Men bleek niet van de overtuiging af te brengen dat het archief anders te zijner
tijd als gevolg van de concentratie van de noordelijke rijksarchieven naar Gro
ningen zou doorverhuizen. De onrust die het Rijksarchief in Friesland enige
jaren geleden veroorzaakte door het in de publiciteit brengen van een ministe
riële proefballon, blijkt nu dus nog na te werken!
Nadat, zoals vermeld, met de voorbereidenden werkzaamheden in oktober
1985 een aanvang was gemaakt, vond in de februari-week van de Elfsteden
tocht 1986 met behulp van een plaatselijke vrachtrijder en werklieden van de
dienst Gemeentewerken de verhuizing plaats. Hiervoor waren twee dagen uit
getrokken, maar doordat bij Bartlehiem en omgeving paaltjes geslagen moesten
worden en de verhuizer regelmatig bleek te worden opgehouden door zijn vaste
vlees- en broodritten, werden het ruim vijf dagen. Bij de werkzaamheden zijn
vier personen van het Gemeentearchief Leeuwarden betrokken geweest en twee
van Leeuwarderadeel, waarvan er één via de 'Stichting Archiefverzorging' was
aangesteld. In augustus 1986 kon het projekt als afgerond worden beschouwd.
Het Gemeentearchief van Leeuwarden was 175 m1 en een aantal plaat
singslijsten rijker en had weer veel ervaring opgedaan.
Conclusies en stellingen
De voorgaande bladzijden brengen mij ertoe een aantal stellingen te poneren
die enerzijds een conclusie zijn van aspekten van deze bijdrage, anderzijds een
uitnodiging tot discussie.
1 Inbewaringgeving door een overheid van het eigen archief aan een andere over
heid staat in beginsel op gespannen voet met de zorgplicht zoals deze door de
wetgever in de Archiefwet is vastgelegd. Het feit dat anders waardevolle gege
vens verloren dreigen te gaan mag geen reden zijn om van deze plicht af te
wijken. De inbewaringgeving door de gemeente Leeuwarderadeel toont aan
dat, onverlet het voorafgaande, zich toch uitzonderingen kunnen voordoen
(vergelijk Archiefbesluit 1968, artikel 11).
2 Het is aan te raden om als onderdeel van de voorlopige werkzaamheden een
duidelijke verantwoording van de verrichte schoning en inventarisatie te note
ren teneinde latere bewerkers de gelegenheid te geven tot een zo goed mogelij
ke voorstelling van de aangetroffen orde.
3 Een verantwoorde inventarisatie vereist gedegen aandacht voor het vervaardi
gen van de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1968 vereiste specificatie van ver
nietigde archiefbescheiden. Op grond van dit artikel en gezien de regelmatig
te constateren ontduiking van deze verplichting is het wenselijk dat de examen-
respektievelijk beoordelingscommissies van de opleidingen tot middelbaar en
hoger archiefambtenaar en de Voortgezette Vorming Archiefbeheer deze spe-
cifikatie in voorkomende gevallen als bijlage tot de inventaris verplicht stellen.
4 Uit hoofde van één van haar belangrijkste taken, namelijk een voorwaarden
scheppend beleid te voeren op het gebied van de gewenste openbaarheid, mag
privacy-gevoeligheid voor de overheid nooit een reden zijn om tot vernietiging
van archiefbescheiden over te gaan. Teneinde onvolledigheid en geschiedver
valsing te voorkomen is het de taak van de archiefbeheerder om in voorko
mende gevallen bij de zorgdrager aan te dringen op het creëren van waarbor-
38
gen voor een afdoende en veilige bewaring totdat de gestelde termijn van open
baarheidsbeperking is verstreken.
5 De definitieve schonings- en inventarisatiewerkzaamheden aan archieven waar
van de organisatie- en/of archiefstructuur onvoldoende bekend zijn, dienen
uitgesteld te worden tot door middel van raadpleging in de praktijk meer in
houdelijke kennis is verkregen.
