en function als wezenlijke elementen in het op provenance gestoelde zoekpro
ces. 19 Form of material, de vorm waarin iets is weergegeven. Daarmee wordt
niet zozeer de materiële vorm bedoeld alswel de inwendige, de redaktionele
vorm van een stuk, de vorm als middel om bepaalde informatie in weer te ge
ven in een bepaalde cultuur. De materiële vorm is in wezen ondergeschikt aan
de redaktionele vorm. Een testament is een testament, ongeacht of het op een
bananenschil is opgemaakt of op een vel perkament. Nederlandse archivaris
sen gebruiken het element redaktionele vorm van een stuk traditioneel al veel,
vooral in de beschrijvingstechniek en bij het ordenen. Een belangrijk deel van
de in het Lexicon opgenomen termen betreft de redaktionele vorm der stuk
ken. Als zoekmiddel heeft het wel enige aandacht gekregen, het is bij voor
beeld het uitgangspunt van Poelstra's Hollands Stadsarchief20maar over het
algemeen wordt er weinig mee gedaan.
Ook met het begrip function is de Nederlandse archivaris niet onbekend.
Ordening naar functie is bij voorbeeld een geaccepteerde methode. Paragraaf
13 van het Lexicon definieert ordening naar functie als 'de methode om
de afdelingen van een archief te ontlenen aan de taakonderdelen van de instel
ling' ...21 De stukken zijn de neerslag van de uitoefening van bepaalde func
ties. Bearman theoretiseert in zijn artikel 'Power of Provenance' verder op
het begrip functie.22 Functies zoals registreren, beschikken, toestaan etc. staan
los van bepaalde instellingen (net zoals de redaktionele vorm van stukken),
ze zijn onafhankelijk van het uitvoerende lichaam of de uitvoerende persoon.
Wie ook registreert, beschikt of toestaat, en waar ook, het produkt, de redak
tionele vorm van de stukken, zal hetzelfde zijn (bij voorbeeld een beschikking).
Functie is gelijk te stellen met taak. Redaktionele vorm en functie/taak zijn
bij het traceren van een bepaald archief en daarbinnen (mits de ordening van
het archief dat toestaat) belangrijke zoekmiddelen. Het zijn aanknopingspun
ten in het zoekproces, vooral in het hoofd van de archivaris, soms in zijn kaar-
tenbakje. Bearman, in een poging het zoekproces gebaseerd op provenance
- dus op basis van gegevens die men ontleent aan kennis over organisaties
en hun inrichting en taken-te verbeteren, stelt voor form en function expli
ciet te maken. Dat kan door lijsten aan te leggen met redaktionele vormen
en taken. Aan een lijst met redaktionele vormen, het Lexicon is daartoe al
een goede aanzet, kunnen vervolgens meer specifieke vormen gekoppeld wor
den. Bij voorbeeld, aan de redaktionele vorm 'register' kan een database met
specifieke register gekoppeld worden, wellicht in de vorm van de broncom
mentaren.
Daarnaast zou een lijst met functies/taken ontwikkeld kunnen worden. Bear
man zelf heeft met een studiegroep een aanzet gegeven tot een dergelijke list
of functions.23 Aan deze lijst kan vervolgens, net zoals bij de 'redaktionele
vormenlijst' een database gekoppeld worden met typen organisaties en met
specifieke organisaties met daarin naam, ontstaansreden, functies en dergelij
ke. Ook die gegevens verzamelen wij al. Ze zijn ondermeer terug te vinden in
de inleiding van inventarissen, staatsalmanakken en dergelijke. Veel van de
gegevens betreffende organisaties kunnen al in een vroeg stadium opgetekend
worden, bij voorbeeld bij het selectie- en vernietigingsproces. De Centrale Ar
chief Selektiedienst zou daarin een belangrijke rol kunnen spelen. Het is dan
echter zaak de gegevens in een gestructureerd format te gieten. Zo doorrede-
292
nerend zou het zoekproces vergemakkelijkt kunnen worden door gegevens over
archiefvormers, taken, redaktionele vormen en huidige vindplaatsen aan el
kaar te koppelen en deze gegevens in bestanden beschikbaar te stellen.
Het bewust bij elkaar brengen van de genoemde gegevens om daarmee het
zoekproces te verbeteren, staat los van automatisering. Automatisering van
de gegevensbestanden maakt het echter gemakkelijker onderlinge relaties te
leggen. Daardoor wordt het zoekproces verbeterd. Het interessante is dat in
Nederland op allerlei onderdelen al veel gegevens gestructureerd verzameld zijn
of worden - Lexicon, broncommentaren, archievenoverzichten, inventarissen -
maar dat er niet aan gedacht is ten behoeve van het zoekproces de losse onder
delen aan elkaar te koppelen. De Amerikanen die wat betreft standaardisatie
en het provenance gerichte werken achter liggen, denken wel onmiddellijk aan
koppeling van gegevensbestanden en in geautomatiseerde systemen.
Bearman dacht in zijn artikel vooral aan een zoekstrategie op macroniveau,
leidend tot een bepaalde organisatie. De toegangen op een archief zelf betrok
hij niet in zijn beschouwing. Het sloot dat echter niet uit. Het is verklaarbaar
omdat de wijze van inventariseren in de Verenigde Staten een dergelijke zoek
methode niet toestaat. Lytle dacht met zijn Provenance-methode wel aan be
vraging van archieven op microniveau. In ons land moet het gezien onze wijze
van ordenen en beschrijven mogelijk zijn de p-methode te gebruiken tot op
het microniveau.
Toegankelijk maken met trefwoorden
Zoals al eerder naar voren gebracht, hebben de Amerikanen met automatise
ring in eerste instantie een andere weg gekozen. Zij zijn begonnen met het op
zetten van een geautomatiseerd zoeksysteem en zij hebben daarbij aansluiting
gezocht en gevonden bij in de bibliotheekwereld gangbare methoden. Sinds
ruim een jaar werken zij met het USMARCAMC format, amc staat voor Archi
val and Manuscript Control (voor een goed begrip, archives zijn in de Vere
nigde Staten openbare archieven, manuscripts particuliere archieven), marc
is de afkorting voor MA chine Readable Cataloging, een systeem ontwikkeld
en bijgehouden door de Library of Congress.
De ontwikkeling van de marc formats is begonnen eind jaren zestig. Het
zijn gestandaardiseerde formulieren voor beschrijving van verschillende typen
materiaal, boeken, periodieken, kaarten etc. In 1977 stelde de Society of Ame
rican Archivists een werkgroep in, de National Information Systems Task Force
(nistf) om te onderzoeken hoe een nationaal archiefinformatiesysteem er uit
zou kunnen zien. nistf besloot uit pragmatische overwegingen aansluiting te
zoeken bij de reeds bestaande marc formats en het bestaande maar door ar
chiefdiensten als onbruikbaar beschouwde manuscript format te herzien. Dit
diende uiteraard te geschieden in samenwerking met de beheerder, de Library
of Congress en bibliotheekorganisaties. Het eindresultaat, het amc format,
kwam begin 1985 gereed en wordt sindsdien in een groot aantal archiefdiensten
gebruikt. Het format telt 77 velden die naar eigen inzicht en behoefte gebruikt
kunnen worden. De velden bieden mogelijkheden voor beheer en retrieval. Een
van de centrale velden is het inhoudsveld waar men een beschrijving van de
293
