ning dan verwacht!). De volgende keer wordt het uitzendbureau verzocht de
desbetreffende persoon opnieuw te sturen. Kengetallen moeten ook in relatie
staan tot het doel van de organisatie. Hoewel interessant voor het transport van
kleine archieven, is het niet nodig aan te geven over hoeveel auto's de mede
werkers van een archief gezamenlijk beschikken.
Kengetallen - ervaringsgegevens - zijn zo normaal dat wij er allemaal mee
werken, meestal zonder dat wij ons daarvan bewust zijn. 'De archivaris zit bij
de wethouder, hij komt waarschijnlijk om half vier terug.' 'Het halen van een
doos uit depot drie duurt vijf minuten.'
2
Welke kengetallen
2-1 Ter introductie
Kwantificering van gegevens is binnen vele archiefdiensten een gangbare prak
tijk: we stellen aan de hand van instructies en ervaringsgegevens de jaarbegro
ting, eventueel meerjarenbegrotingen op. We tellen aantallen onderzoekers en
bezoeken, evenals het aantal verstrekte fotokopieën, het aantal gebonden boe
ken en het aantal gereedgekomen inventarissen. Daarbij valt het op dat som
mige gegevens zo moeilijk vergelijkbaar zijn, laat staan bij elkaar kunnen wor
den opgeteld.
Een voorbeeld. Twintig appels en twintig peren blijven bij elkaar opgeteld
twintig appels en twintig peren. Voor een koper, bijvoorbeeld een archivaris
die fruit koopt om de medewerkers te trakteren, is de uitkomst veertig stuks
fruit, mogelijk een kist fruit. Met de kist fruit gaat hij naar het archief om daar
de inhoud uit te delen. Voor de medewerkers die niet van appels houden is het
van belang dat zij peren krijgen, voor degenen die van fruit houden maakt het
niet uit wat zij krijgen. Appels en peren kunnen dus wel bij elkaar worden op
geteld, net als knollen en citroenen (landbouwproducten). Het hangt er maar
van af wat, waarom en hoe je telt.
Vertaald naar de archiefpraktijk betekent dit dat je zou kunnen proberen
'noemers' te vinden voor bijvoorbeeld het aantal geïnventariseerde archiefstuk
ken ongeacht de moeilijkheidsgraad (bijvoorbeeld: beschrijvingen) of de ge
nealogen, historici, scholieren en dergelijke die naar studiezaal komen (bijvoor
beeld: onderzoekers). Het zal vaak niet meevallen, want wij weten allemaal dat
sommige typen beschrijvingen van bepaalde archiefstukken nu eenmaal meer
tijd en meer deskundigheid vergen dan andere typen beschrijvingen van ande
re archiefstukken. Wanneer we echter de aantallen geproduceerde beschrijvin
gen van meer medewerkers van een dienst bij elkaar optellen of een langere
periode nemen, dan zullen de gemiddelden ons waarschijnlijk vertrouwd voor
komen.
2-2 Kengetallen
De bij archiefdiensten kwantificeerbare gegevens kunnen in tenminste vier groe
pen worden onderscheiden.
materiële en personele eenheden (gebouw: oppervlakten en functies; perso
neel: aantallen en niveaux; bestanden: aantallen, omvang, soort)
financiële eenheden (kosten: huisvesting, personeel, overige; inkomsten: le
ges, verkoop, overige)
productie (aantallen behandelde archiefstukken: ontvangen, geïnventariseerd,
gekopieerd, geraadpleegd, geconserveerd, verplaatst, vernietigd; aantallen
diensten: inspecties, adviezen, rondleidingen, lezingen, tentoonstellingen, te
lefoongesprekken, onderzoekers, inlichtingen enzovoort)
per werksoort bestede tijd (aantallen uren besteed aan: inventarisatie, inspec
tie, acquisitie, selectie, vernietiging, inlichtingen, conservering, restauratie enzo
voort).
Bij het kiezen van kengetallen is het van groot belang te bedenken dat de ken
getallen 'natuurlijke' producten moeten zijn. Zij behoren zoveel mogelijk te
resulteren uit normale, toch al verrichte, handelingen. Zo is het prima dat een
fotograaf het aantal gemaakte afdrukken van tijd tot tijd eens telt. Doet hij
het dagelijks, bijvoorbeeld voor het jaarverslag, dan kan een andere methode
handiger en goedkoper zijn. De administratie kan bijvoorbeeld aan de hand
van de rekeningen van de leverancier het aantal in dat jaar geleverde dozen
papier noteren. Trek daarvan bijvoorbeeld 10% af voor proefstroken en mis
drukken en het aantal afgedrukte foto's is voldoende nauwkeurig bekend.
Als uitgangspunt zouden dus kunnen dienen bekende gegevens als:
oppervlakten en functies
personeel
bestanden
uitgaven
inkomsten
productie.
Een andere mogelijkheid is het berekenen van de per werksoort bestede tijd,
zoals voor2
management, interne en externe vergaderingen
systeembeheer
financieel beheer
administratief beheer en secretariaat
begeleiden van medewerkers
inspectie en acquisitie
archieven, inventarisatie
archieven, indicering en transcriptie
bibliotheek
atlas, beelddocumentatie
atlas, geluidsdocumentatie en bewegend beeld
studiezaal
correspondentie
oriëntatie, ontwikkeling nieuwe technieken
informatieoverdracht, educatieve taak
tentoonstellingen
publicaties
fotografie, bijkomende werkzaamheden
microverfilming, bijkomende werkzaamheden
244
245
