inhoud van het archiefbestand kan invullen en van trefwoorden kan voorzien.
Het systeem biedt vervolgens de mogelijkheid het bestand op trefwoorden te
bevragen. Het amc format staat los van apparatuur en kan ook niet geauto
matiseerd gebruikt worden voor het beschrijven van archieven. Automatise
ring geeft echter de mogelijkheid tot bevraging in allerlei combinaties. Een van
de voordelen van de invoering van het amc format is dat de informatie natio
naal uitwisselbaar wordt. De meeste gebruikers van het amc format zijn aan
gesloten op het rlin netwerk, run is een nationaal on-line bibliografisch net
werk. Aangeslotenen, niet alleen archiefdiensten, maar ook andere instellingen
(bibliotheken) kunnen de centrale database bevragen op alle marc formats in
gevoerde gegevens, boeken, kaartbestanden en dergelijke. De gegevens van het
amc format kunnen op bestandsniveau opgevraagd worden, niet op stuksni
veau. Om een idee te geven: een vraag naar archieven betreffende Nederland
na 1900 leverde 21 hits op, dat wil zeggen in 21 ingevoerde beschrijvingen van
archiefbestanden komt Nederland voor in combinatie met de chronologische
aanduiding na 1900. Vervolgens kan men de archieven op het scherm de revue
laten passeren, zien wat voor soort archieven het betreft, vindplaats, omvang
en dergelijke. Uiteraard kent het systeem veel meer mogelijkheden.24
Michigan State University introduceerde tijdens het SAA-congres in augustus
1986 in Chicago het MicroMARC:AMC programma, een microcomputersysteem
dat men in huis kan gebruiken voor beheer en beschrijving van het eigen bestand.
Het heeft het amc format als uitgangspunt en heeft daarmee dus de mogelijk
heid de ingevoerde gegevens naar een netwerk door te geven.25
De voordelen voor het Amerikaanse archiefwezen die de invoering van het
amc format en de koppeling die daarmee mogelijk werd met het rlin netwerk
zijn groot:
1 het amc format dwingt de deelnemers tot gestandaardiseerde beschrijvingen.
Tot nu toe was van standaardisering op dat terrein geen sprake. Het amc for
mat is min of meer te beschouwen als een aanzet tot een nationale standaard
voor het beschrijven van archieven. Automatisering dwingt de Amerikaanse
collega's nu tot samenwerking.
2 het vergroot de beschikbaarheid van kennis over archieven daar de gegevens
raadpleegbaar zijn bij alle aangesloten instellingen, inclusief bibliotheken.
3 het versnelde de automatisering binnen archiefdiensten in hoge mate.
Naast de voordelen kleven er natuurlijk ook nadelen aan het systeem. Een van
de meest in het oog springende problemen is dat de bevraging, in navolging
van de in de bibliotheekwereld gangbare methoden, geheel afgestemd is op on-
derwerpsgewijze bevraging. Zoekmethoden gebaseerd op provenance zijn niet
mogelijk. Uniforme toekenning van trefwoorden is derhalve van cruciaal be
lang. Onlangs deed A. S. Michelson een onderzoek naar de complicaties die
het gebrek aan uniforme beschrijvingspraktijken met zich meebrengt voor het
gebruik van de rlin database.26 Zij zond 36 verschillende archiefdiensten die
het amc format gebruiken en op rlin zijn aangesloten, een door haar beschre
ven archief toe met het verzoek aan haar beschrijving trefwoorden toe te ken
nen. Vervolgens analyseerde zij de teruggezonden formulieren. Het bleek dat
door indiceerders in 21 archiefdiensten 162 verschillende trefwoorden waren
toegekend op het beschreven archief maar dat geen enkel trefwoord door alle
294
diensten was toegekend! Andere proeven leverden onveranderlijk eenzelfde
resultaat op. En dat terwijl de beschrijving van de collecties kant en klaar aan
alle archiefdiensten was toegezonden door de onderzoekster en dus niet door
de diensten zelf was gemaakt, wat natuurlijk normaal gebeurt.
Daarmee is niet gezegd dat de indiceerders hun werk slecht hadden gedaan.
Integendeel, volgens Michelson waren vrijwel alle trefwoorden zinnig en be
grijpelijk vanuit de achtergrond van het archief dat ze toegekend had. Het pro
bleem is de onvermijdelijke subjectiviteit van de indiceerder en de invalshoek
van de dienst waar hij werkt, de materie die van trefwoorden moet worden
voorzien: archieven. Archieven laten zich minder gemakkelijk vangen onder
een beperkt aantal trefwoorden dan boeken en de techniek (indiceren) is daar
mee zwakker. Een vergelijking tussen het marc format voor boeken en ar
chieven liet zien dat aan een boekbeschrijving gemiddeld 3 indextermen wor
den toegekend en aan een archiefbeschrijving 13. Wat in een klein systeem werkt
behoeft door output overload niet noodzakelijkerwijs even goed in een groot
systeem te werken.
Hoewel niet in het onderzoek betrokken moet ook de factor tijd niet uitge
vlakt worden. Om trefwoorden aan te kunnen geven moet men zich terdege
in de inhoud van de stukken verdiepen, een tijdrovende bezigheid, tijdroven
der dan de huidige toch algemeen als omslachtig en tijdrovend beoordeelde
wijze van formeel beschrijven.
Michelson betwijfelt of zoekstrategieën ontwikkeld voor bibliotheken wer
kelijk als model kunnen dienen voor de archiefwereld vanwege het grote aan
tal indextermen, de minder consistente van het materiaal en de andere vraag.
Maar zij verwerpt de ingeslagen weg op basis van haar bevindingen zeker niet
als onbruikbaar zoekinstrument. De genoemde voordelen wegen op tegen de
nadelen maar een bezinning en aanpassingen zijn noodzakelijk om de effecti
viteit te verhogen.
Slot
In het bovenstaande heb ik proberen aan te geven dat het denken over auto
matisering van 'de dienstverlening' dient te beginnen bij de gebruiker. Over
zijn profiel, over zijn wensen en over zijn werkmethoden is nog te weinig be
kend om een onderbouwd antwoord te kunnen geven op de vraag, hoe beschik
baarstelling in geautomatiseerde vorm gestalte moet worden gegeven. Die
onbekendheid betreft zowel zoekstrategieën als daarop aansluitende ontslui
tingsmethoden. Het is heel wel mogelijk dat voor verschillende instellingen die
vragen verschillend beantwoord zullen worden en dat het 'geautomatiseerde
antwoord' van die diensten ook verschillend zal zijn. Wil de klant een infor
matiesupermarkt, of juist een straat met speciaalzaken, of misschien wel alle
bei? Maakt hij gebruik van de provenance-methode of van de content-indexing-
methode of zijn er nog andere wegen? Beide hierboven besproken methoden
hebben hun beperkingen. We weten dat van de inventaris en soortgelijke op
provenance gebaseerde toegangen, we weten het ook van indices. Beide zijn
voor verbetering vatbaar. Vooralsnog lijkt mij deprovenance-methode, zijn
de de methode die specifiek is aan de benadering van de archivaris, op den
295
