Het Micro-Ar chief-Inventarisatie-
Systeem - maïs
Een eerste evaluatie
J. Hofman
1
Inleiding
In de periode september 1985 tot en met februari 1986 (en deels tot in maart)
is het Micro-Archief-Inventarisatie-Systeem (maïs) op 12 microcomputers (ibm
pc/at) in de rijksarchieven getest op bruikbaarheid bij het inventariseren van
archieven. Reeds in januari 1985 waren hiervoor door de rijksarchieven pro-
jekten in de vorm van reeds of nog niet geïnventariseerde archieven ingediend
bij de Stuurgroep Automatisering. Deze heeft vervolgens ieder rijksarchief een
projekt toegewezen om gedurende een periode van zes maanden uit te voeren.
maïs is vooral ontwikkeld ter ondersteuning van het inventariseren en niet
om, wat hier en daar ten onrechte verondersteld wordt, archieven ook inhou
delijk toegankelijk te maken. Met andere woorden, het is bedoeld als hulpmiddel
bij de klassieke manier van inventariseren, waarbij de tijdwinst vooral in de
verwerkingsfase van de ingevoerde beschrijvingen geboekt zal worden. Dat geldt
bijvoorbeeld voor de mogelijkheid om tegelijkertijd namen en trefwoorden op
te slaan, zodat sneller indices op de inventaris kunnen worden vervaardigd.
Voorts biedt het aangeschafte databasemanagement-pakket oracle, op basis
waarvan maïs als toepassing is ontwikkeld, uitgebreide zoek- en sorteermoge-
lijkheden.
Het programma is afgeleid van het bij de Centrale Archiefselectiedienst te
Winschoten gebruikte en eveneens met medewerking van de Rijksarchiefdienst
ontwikkelde Archief-Selectie en -Inventarisatiesysteem (asis), dat op basis van
het pakket All-in-one 'draait' op een minicomputer.
Aan de test hebben alle rijksarchieven en de archiefbeherende afdelingen van
het Algemeen Rijksarchief meegedaan. In één geval is slechts een beperkte test
uitgevoerd. Een probleem in het Algemeen Rijksarchief was, dat de verschil
lende afdelingen slechts drie computers tot hun beschikking hadden.
Van de uitgekozen projekten bleken sommige niet altijd even geschikt voor
deze test. De voornaamste reden was het ontbreken van de mogelijkheid ver-
zamelbeschrijvingen te maken.
Op basis van inmiddels gebleken gebreken en tekortkomingen in het program-
298
ma is in december 1985 een voorlopige vernieuwde versie in een drietal rijksar
chieven geïnstalleerd, die echter nog niet goed bleek te werken. Voorts wordt
door enige gebruikers onvoldoende basiskennis voor het werken met de com
puter en de programmatuur (mais/oracle) gesignaleerd. Tenslotte bestaat
hier en daar een lichte vrees dat het gebruik van maïs de interne prioriteitsstel
ling van het toegankelijk maken zal beïnvloeden.
2
Algemene beoordeling
Het programma werd in zijn algemeenheid als redelijk tot goed beoordeeld.
Door slechts één rijksarchief werd het programma als niet geschikt beschouwd
voor (de daar voorgestane wijze van) toegankelijk maken van archieven. Niet
temin is er een aantal algemene bezwaren die direkt op de werking van het pro
gramma betrekking hebben te noteren:
het ontbreken van de mogelijkheid tot het maken van verzamelbeschrijvingen;
de oorzaak hiervan is vooral terug te voeren op de manier van werken bij het
Computer Centrum Limburg (ccl, thans circle information systems BV) te
Heerlen, waardoor nogal wat vertraging ontstond
de slechte lay-out faciliteiten van het database-pakket oracle
de matige raadpleegmogelijkheid van meerdere beschrijvingen achter elkaar
(bleek maximaal 13 te zijn), eveneens een euvel van oracle
gebrek aan overzicht over ingevoerde beschrijvingen (namelijk één tegelijk)
de kwaliteit van de gebruikershandleiding, die geschreven is door de program
meur en dientengevolge niet aansluit bij de archivistische methodiek
de slechte cursor-besturing (bij oracle), in het bijzonder in het inhoudsveld.
Daarnaast wordt de rol c.q. het nut van maïs bij het toegankelijk maken nog
al verschillend beoordeeld. Dat resulteerde in de volgende opmerkingen:
maïs levert geen tijdwinst op in geval van kleine inventarissen (tot circa 100-
150 beschrijvingen)
het werkt traag
het wil teveel alle uitzonderingen omvatten
de tijdwinst zal nihil zijn in geval van archieven met ingewikkelde struktuur
behoefte aan een indiceringsprogramma
Er is geen speciale voorkeur voor bepaalde varianten van maïs (met uitzon
dering wellicht voor kaartbeschrijvingen). Niet beantwoord is de vraag of be
schrijvingen rechtstreeks door de inventarisator moeten worden ingevoerd of
met behulp van eerst vervaardigde fiches door een data-typiste. Waarschijn
lijk hangt dit sterk af van de aard van het archief.
Tenslotte blijkt uit de verslagen dat de traditionele manier van inventarise
ren niet door een ieder als prioriteit wordt beschouwd:
de basis van maïs is te smal, dat wil zeggen dat het te eng op de klassieke ma
nier van inventariseren is gericht
een kwalitatieve verbetering van de toegang is niet op de traditionele manier
bereikbaar, maar door middel van nader toegankelijk maken, of anders ge
zegd: moet de traditionele manier van inventariseren nog wel gehandhaafd wor
den?
299
