en ontwikkeling door die het hele denkpatroon in de samenleving drastisch
veranderden'.
Menig archivaris onderkent dit nog altijd veel te weinig. Hij wil de massale
semi-statische rommel' eerst in zijn bewaarplaats opnemen na de opschoning
en inventarisatie. Met deze afstandelijkheid maakt hij het contemporaine histo
rische onderzoek nu en straks onmogelijk, waardoor behalve van een archi-
vistische ramp ook van een culturele ramp gesproken kan gaan worden. Ar
chiefdiensten dienen daarentegen, eventueel ten koste van het statische archief
en de dienstverlening, juist gekwalificeerde mensen aan te stellen voor de ver
werking van de ontzagwekkende hoeveelheid codearchief.
Binnen het streekarchivariaat is zulks gedaan. De werkwijze houdt het vol
gende in. In overleg met de registratuur, indien aanwezig, wordt het dynami
sche archief gescheiden van de semi-statische stukken. De laatste worden in
dikwijls ongeschoonde en erg omvangrijke dossiers ondergebracht in een aparte
bewaarplaats. Hier begint de systematische bewerking, 'doos voor doos, plank
voor plank De ballast verdwijnt meteen; de op termijn vernietigbare dossiers
of dossieronderdelen worden op jaar afgesteld; de administratief of historisch
onbelangrijke stukken gaan een aparte serie vormen, voorzien van een kaart
systeem op code en weergegeven op een vernietigingsspecificatie, te beoorde
len binnen het driehoeksoverleg; het historisch relevante bestand wordt tot slot
beschreven, waarna de formele overdracht kan plaatsvinden. Op deze wijze
kunnen door een goed geschoolde medewerker op verantwoorde wijze per jaar
enkele honderden meters codearchief teruggebracht worden naar enkele tien
tallen meters, hetgeen voor alle partijen van groot belang is. De doelstelling
om aldus binnen acht jaar alle semi-statische archieven der zeventien aangesloten
gemeenten tot 1980 rijp te maken voor overdracht, lijkt haalbaar.
De spreker brak tenslotte een lans voor wat hij de rasod noemde, een vol
ledige integratie van de Rijksarchiefschool met de soD-opleidingen. De bewer
kers der semi-statische archivalia dienen namelijk geheel op de hoogte te zijn
van de werking en toepassing der archiefcodesystemen. Daarbij moeten ze vol
doende historisch besef hebben om verantwoord te kunnen selecteren, vernie
tigen, beschrijven en ordenen. Welnu, zowel de SOD-opleidingen als de ras-
opleidingen schieten gelet hierop tekort, ieder op het terrein van de ander.
Een bureau semi-statisch archiefbeheer
A. L. J. Verschuuren, archiefinspecteur bij de gemeentelijke archiefdienst te
Breda, trad als derde spreker op. Hij had zijn lezing betiteld: De instelling van
een bureau semi-statisch archiefbeheer bij de gemeentelijke archiefdienst Bre
da. De spreker benadrukte, dat bij de onderscheiden Bredase diensten 3.500
tot 4.000 strekkende meters semi-statisch archief voorradig zijn, bestaande uit
correspondentie, financiële en andere bescheiden. In het gunstigste geval was
bij de grotere diensten een ruime bewerkingsachterstand ontstaan, terwijl het
bij de kleinere diensten steeds aan elke vorm van semi-statische archivering
en vernietiging had ontbroken. Voortdurende onderbezetting bij en andere pri
oriteitenstelling door de registratuurafdelingen kan men als de oorzaken hier
van aanduiden.
140
De medewerkers van het Bureau beheer semi-statische archieven van Breda:
A. Verschuuren, P. Brekoo en J. Mathijssen.
Foto: Bea Hoeks (GA Breda)
Te zamen met de archiefinspecteur overzag de gemeentearchivaris de gebre
ken. Hij vreesde binnen afzienbare tijd een aantal niet bewerkte archieven op
zijn bordje te krijgen, mede lettend op de verwachte verkorting van de over
brengingstermijn tot twintig jaren. Ging een eerste plan nog van een decentra
le aanpak uit, later bleek de oprichting van een centraal bureau beheer semi-
statische archieven of tussendepot mogelijk. Een toevallige omstandigheid be
vorderde dit, namelijk de reorganisatie van het gemeentelijke apparaat.
Het centrale bureau valt onder de formele verantwoordelijkheid van de ge
meentearchivaris. 'Het heeft tot doel in één archiefruimte opslaan, beheren,
bewerken, materieel verzorgen en toegankelijk maken van de semi-statische
archieven (hierin ook begrepen de financiële en andere administraties) van al
le gemeentelijke organen, met de bedoeling deze na de verstreken termijnen
over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats'. Deze constructie
zal blijvend zijn, ook na de wegwerking van de huidige achterstand.
De behandeling der in aanmerking komende semi-statische archieven zal vol
gens een bepaald schema geschieden. Allereerst komen de archieven ouder dan
vijftig jaren aan bod; voorts de archieven die in slechte materiële staat verke
ren en die in slechte depotruimten liggen opgeslagen; daarna de archieven, waar
van de diensten met ruimtenood te kampen hebben; vervolgens de archieven
van opgeheven diensten; tenslotte de over te brengen archieven volgens (tien
jaarlijkse) blokken. Een en ander dient in nauw overleg met de chefs interne
zaken te gebeuren.
De personele invulling van het centrale bureau werd mogelijk door de af
slanking van de afdeling interne zaken ter gemeentesecretarie in het kader van
de vermelde reorganisatie. De twee hier werkzame nazorgambtenaren zetten
voortaan hun taak in het tussendepot voort, terwijl een derde medewerker over
kwam voor de administratief ondersteunende activiteiten. De twee eerstgenoem-
141
