duur de meeste mogelijkheden bieden om de enorme hoeveelheden gegevens
die de archivaris zullen bereiken, beheersbaar te houden.
Het expliciteren van redaktionele vormen, taken en organisaties gekoppeld
aan specifieke organisaties en vindplaatsen, biedt mijns inziens mogelijkhe
den om het zoekproces te verbeteren. Het is niets anders dan het georganiseerd
en gestandaardiseerd vastleggen van gegevens die wij ook nu al vastleggen en
gebruiken in het zoekproces, nu echter te hooi en te gras, afhankelijk van be
trokken archivaris en niet centraal raadpleegbaar. Ook los van automatise
ring zou het een verbetering van het informatiesysteem kunnen betekenen. Au
tomatisering kan de verschillende lijsten en databases echter aan elkaar koppelen
en het zoekproces vergemakkelijken. Het interessante is dat vrijwel alle com
ponenten om het op provenance gebaseerde zoekproces te verbeteren aanwe
zig zijn in de dagelijkse praktijk. We gebruiken de elementen echter anders
en combineren ze niet.
Om de provenance-methode bruikbaar te laten zijn, moet echter nog veel
gebeuren en de inventaris is daar één schakel in. Intellectueel gezien, biedt de
indiceer-methode minder mogelijkheden omdat de inhoud van archieven niet
volledig in trefwoorden weer te geven is. Maar daarmee mag die methode niet
zonder meer als ongeschikt verworpen worden. Onderzoek naar mogelijkhe
den en begrenzingen van beide methoden moet op gang komen, want in de
komende vijf jaren zullen ingrijpende beslissingen genomen worden. Dat houdt
in uitwisseling van ideeën en ervaringen van archivarissen onderling, van ar
chivarissen met andere gegevensbeheerders, zoals bibliothecarissen en docu
mentalisten, en last but not least, van archivarissen met gebruikers.
Noten
1 This article was originally written as a product
of the author's participation in the 1986 Re
search Seminar on Modern Historical Docu
mentation at the Bentley Historical Library,
University of Michigan. The 1986 seminar was
jointly funded by the Andrew W. Mellon
Foundation and the National Endowment for
the Humanities, a federal agency. The author
gratefully acknowledges this assistance.
2 Met name wil ik hier mijn 'mede-fellows' Da
vid Bearman en Avra Michelson noemen en
danken voor de inspirerende discussies die ik
met hen mocht hebben.
3 'Rede van de Voorzitter', in: Nederlandsch Ar
chievenblad 8 (1899-1900) 8-12.
4 S. MULLER FZ., J.A.FEITH EN R. FRUIN TH.AZ.,
Handleiding voor het ordenen en beschrijven
van archieven (Groningen 1920, 2e dr.) 68.
5 Lexicon van Nederlandse Archieftermen ('s-
Gravenhage 1983) 52.
6 h.a.taylor, The Arrangement and Descripti
on of archival materials (München 1980) 16.
7 p. J. horsman, 'De technologie van het gezond
verstand: het herkomstbeginsel en de compu
ter', in: Nederlands Archievenblad 90(1986)
107-114.
8 Ibidem, 112.
9 p. soetaert, 'Archival Automation by means
of mainframe computers: the case of the Rapi-
de system in the Katholiek Documentatie Cen
trum in Nijmegen', in: ADPA vol.5, nr. 1(1985)
31-50.
10 Interimrapport van de projektgroep Geautoma
tiseerd Archievenoverzicht Systeem (Arn
hem/Den Haag 1986) 6.
11 Ibidem 8.
12 Towards Descriptive Standards, Report and re
commendations of the Canadian working
group on archival descriptive standards (Otta
wa, 1985); l. cardinal e.a., Les Instruments
de recherche pour les archives, La Pocatiêre
1984.
13 u.haller, 'Processing for Acces', in: Ameri
can Archivist, vol.48, nr. 4, Fall 1985, 400-
415. f.boles, 'Disrespecting Original Order',
in: American Archivist, vol.45, nr. 1, Winter
1982, 26-38.
14 d. a. bearman, r.h.lytle, 'The Power of the
Principle of Provenance', in: Archivaria 21
(Winter 1985-1986), 14-27.
15 Eindrapport van de commissie Archieven en
Hoger Onderwijs, in: Nieuws van Archieven 5
(1986) 125-132.
296
16 f. braudel, The Mediterranean and the Medi
terranean World in the Age of Philip II, vol.1
(New York, 1972), 18.
17 r.h.lytle, 'Intellectual Access to Archives: I.
Provenance and Content Indexing Methods of
Subject Retrieval', in: American Archivist, vol.
43, nr. 1 Winter 1980, 64-75; idem, 'Intellectu
al Acces to Archives, n. Report of an Experi
ment comparing Provenance and Content In
dexing Methods of Subject Retrieval', in:
American Archivist, vol.43, nr. 2, Spring 1980,
191-207; idem, Subject Retrieval in Archives:
A Comparison of the Provenance and Content
Indexing Methods (Ph.D. diss., University of
Maryland, 1979).
18 Mondelinge mededeling D. Bearman augustus
1986.
19 d.a.bearman, 'Who about What' or 'From
Whence, Why and How': Establishing Intellec
tual Control Standards to Provide for Acces to
Archival Materials. Conference on Archives,
Automation and Acces (University of Victoria
Press, 1986); idem, Actions: a unifying
construct of Cultral repository information
systems (paper Mellon Seminar 1986, niet ge
publiceerd).
20 TH. J. poelstra, Hollands Stadsarchief, Rotter
dam 1986 (2de druk).
21 Lexicon van Nederlandse Archieftermen
('s-Gravenhage 1983) 19.
22 d.a.bearman, r.h.lytle a.w.
23 Report of the Functions Vocabulary Meeting
17 december 1985 en Ad Hoc Committee on
Function Vocabulary 1 maart 1986.
24 n.a.sahli, 'Interpretation and Application of
the amc format', in: American Archivist
vol.49, nr. 1, Winter 1986, 9-29; s.l.hensen,
'The Use of Standards in the Application of
the amc format', in: American Archivist
vol.49, nr. 1, Winter 1986, 31-40. k.d.morton,
'The marc formats: an Overview', in: Ameri
can Archivist, vol.49, nr. 1, Winter 1986,
21-31.
25 Technische gegevens: het programma werkt op
een ibm pc/xt of ibm pc/at of compatible ma
chines, een 10 megabyte harddisk, 1 floppy
disk, 128k ram, 80 koloms scherm en printer;
prijs van het programma $995,—. De Rijks
Archiefschool beschikt over een demonstratie
schijf. Verdere informatie: Un. Archives and
Historical Collections, eg-13 Library Building,
Michigan State University, E.Lansing, mi
48824-1048.
26 a. s. michelson, Description and Reference in
the Age of Automation, nog niet gepubliceerde
lezing, gehouden op de 50th Annual Meeting
van de Society of American Archivists, Chica
go 30 augustus 1986.
Summary
The author argues that the introduction of automation in the readingroom
should start with a thorough analysis of methods in use by researchers in ar
chives. During his stay in the United States (summer '86) he found out that
our American colleagues have done some research in this field and are still
working on it. He explains the Provenance-method and Indexing-method as
tools for researchers, favoring the P-method which corresponds with proces
sing procedures already in use by Dutch archivists. He urges to make more
use of form of material, functions and other provenance elements in construc
ting databases as tools for research.
297
