina
7). Door de Vaste commissie voor Welzijn en Cultuur is op 10 februari 1986
(ucv 47) door alle partijen met instemming hiervan kennis genomen.
Voor de verschillende exemplaren van één stuk gelden vaak verschillende
bewaartermijnen. Zowel het belang van de zaak als het gezichtspunt van de
vervaardiger en/of de ontvanger van een stuk kan daarbij bepalend zijn voor
de bewaartermijn. Juist bij beleidsstukken is dat echter slechts per geval van
te voren te bepalen. Wanneer men dat zou willen doen, vergt dat een ingewik
kelde en vooral vertragende organisatie en wel in die mate dat men de ambitie
van het papiergebruik van archief-, type- en reproduktie-afdelingen zo te wil
len reguleren kan beschouwen als een vorm van zelfoverschatting. Het is veel
eenvoudiger en ook veel goedkoper om voor bepaalde gehele categorieën pa
pier eisen te stellen, zelfs als dit tot een marginale prijsverhoging van het pa
pier zou leiden (wat waarschijnlijk niet eens het geval behoeft te zijn).
De werkgroep heeft bij de opstelling van de normen contacten gehad met
zowel papierfabrikanten als papiergroothandel. De eisen zijn zonder meer uit
voerbaar en bij een grote hoeveelheid ook tegen een redelijke prijs. Dit laatste
is de tweede reden om goed papier niet slechts voor een relatief beperkt aantal
van te voren geselecteerde stukken te gebruiken. De overheid als geheel ge
bruikt ongeveer 35.000ton kopieerpapier per jaar, de rijksoverheid 7.000ton.
Bij offset-papier gaat het om soortgelijke getallen. Op een belangrijk deel
hiervan-men kan denken aan 10 tot 40%, maar dat maakt voor de produk-
tiekosten geen verschil meer-zijn de eisen van toepassing te verklaren. Ten
slotte kan het voor de papierindustrie aantrekkelijk zijn, het papier ook aan
andere geïnteresseerden als kwaliteitspapier onder een of ander keurmerk te
verkopen, zodat er een aantrekkelijk nieuw produkt op de markt komt. In de
Verenigde Staten is daarvoor al het merk (oo) in gebruik.
Leveringscondities
De papierhandel hanteert in zijn algemene voorwaarden een toegestane maxi
mum hoeveelheid houtslijp in zogenaamd houtvrij offsetpapier van 10% van
het gewicht. Met deze marge onttrekt men zich voor deze soort in feite aan
iedere kwaliteitseis. Zo staat vast dat een hoeveelheid houtslijp van minder dan
1% al een aanmerkelijke teruggang van de houdbaarheid tot gevolg heeft.
Ook van andere bestanddelen (waaronder zich zowel gewenste als schade
lijke kunnen bevinden) is minder dan 5% in het papier aanwezig, zodat deze
363
