Selectie en vernietiging
In landen met een gecentraliseerd archiefsysteem is de vaststelling van lijsten
van voor vernietiging vatbare en van te bewaren archiefbescheiden een aan een
centraal gezag voorbehouden bevoegdheid. In sommige landen stelt de minister
deze lijsten vast (ddr, nl), in andere landen doet de algemene rijksarchivaris
dat (pl, sf). In een aantal landen is 'slechts' instemming van de laatste nood
zakelijk (F, i).
In federale staten zijn de deelnemende landen veelal vrij ten aanzien van het
vaststellen van lijsten. In Zwitserland bijvoorbeeld is het mogelijk dat de kan
tons sterk verschillende lijsten gebruiken, in enkele kantons zijn ook de ge
meenten vrij de lijsten naar eigen inzicht in te richten.
Inspectie en overdracht
Vrijwel overal is de inspectie van niet overgebrachte archieven, ongeacht
de bestuurslaag van de vormer, opgedragen aan de toekomstige beheerder. Ne
derland vormt met de provinciale archiefinspecties een uitzondering op deze
regel.
In sommige landen heeft de algemene rijksarchivaris een algemene bevoegd
heid tot inspectie, zonder dat dat hoeft te leiden tot overname van archieven
(b, F, sf). In een aantal landen worden de archieven van lokale bestuursorga
nen overgebracht naar de depots van hogere bestuursorganen (dk en s (uitge
zonderd enkele grote steden), h, pl, r). In enkele landen is het mogelijk dat
lokale archiefdiensten archieven van hogere organen beheren (brd, gb, nl).
In Italië is gekozen voor deconcentratie: enkele rijksarchieven in provinciale
hoofdsteden hebben in hun provincie in steden waar belangrijke archieven door
rijksorganen zijn gevormd vestigingen geopend.
Ordenen en beschrijven
In gecentraliseerde systemen vaardigt het centrale gezag regels voor orde
nen en beschrijven uit (ddr, f, pl, prc, sf, ussr). Elders geschiedt harmoni
satie op basis van vrijwilligheid, veelal op initiatief van archivarissenvereni-
gingen. Een aantal sprekers zag juist op het terrein van harmonisatie en
standaardisatie een bestaansreden voor deze verenigingen. Het was merkwaardig
te constateren dat ook enkele adepten van centralisatie deze mening waren toe
gedaan. Misschien geldt voor hen 'l'association c'est moi'.
Openbaarheid
Vrijwel overal is de openbaarheid van archieven door wetgeving vastgelegd.
In gecentraliseerde systemen geldt deze wetgeving voor alle niveaux. In andere
systemen blijkt het mogelijk dat wetgeving centraal geregeld wordt, terwijl het
archiefbeheer is gedecentraliseerd. Kortom, mengvormen doen zich ook hier
bij voor. Tijdens de 23e Table Ronde te Austin, gewijd aan 'access and priva
cy' is hieraan uitvoerig aandacht besteed.2
Conservering en restauratie
In de meeste landen zijn de archiefdiensten belast met de uitvoering van con
servering en restauratie. In een aantal landen zijn er centrale laboratoria waar
nieuwe restauratietechnieken worden ontwikkeld en nieuwe materialen beproefd
(ddr, i, nl, pl). In een aantal landen zijn regels opgesteld voor de bouw en
inrichting van archiefdepots. Toezicht op naleving van deze regels is veelal op
gedragen aan de algemene rijksarchivaris. Op dit terrein lijkt centralisatie mak
kelijk en heilzaam, zeker wanneer een algemene rijksarchivaris ook de moge
lijkheid heeft lagere niveaux van aanvullende financiële middelen te voorzien.
Zelfs in Zwitserland verwelkomen gemeenten bijstand vanwege de kantonna
le archieven.
Opvallend is dat voor niet-tekstmateriaal ('nieuwe media') in een groot aantal
landen op nationaal niveau speciale bewaarplaatsen worden ingericht.
Beheer van particuliere archieven
In alle landen, waar particuliere archiefvormers bestaan, wordt overname
van deze archieven als een, mogelijke, taak voor de overheid gezien. Een Cen
traal Register van Particuliere Archieven bestaat slechts in een aantal landen
(F, gb, i, nl, pl, sf). Het crpa neemt hierbij toch wel een bijzondere plaats
in. De meeste landen kennen wetgeving met de bedoeling uitvoer van onder
meer waardevolle particuliere archieven te voorkomen.
Internationale contacten
Deelname aan de werkzaamheden van internationale organisaties als de ica
is in een groot aantal landen voorbehouden aan de nationale archiefdiensten.
In sommige landen zijn ook de archivarissenverenigingen op dit terrein actief.
Hier en daar bestaan er bilaterale contacten tussen archiefdiensten in verschil
lende landen. Verwacht mag worden dat na de formele oprichting van een Sectie
van gemeentelijke archiefdiensten tijdens het Internationale Archiefcongres
te Parijs (1988) vertegenwoordigers uit deze kring een grotere rol zullen kun
nen gaan spelen.
2-4 Centralisatie, decentralisatie en personeel
Centrale opleiding van archiefpersoneel is een uitstekend middel voor harmo
nisatie en standaardisatie. Landen zonder dergelijke opleidingen kijken veelal
afgunstig naar landen waar deze opleidingen wèl bestaan. In grote landen is
een centrale opleiding vaak moeilijk realiseerbaar. In sommige landen met een
weinig ontwikkeld archiefbeheer kampt men met het probleem dat het wer-
vingsgebied voor personeel te klein is. Wanneer dan ook nog de status van het
beroep te laag is, is het vaak moeilijk aan voldoende en goede medewerkers
te komen. Zoals de Zaïrese collega zei: 'in ons land verzwijgen echtgenotes
en kinderen liever dat man of vader in een archief werkt'.
In sommige landen is men bevreesd voor een te hoog opleidingsniveau van
archivarissen. Dat zou zowel leiden tot vertrek naar andere, beter betaalde be-
49
48
