tificiaI intelligence voorlopig nog geen oplossing zullen bieden voor onbeperkt
toegankelijk maken van archieven en dat derhalve de archivaris zich bezig zal
moeten (blijven) houden met het zoeken naar nieuwe manieren om zijn archie
ven te beheersen en te ontsluiten. De archivaris moet zich afvragen welke mid
delen hem ter beschikking staan, welke technieken hij moet beheersen en wel
ke mogelijkheden de nieuwe technieken hem geven. Hij verwacht daarbij veel
heil van het gestructureerd vastleggen van beheersgegevens ten behoeve van
de onderzoeker.
The Process of Creation: Toward an Understanding of Decision-Making as
It affects the Nature of the Record
Als archivarissen zich bezig houden met selektie ten behoeve van vernieti
ging is een van de criteria altijd dat men in ieder geval de documenten betref
fende de besluitvorming wil bewaren. Maar waar geschiedt besluitvorming?
Is dat altijd in de top, bij de Raad van Bestuur?
Margaret Hedstrom, New York State Archives, onderzocht de veranderin
gen in managementstijlen in bedrijven in de twintigste eeuw. De bureaucrati
sering van bedrijven leidde in veel gevallen tot decentralisatie van de besluit
vorming. De subtop neemt de besluiten, de top fiatteert slechts. Ook de 'cultuur'
van de organisatie beïnvloedt de besluitvorming en Hedstrom bepleitte bestu
dering van organisatie en 'bedrijfscultuur' wanneer beslissingen over acquisi
tie genomen moeten worden.
Hugh A. Taylor, consulting archivist, vroeg zich af in hoeverre de compu
ter ons zal beïnvloeden ten aanzien van onze huidige opvattingen over ar
chiefstukken. Act waar het wetgeving betreft en deed waar het eigendom be
treft herinneren ons er nog steeds aan dat handelingen en ceremonies met
getuigen voorafgingen aan geschreven stukken als het voornaamste instrument
om de rechtskracht uit te oefenen. Sedertdien heeft het papier die macht over
genomen maar staan wij nu weer voor een tijdperk waarin het gezag van het
geschreven document weer afneemt en vervangen gaat worden via automati
sering door een nieuwe vorm, een vorm waarin stukken met groot gemak ge
wist of gewijzigd kunnen worden. Het vak van archivaris is ontstaan met het
geschreven document, in hoeverre zal de archivaris zich moeten aanpassen nu
het geschreven document weer in waarde afneemt en we in zekere zin terugke
ren naar de prehistorie?
Archives as Healers: Recovery of Heritage
Achter deze intrigerende titel ging een van de interessantste bijeenkomsten
van het congres schuil. In drie inleidingen werden de problemen behandeld
waarmee archiefdiensten te maken hebben:
in voormalige Engelse koloniën in Afrika, door Elizabeth Pessek, Survey Ar
chivist bij de Harvard University;
in in ontwikkeling achtergebleven gebieden in welvarende landen (Appalachia
in de U.S.A., waar de 'Hill Billies' wonen), door Ellen Garrison, directeur van
de Archives of Appalachia van de East Tennessee State University;
in recentelijk tot ontwikkeling gebrachte gebieden met een aanzienlijke autoch-
tone bevolking (Northwestern Territories in Canada), door David Rudkin, Ter
ritorial Archivist aldaar.
Opvallend was de grote mate van overeenstemming in de ontwikkelingen. Bij
alle drie is er sprake van een eerste periode waarin allochtonen een overheer
sende rol spelen en waarin meestal weinig belangstelling bestaat voor de aan
getroffen cultuur. In een volgende periode van opkomend nationalisme, van
streven naar ontvoogding, ontdekken de autochtonen als het ware de waarde
en de specifieke kenmerken van hun eigen cultuur. Het overgeblevene wordt
gedocumenteerd, verzameld en geconserveerd. In onbruik geraakte of verban
nen gebruiken en technieken worden in ere hersteld. Dergelijke 'archieven' die
nen daarmee in eerste instantie om verloren zelfrespect te herwinnen.
Uit de inleidingen kan de les worden getrokken dat wij archivarissen behulp
zaam kunnen zijn bij het op gang brengen van processen waarin minderheden
en achterstandsgroepen hun eigen verleden gaan documenteren en conserve
ren. Onze inbreng zou kunnen bestaan uit het aanreiken van de daarvoor ver
eiste deskundigheid. Hierbij is het niet relevant of het gaat om Ghanezen, Moun
tain people, Inuit, Nederlandse Marokkanen of vrouwen.
Commercial Software Packages
Een korte workshop was gewijd aan de bruikbaarheid van standaard pro
grammatuur in archieven. Voorwaarde voor het gebruik van verschillende pak
ketten binnen één dienst is dat zij op enigerlei wijze integreerbaar zijn. Helaas
werd vooral duidelijk dat het bij dit onderwerp van essentieel belang is dat
de inleider een voor de toehoorder begrijpelijke taal spreekt.
De inleider hield een vurig pleidooi voor het invoeren van het marc-amc
format en nog te komen aanvullingen teneinde via de introductie van deze 'stan
daardtaal' latere koppelingen van geografisch verspreide systemen mogelijk
te maken. Verder waarschuwde hij voor het gebruik van nu beschikbare niet
integreerbare programmatuur.
Uit zijn betoog werd duidelijk dat iedere archieven-beherende instelling een
keus zal moeten maken tussen het ontwikkelen van de ideale eigen program
matuur en het aanhaken bij elders ontwikkelde programmatuur die vaak maar
voor een (meestal belangrijk) gedeelte aan de eigen wensen beantwoordt. De
keus van de inleider was duidelijk. De tweede mogelijkheid verdient verre de
voorkeur, niet alleen om financiële redenen, maar vooral omdat daarmee ook
het belang van de onderzoeker wordt gediend.
Vertaald naar Nederland zou dit betekenen dat wij voor de keus staan of
te kiezen voor een gezamenlijk Nederlands systeem of ons aan te sluiten bij
bijvoorbeeld het marc-amc format en te kiezen voor de op basis daarvan ont
wikkelde programmatuur. In de wandelgangen bleek dat de Public Archives
van Canada gekozen hebben voor de laatste mogelijkheid en dat het Public
Record Office van het Verenigd Koninkrijk begonnen is met een onderzoek
naar de toepasbaarheid van het marc-amc format en de beschikbare program
matuur.
335
334
