den bezitten het diploma sod n en gaan de cursus vva volgen; de laatstgenoem
de is reeds met sod i bezig.
Sinds 1 januari 1987 functioneert het bureau onder de dagelijkse leiding van
de archiefinspecteur. De huisvesting biedt vooralsnog een tijdelijke oplossing.
De inwerkperiode en de cursus vva moeten de beide nazorgambtenaren in staat
stellen over te schakelen van 'registratuur' naar 'oud-archief', dus van de me
thodiek van dossieromschrijving naar die van beschrijvende inventarisatie. Pas
na de voltooiing hiervan, dit is na medio 1988, zal het centrale bureau voor
een snellere overbrenging van geïnventariseerde archieven naar de archiefbe
waarplaats, dus bevordering van de openbaarheid kunnen gaan zorgen.
In de discussie na de ochtendlezingen was men het erover eens, dat het pro
bleem der semi-statische archieven langs twee kanten om een oplossing vraagt:
de voorkoming van nieuwe achterstanden en de wegwerking van de huidige.
Enerzijds behoort de registratuur kwalitatief en kwantitatief in staat te wor
den gesteld tot een archiefbeheer, waarbij reeds bij de dynamische dossiervor
ming en -ordening rekening gehouden wordt met bewaring of vernietiging in
de semi-statische fase. 'De kraan moet dicht!' Anderzijds dienen de tegenwoor
dige ongestructureerde massa's semi-statische archivalia bij wijze van inhaa
loperatie geschoond en geïnventariseerd te worden. In feite maakt het daarbij
niet uit, of nu de registratuur dan wel het oud-archiefwezen het beheer op zich
neemt; zeker niet, waar het de bewerking van oude bestanden betreft. Geen
principiële, maar veeleer praktische motieven mogen in dit verband een rol spe
len, hoewel een doorberekening van de kosten naar de profiterende diensten
noodzakelijk blijft. De wijziging van de Archiefwet zal, zo meenden de dis
cussianten, ongetwijfeld urgeren tot een daadwerkelijke en efficiëntere semi-
statische archivering in de nabije toekomst, gezien de verkorte overbrengingster
mijn. De bestaande opleidingen tot registrator en middelbaar archiefambte
naar vergen wellicht met het oog hierop een vorm van integratie, dit ten be
hoeve van én de technische én de historische bewerking der betrokken archivalia.
De vliegende brigade
Drs. P. M. Toebak, gemeentearchivaris van Roosendaal en Nispen, begon de
middagsessie met zijn lezing: De vliegende brigade. Hij behandelde eerst de
feitelijke situatie binnen het gemeentelijke en intergemeentelijke apparaat te
Roosendaal. Sedert de invoering van de code-VNG in 1935 bleek dit apparaat
numeriek en organisatorisch sterk gegroeid. Het aantal ambtenaren, de afde
lingen en de diensten waren verveelvoudigd, terwijl eveneens interne reorgani
saties hadden plaatsgevonden. De archivistische resultaten behelsden: een
explosieve toename van de dynamische, semi-statische en 'grijze' archiefbestan
den, in 1986 respectievelijk bijna 625, ruim 2.400 en meer dan 700 strekkende
meters omvattend; een verstrengeling der archiefbestanden, omdat diensten
van latere datum hele voorraden aan retroacta hadden overgenomen. Met de
ze ontwikkelingen hadden de kwaliteit en kwantiteit van het archief- en registra-
tuurpersoneel echter geen gelijke tred gehouden, met als gevolg een opscho
ningsachterstand van drie strekkende kilometers, wat neerkomt op een
bewerkingsachterstand voor één fulltime kracht van ruim 51 jaren.
142
Praktische motieven lagen aan de keuze voor een 'vliegende brigade' ten
grondslag, formeel opererend vanuit de archiefdienst en opeenvolgend func
tionerend bij de onderscheiden diensten. 'Omdat na reorganisaties bestanden
mee verhuisden, zijn de oudere archiefgedeelten der diensten meer dan eens
verweven geraakt.... De archiefdienst beschikt voorts over de vereiste know
how om het proces te leiden en te begeleiden.... Deze beschouwt verder de uit
te voeren taak als primair, waardoor de vereiste concentratie, snelheid, doel
matigheid en objectiviteit gewaarborgd zijn. Maar al te gemakkelijk blijft an
ders een dergelijke arbeid als minder urgent liggen, zodra tijdgebrek optreedt.
Bovendien zal de te wijzigen Archiefwet de overbrengingstermijn dusdanig be
korten, dat de stukken waarom het gaat als vanzelf 'statisch' worden. Tenslotte
beschikt de archiefdienst momenteel niet over een gebouw, voldoende groot
om aan een oplossing als het 'tussendepot' te denken'.
De vliegende brigade zal, aldus de spreker, allereerst gaan 'caesureren', dit
is het leggen van caesuren in de dynamische archieven van diensten. Zulks ge
schiedt door het bestaande archief per nader overeen te komen jaar af te slui
ten en te starten met de vorming van een geheel nieuw dynamisch archief. In
het kader hiervan dienen de geldende voorschriften, vergunningen en veror
deningen, ofwel de meest recente wijzigingen daarvan, en de dossiers van alle
lopende zaken overgebracht te worden naar het nieuwe dynamische archief.
De resterende archivalia belanden in het oude semi-statische archief. Op deze
wijze kunnen alle diensten binnen enkele jaren tijds aanvangen met een scho
ne lei. Ze bouwen niet alleen een nieuw dynamisch archief volgens de moderne
richtlijnen op, maar evenzeer een nieuw semi-statisch archief; voor de bewer
king van dit laatste blijven ze geheel verantwoordelijk.
Het oude semi-statische archief, dit is de achterstand opgelopen in het ver
leden en tot aan de caesurering nog altijd groeiende in het heden, wordt ver
volgens als inhaalmanoeuvre bewerkt door de vliegende brigade. Deze activi
teit schematiseerde de spreker als volgt: 'het bestuderen van de dossierinventaris
en van de archiefcodes der semi-statische dienstarchieven; het successievelijk
bij elkaar zetten van die archiefbestanddelen der diensten die, blijkens deze
toegangen, een archivistische band hebben (per tienjarenblok, per onderwerp),
waardoor meteen de vermelde retroacta terugkomen op de plaats van herkomst;
tot slot het selecteren (vernietigen/bewaren), reviseren, beschrijven en orde
nen van de aldus chronologisch en systematisch afgezonderde semi-statische
archivalia'.
Ten slotte benadrukte hij, dat het succes van de hele operatie afhangt van
de kwantiteit en de kwaliteit van het personeel, zowel bij de registratuurafde
lingen als bij de archiefdienst. Wat dit betreft, was al een hele weg afgelegd,
maar moet het einddoel nog worden bereikt.
Het nieuwe semi-statische archief
De heer E. J. Eeftink, archiefinspecteur bij de gemeentelijke archiefdienst te
's-Gravenhage, sloot de rij der sprekers af. De titel van zijn bijdrage luidde:
Het nieuwe semi-statische archief. De bode terug? Hij schetste een nabij toe
komstbeeld, waarbij het dossierstelsel met zijn zaaksgewijze ordening heeft
143