6 Het definitief drukken van een inventaris moet in principe uitgesteld worden
totdat deze, in kleine oplage verspreid onder geïnteresseerde gebruikers, in de
praktijk zijn waarde heeft bewezen.
7 Uit de omschrijving van de funktie-eisen en de daarbij behorende salarisscha
len in vacature-oproepen voor medewerkers belast met de sanering van semi-
statische archieven moet de conclusie getrokken worden dat onvoldoende be
kend is wat onder verantwoorde selektieve vernietiging en inventarisatie moet
worden verstaan.
8 De landelijke opleidingen die het inventariseren van archieven op het lespro
gramma hebben staan, wijzen onvoldoende op de noodzaak van een veelal voor
afgaande selektieve vernietiging.
9 Uit efficiency-overwegingen is het zorgdragers van archieven aan te raden een
kosten-batenanalyse op te stellen van de werkzaamheden verbonden aan de
gehele archiefzorg en daarin het opzetten of hebben van c.q. deelnemen aan
een archiefdienst met een inspekterende en adviserende taak ten aanzien van
de niet overgebrachte archieven te vergelijken met een situatie waarin gebruik
wordt gemaakt van het bureau odrp van de vng of vergelijkbare instellingen
op dit gebied.
10 Het verdient aanbeveling om in de betreffende wettelijke voorschriften een be
paling op te nemen dat in geval van instelling, reorganisatie of opheffing van
een overheidsinstelling de betreffende archivaris vooraf over de geplande ge
volgen voor het archiefbeheer gehoord wordt.
Noten
1 Rechtsgebieden van de grietmannen. 'Gretene'
is oud-Fries voor rechtspraak.
2 Deze nederzetting was ook bekend onder de
naam Nijehove.
3 w. eekhoff, Geschiedkundige beschrijving van
Leeuwarden (Leeuwarden 1846) i, 39.
4 a. van der minne en anderen, Leeuwarden
1435-1935 (Leeuwarden 1935) 4; eekhoff, 69.
5 'Trimdeel' is oud-Fries voor een derde deel. De
grietenij Leeuwarderadeel was ten behoeve van
de rechterkeuze in drie gebieden onderverdeeld.
Vergelijk de kaart.
6 j.r.g. schuur, Leeuwarden voor 1435 (Zutphen
1979) 14.
7 VAN DER MINNE, 9-11.
8 g. abma, Ljouwerteradiel (Leeuwarden 1984)
25.
9 abma, 25.
10 Staatscourant 1943, no. 252.
11 Leeuwarden schafte pas in 1963 zijn eerste
droogkopieerapparaat aan!
12 Bij brief van 24 april 1961.
13 Bij brief van 20 mei 1976.
14 Men verwees hierbij naar de Handleiding,
hoofdstuk 2.
15 Bij brief van 19 januari 1977.
16 Bij brief van 24 januari 1980.
17 Diens stoel was enige jaren vakant geweest.
18 Deze moest de omvang van de archieven in elk
geval verantwoord tot 200 m1 terugbrengen,
zijnde de maximaal beschikbare ruimte in het
depot van het Gemeentearchief Leeuwarden.
19 Tevens stelde Leeuwarderadeel hiervoor maxi
maal dertig werkdagen beschikbaar.
20 Van de circa 1200 inventarisnummers vertoon
den ruim 250 vochtschade en werden 300 num
mers als 'bindwerk' genoteerd.
21 Geschat op elf man/vrouwjaren.
22 Met betrekking tot het huidige Leeuwardera-
deelster grondgebied tot 1944 valt te denken
aan het verstrekken van inlichtingen, historisch
onderzoek, publikaties, tentoonstellingen enz.
23 Voor Leeuwarderadeel bleek hier een voordeel
te zijn weggelegd, omdat haar maximale aan-
39
