Hierbij valt aan te tekenen dat de laatste twee opmerkingen blijkbaar wel voort
komen uit het werken met een computer, maar daar in wezen geen enkel ver
band mee houden! Zij betreffen een andere heel principiële vraag, die nauw
verband houdt met de doelstelling van een archiefdienst.
3
Beoordeling per funktie
Invoer
Het invoerscherm voor de beschrijvingen werd als matig en niet altijd even
praktisch ingedeeld beoordeeld. Het grootste bezwaar vond men het slechts
gedeeltelijk zichtbaar zijn van de tekst (inhoud) van de beschrijving en het daar
mee gepaard gaande horizontaal scrollen (bij een volle regel op het scherm ver
dwijnt het begin) van de tekst. In de nieuwe versie van MAIS (2.0.) die in april
1986 gereed is gekomen, is in de meeste wensen voorzien. De mogelijkheid om
beschrijvingen samen te voegen blijkt in de praktijk nogal omslachtig. Het is
de vraag of dit niet sneller handmatig kan. Over de overige invoerschermen
waren weinig opmerkingen.
Raadpleging en wachttijden
De waardering is over het algemeen redelijk tot voldoende. Een belangrijk
gebrek van de huidige versie van oracle (versie 4.1.1.) bleek de zeer beperk
te mogelijkheid om beschrijvingen achter elkaar te raadplegen op het scherm.
In de nieuwere versie (4.1.4.) is dit euvel verholpen. De wachttijden zijn kort
en worden niet als probleem ervaren.
Uitvoer
De problemen lagen hier, zoals gezegd, vooral op het vlak van de lay-out.
De zogenaamde report-format-faciliteit van oracle, die nodig is voor het ver
vaardigen van lijsten, vertoont een aantal eigenaardigheden, die met het tekst
verwerkingspakket Wordstar slechts moeizaam zijn op te lossen. De verschil
lende uitvoer-mogelijkheden bleken hier en daar wat te star vastgelegd
(bijvoorbeeld bij het maken van concordanties en van lijsten van beschrijvin
gen). In de nieuwe versie is hierin voorzien.
Gebruikershandleiding
In de algemene beoordeling is reeds aangeduid dat deze in het geheel niet
geschikt was om een voor archiefambtenaren steeds begrijpelijke uitleg van
de werking van het programma te geven. Hoewel een beknopte aanvullende
toelichting was gemaakt voor het invoeren van beschrijvingen, was dit slechts
een lapmiddel. De nu bijgeleverde handleiding was te technisch in die zin dat
de projektdeelnemers die in de meeste gevallen voor het eerst met een compu
ter aan de slag gingen, nauwelijks begrepen wat er allemaal gebeurde, zodra
zij de aanwijzingen in de handleiding opvolgden (in het bijzonder het gebruik
van de funktietoetsen).
Ter verbetering van de huidige handleiding wordt aanbevolen deze eventueel
te splitsen in een beknopt deel (met verklaring van het gebruik van de toetsen
en schermen) en een uitgebreid deel (bedoeld als naslagwerk) en te voorzien
van een trefwoordenindex.
4
maïs versie 2.0.
Op basis van de vele wensen en de gebleken tekortkomingen is in overleg met
de afdeling cdi van het ministerie van Binnenlandse Zaken door het ccl een
nieuwe versie van maïs vervaardigd, waarin tevens de mogelijkheid tot het ma
ken van verzamelbeschrijvingen is ingebouwd. Bovendien is het programma
op belangrijke punten gestroomlijnd, waardoor de verwerking en raadpleging
sneller plaatsvinden (deperformance is verbeterd). Met het gereedkomen van
deze versie is de ontwikkelfase afgesloten en de fase van systeemonderhoud
begonnen. Dit onderhoud berust bij de afdeling Dis-beheer van de cas te Win
schoten. Eventuele gewenste wijzigingen in de programmatuur kunnen in het
vervolg via het gebruikersoverleg aan de orde worden gesteld. Inmiddels is de
nieuwe versie al enige maanden in gebruik bij de Rijksarchiefdienst. De evalu
atie daarvan is binnenkort te verwachten.
5
Aanbevelingen
a Voor de acceptatie van een programma is een goede en begrijpelijke gebrui
kershandleiding vereist; bij volgende projekten (zoals gaos) respectievelijk bij
nieuwe versies van maïs zal deze aanwezig moeten zijn op het moment dat een
programma wordt ingevoerd.
b De gezamenlijke aanpak bij het testen van het programma maïs heeft zeker
zijn vruchten afgeworpen en verdient te worden voortgezet. Wel dienen hier
voor in overleg met de deelnemende rijksarchieven de nodige waarborgen te
worden vastgelegd (in verband met de benodigde tijd).
c Conform de afspraken met de afdeling cdi van het ministerie van Binnenland
se Zaken zal, nu de ontwikkelfase is afgesloten, een gebruikersoverleg in het
leven worden geroepen, waarvoor de Rijksarchiefdienst de voorzitter en de
afdeling Dis-beheer de secretaris levert.
d Zo snel mogelijk dient de nieuwe versie van oracle (4.1.4) te worden aange
schaft, zodat een goede werking van maïs gewaarborgd is. Dat geldt ook in
dien in de toekomst nieuwere versies van oracle verschijnen.
e In verband met de betere lay-out-mogelijkheden van het tekstverwerkingspakket
Wordperfect (versie 4.1verdient het aanbeveling dit aan te schaffen. In maïs
versie 2.0. is reeds een koppeling daarmee ingebouwd.
Hoewel geen uitgesproken wensen zijn geuit voor bepaalde varianten op maïs,
is het aan te bevelen dit nader in het te starten gebruikersoverleg aan de orde
te stellen.
g In de nieuwe testfase zal vooral nader onderzocht moeten worden op welke
wijze maïs het meest efficiënt gebruikt kan worden, in het bijzonder:
is maïs een verbetering ten opzichte van de handmatige manier van toeganke
lijk maken?
301
300
