en hinderwetvergunningen betreffende het in 1944 geannexeerde gebied in ont
vangst te nemen, en wel uit het oogpunt van serviceverlening aan de Leeuwar
der inwoners. Nadat een Leeuwarder werkgroep zich over de gevolgen van dit
voorstel had gebogen, nam men het standpunt in dat het, afgezien van eventu
ele wettelijke bepalingen, op grond van het archivistische principe dat een ar
chief een organisch geheel is,14 niet gewenst zou zijn het oud-archief van Leeu-
warderadeel in fragmenten op te splitsen. Rekening houdend met de in
Leeuwarden aanwezige deskundigheid op het gebied van het beheer van oude
archieven, de raadpleegbaarheid voor onderzoekers en het feit dat Leeuwar-
deradeel werkzaamheden verrichte die op grond van de grenswijzigingsbeschik
king van 1944 door Leeuwarden gedaan moesten worden, deed men het tegen
voorstel het archief in zijn geheel naar het depot van het Gemeentearchief
Leeuwarden over te brengen.15
Na twee herinneringsbrieven deelt Leeuwarderadeel in begin 1980 mee de
zaak te onderzoeken en laat in april 1981 mondeling weten voorlopig nog niet
voor een overdracht te voelen. Dat men zich intern met het voorstel blijft be
zighouden mag blijken uit de contacten die Leeuwarderadeel in 1982 met de
dan pas benoemde provinciaal archiefinspekteur onderhoudt.17 Diens uitein
delijke adviezen inzake het beheer van de archieven tot 1944 blijken in grote
lijnen met het voorstel van Leeuwarden uit 1977 overeen te komen. In een brief
aan Leeuwarden van 9 mei 1983 concluderen B en w van Leeuwarderadeel dan
ook dat het in beginsel aanbeveling verdient de archieven tot 1944 in beheer
over te dragen en stellen zij voor nader overleg te voeren in een projektgroep.
De onderhandelingen die vervolgens eind 1983 plaatsvonden, mondden
tenslotte uit in een overeenkomst van inbewaringgeving die voor minimaal tien
jaar werd aangegaan. Daarbij werd bepaald dat de overeenkomst voor het ge
hele archief tot 1944 zou gelden, uitgezonderd de bouw- en hinderwetvergun
ningen betrekking hebbende op het huidige grondgebied van Leeuwarderadeel.
Van de betreffende archieven zouden plaatsingslijsten worden vervaardigd.
Voor de feitelijke overdracht zou een historisch verantwoorde selektieve ver
nietiging plaatsvinden,18 in de kosten waarvan Leeuwarderadeel een gelimi
teerde som zou bijdragen.19 Een overeenkomstige bepaling is opgenomen voor
de verfilming van de registers van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsre
gisters. Voor een opknapbeurt van de archiefbescheiden en een verdere mate
riële verzorging is voor Leeuwarderadeel eveneens een maximumbedrag in de
te maken kosten vastgesteld.20
Van een jaarlijks opslaggeld is in de overeenkomst afgezien. Burgemeester
en Wethouders van Leeuwarderadeel achtten zich daartoe moreel niet verplicht,
omdat zij de archieven al vanaf 1944pro deo voor Leeuwarden bewaard hadden.
De financiële consequenties die gepaard zouden gaan met het benoemen van
de gemeentearchivaris van Leeuwarden tot beheerder van de dan overgebrachte
archieven deed Leeuwarderadeel haar voorkeur uitspreken voor een inbewa
ringgeving. De nadelige aspecten hiervan werden door Leeuwarderadeel inge
zien en geaccepteerd: de archieven zouden geen prioriteit hebben bij de nadere
toegankelijkmaking,21 er zou naar de gemeente toe minder serviceverlening
plaatsvinden,22 men kon geen gebruik gaan maken van de adviezen van de ge
meentelijke archiefinspektie ten aanzien van de werkzaamheden aan het dy
namische en semi-statische archiefbeheer en dus de contacten met het bureau
odrp van de vng moeten handhaven.
De overeenkomst van inbewaringgeving werd door de burgemeesters respec
tievelijk op 23 en 28 oktober 1985 ondertekend. De onderhandelingen waren
daarmee afgerond, het werk kon beginnen.
De werkzaamheden verbonden aan de inbewaringgeving
De doelstelling van de direkt na de ondertekening gestarte werkzaamheden was
een toegang op de archieven te vervaardigen die enerzijds de aangetroffen or
de herkenbaar liet voor een latere definitieve bewerking en die anderzijds, in
verband met de te verwachten frequente raadpleging, niet al te veel handelin
gen en omwegen nodig maakte om tot de gewenste informatie te geraken.
Uit de bepalingen van de overeenkomst, zoals deze hiervoor globaal zijn weer
gegeven, viel reeds op te maken dat er van een aanzienlijke achterstand sprake
was in de uitvoering van de beheers werkzaamheden. Hoewel de gemeente Leeu
warderadeel reeds verscheidene jaren gebruik maakte van de dienstverlening
van het bureau odrp van de vng waren de daarvoor uitgetrokken gelden
slechts toereikend geweest om bijvoorbeeld bij de selektieve vernietiging al
leen de omvangrijkste series aan te pakken. Van te voren was, na zorgvuldige
oriëntatie, uitgegaan van een half werkjaar teneinde de doelstelling te verwe
zenlijken: de grootste problemen van de achterstand weg te werken. Hoe ha
chelijk dergelijke voorspellingen zijn, mag blijken uit het feit dat het omgere
kend anderhalf jaar is geworden,23 waarbij dan wel die werkzaamheden zijn
gerekend waarvan pas tijdens de uitvoering bleek, dat het bevredigender was
ze direkt uit te voeren in plaats van ze naar de toekomst te verschuiven.24
Het belangrijkste archief dat in bewaring werd gegeven was uiteraard het Ad
ministratief archief van de gemeente Leeuwarderadeel over de jaren 1511-1943
Naast de cesuur ontstaan als gevolg van de grenswijziging in 1944, werd nog
een belangrijke tweede scheiding aangetroffen. In 1919 was Leeuwarderadeel,
zich daarmee scharend bij de eerste groep van gemeenten in Nederland, over
gegaan op de zaaksgewijze ordening volgens de code van het 'Nederlandsche
Registratuurbureau', de voorloper van de VNG-code. De invoering in dat jaar
zal mede een gevolg zijn geweest van de omstandigheid dat de geestelijke va
der van deze code, J. A. Zaalberg, toen nog woonachtig was in het niet veraf
gelegen Buitenpost en blijkens bewaard gebleven correspondentie hierover het
archief persoonlijk volgens de nieuwe code heeft helpen inrichten.25
Twee jaar nadat besloten was om het archief op orde te brengen, heeft Leeu
warderadeel in 1903 een gedrukte inventaris laten verschijnen van zijn Admi
nistratief archief over de jaren 1511-1902. Deze inventaris was in drie hoofd
afdelingen naar tijd26 ingedeeld en kende als nadere onderverdeling alfabetisch
gerangschikte rubrieken. De structuur van deze rubrieken was al eerder in 1892
toegepast in de registers op de ingekomen stukken, besluiten en uitgaande stuk
ken van het gemeentebestuur. Deze registers vangen in 1816 aan en hebben
reeds van oorsprong een alfabetische rubriekenindeling. Deze laatste is in de
loop der tijd als gevolg van allerlei aanpassingen tot een onoverzichtelijk ge
heel uitgegroeid waardoor de rubriekenindeling van 1892 is bewerkstelligd.
Alvorens dit archiefgedeelte enigszins te gaan bewerken leek het verstandig
32
33
