afgedaan. 'Op zich is het al een hele prestatie, dat dit systeem heeft standge
houden vanaf circa 1920 tot heden toe'Negatieve factoren spelen in deze ont
wikkeling een rol: het verder toeslaan der overheidsbezuinigingen en het ge
brek aan geschoold registratuurpersoneel. Als positieve factor geldt de
voortgaande automatisering, uiteindelijk uit te monden in een gegevensver
werking op beeldplaat.
Nu al echter biedt, volgens de spreker, de automatisering fundamenteel nieu
we mogelijkheden voor de postregistratie en het dossierbeheer. In het Haagse
gemeentelijke apparaat wordt met het oog hierop momenteel geëxperimenteerd.
Door elk inkomend, opgemaakt en uitgaand stuk van een identiteitsnummei
te voorzien kan men na afhandeling voortaan volstaan met het onderbrengen
van zo'n stuk in één grote genummerde serie. De oude koppeling tussen de
inschrijving en de ordening der stukken wordt op deze wijze weer hersteld.
Als het grote probleem trad hierbij steeds de moeizame toegankelijkheid met
behulp van soms diverse soorten indices op. Dit euvel valt thans echter een
voudig te verhelpen. Door middel van de zoekmiddelen van het geautomati
seerde systeem van postregistratie worden de nummers van de op te vragen
stukken bepaald. Aan de hand van de registratienummers worden de stukken
gelicht en aan de aanvrager ter hand gesteld. De stukken zelf vinden hun ruim
telijke plaats in het semi-statische archief. Niet alleen belooft dit systeem ge
bruiksvriendelijker te zijn dan het dossierstelsel, maar ook neemt als gevolg
ervan de behoefte aan geschoold personeel af. Als het ware keert de bode te
rug als stukkenopberger voor het semi-statische archief. Het nieuwe semi-
statische archief zal bestaan uit een serie op nummer geordende stukken. Tot
het moment dat de beeldplaat betaalbaar is. Wellicht zal het verschil tussen
het dynamische archief en het semi-statische archief zelfs geheel verdwijnen
Over de waarde van een algemene stukkenlijst, zoals die thans in Noord-Brabant
wordt voorbereid, liepen in de discussie na de middaglezingen de meningen
uiteen. Enerzijds behoort een goed geschoolde, vakbekwame registrator de mi
nisteriële vvv-lijst van 1983 zelfstandig te kunnen hanteren, mits daarvoor de
tijd hebbend. Anderzijds lijkt deze te zeer gedetailleerd voor de kleinere appa
raten. Aan een stukkenlijst per organisatie blijkt (nog) meer behoefte te bestaan,
teneinde het opschoningsproces te structureren en te versnellen. Vooral voor
de toekomstige semi-statische archiefbestanden kan zo'n lijst betekenis heb
ben: de dossiervorming en -ordening binnen het dynamische archief hierop af
stemmen. Voorts is zo'n lijst te gebruiken als schablone voor de vernietigingsspe
cificaties; de niet-variabele archivistische kenmerken gelden namelijk voor beide.
Bovendien zou men aan de hand ervan het materiële archiefbeheer kunnen dif
ferentiëren. Waarom al te veel zorg besteden aan archiefbestanden die, blij
kens de lijst, toch op redelijk korte termijn vernietigbaar zijn? Het gevaar dient
vermeden te worden, dat buiten de stukkenlijst om geen vernietiging meer zal
plaatsvinden. Het archief vormt nu eenmaal de afspiegeling van een levend
organisme. Incidentele vernietiging en periodieke aanvulling van de lijst blij
ven daarom vereist.
Het toekomstbeeld, geschetst door de heer Eeftink, riep enige reacties op.
Bij het verdwijnen van het dossierstelsel gaat eveneens de samenhang der stuk
ken teloor. De zoekmiddelen binnen het geautomatiseerde systeem vermijden
144
niet, dat de bode constant in de weer zal zijn met het bijeenzoeken der mate
riële documenten uit de serie. De bestuurder/beleidsambtenaar wil immers in
vele gevallen zich een compleet oordeel kunnen vormen. Daarbij riep de ver
nietiging vragen op, ondanks de mogelijke opgave van de bewaartermijn bij
de registratie. De opmaak van een vernietigingsspecificatie geschiedt in dat geval
zeker eenvoudiger, maar het historische/juridische belang van een stuk kan
niet steeds vooraf bepaald worden. Een nadere selectie achteraf blijft veelal
noodzakelijk, dit is met de feitelijke stukken in de hand. De stelling over de
geringe en afnemende deskundigheid en vakbekwaamheid van het registratuur-
personeel werd in twijfel getrokken. Dit probeert juist een rol binnen het au-
tomatiseringsgebeuren te gaan spelen, wat overigens onvoldoende lukt.
Nog kwam naar voren, dat gelet op het semi-statische archiefvraagstuk sa
menwerking en wederzijds begrip tussen de registratuur en het oud-archief ge
boden zijn. Een aantal gezamenlijke belangen bestaat. Daarnaast vertoont zich
echter een natuurlijke spanning tussen beide, wat zwart-wit gesteld haar grond
vindt in het gegeven dat het archiefstuk voor de archiefdienst pas interessant
wordt, wanneer het voor de registratuur heeft afgedaan. Verder moet men de
inspectietaak van de archivaris niet willen verbloemen. Goede wil alleen blijkt
bovendien onvoldoende. Tonen de zorgdragers der gemeentelijke en interge
meentelijke organen zich bij voortduring wars van het beschikbaar stellen van
middelen, dan dienen de provinciale archiefinspecteurs in het geweer te ko
men en voor een structurele aanpak te zorgen.
De voorzitter van het gespreksforum sloot de discussie met onderstaande aan
beveling af: 'De archiefdienst dient het formele beheer te krijgen over de oud-
semi-statische archieven (vóór de caesuur), terwijl de onderscheiden diensten
verantwoordelijk moeten blijven voor de nieuw-semi-statische archieven (na
de caesuur). De archiefdienst dient de beschikking te hebben over extra perso
neel, teneinde de achterstand te kunnen wegwerken; de registratuurafdelin
gen moeten kwantitatief en kwalitatief in staat gesteld worden om vanaf de
caesuur nieuwe achterstanden te vermijden'.
Hierop beëindigde de voorzitter van de Landelijke Kring van Gemeente- en
Streekarchivarissen deze vierde studiedag, waarbij hij wees op de veelheid van
de naar voren gebrachte informatie, van belang voor de aangesloten diensten.
Een verkorte publicatie in het Nederlands Archievenblad zou daarom zeker
in een behoefte voorzien. Tot slot dankte hij degenen die in de organisatie en
de voorbereiding van de dag een rol hadden gespeeld.
145
