een gatenkaas en dat kan ook niet anders gezien de enorme hoeveelheid mate
riaal. Dat geldt in toenemende mate naar mate men verder in de twintigste eeuw
komt. Hoeveel archiefjes zijn niet 'herontdekt' bij het verzamelen van gege
vens voor de archievenoverzichten? Laat staan dat te overzien valt wat voor
soort onderzoek met de inhoud van bepaalde archieven of archiefstukken ge
daan kan worden. Het is dan ook onmenselijk van archivaris en onderzoeker
te verwachten dat hij een volledig overzicht heeft.
Om aan die situatie iets te doen, eventueel met behulp van de computer, is
het nodig meer inzicht te krijgen in de samenstellende delen van het zoekproces.
archivaris
vraag
antwoord
Wat gebeurt er in de vierhoek? Wat is de toegevoegde waarde van de archiva
ris? Hoe kunnen we die toegevoegde waarde expliciet maken, ondersteunen
en voor iedereen toegankelijk? Hetgeen volgt is niet meer dan een voorzichti
ge poging anderen aan het denken te zetten.
Het verwijstraject kan als volgt verlopen:
1 Bezoeker heeft een vraag over een bepaald onderwerp
2 Archivaris zal onderwerp relateren aan een (redaktionele) vorm van archiefstuk
ken die informatie over het onderwerp kunnen bevatten
3 Archivaris legt relatie met functie of taak en gaat vervolgens na
4 welk type organisatie die taak uitoefent/oefende
5 Daaruit volgt dan de naam van een specifieke organisatie
Bovenstaande traject zal, afhankelijk van de vraag, anders verlopen, bij voor
beeld via 'functie' of 'taak' naar '(type) organisatie' en 'redaktionele vorm'.
Soms zullen 2 en 3 of zelfs 4 overgeslagen worden, maar dat doet niet af aan
het feit dat het toch alle elementen zijn met behulp waarvan een archief(stuk)
gelokaliseerd wordt.Vervolgens pakt hij een inventaris en kan het proces op
nieuw uitgevoerd worden, nu door de onderzoeker. De onderzoeker vraagt zich
af welke afdeling de specifieke taak of functie vervulde, die resulteerde in de
redaktionele vorm van het stuk dat hij wil raadplegen. Hij combineert dat met
chronologische en andere gegevens en vindt het betreffende stuk waarin het
antwoord op zijn vraag wellicht te vinden is. Wellicht, want de inventarisbe
schrijving licht hem meestal niet voldoende in over de inhoud van het stuk.
Geven we het proces schematisch weer dan ziet het er als volgt uit.
290
vraag
onderwerp
nalatenschap heer OBB te R.
testament
functie taak
type organisatie
specifieke organisatie
registreren
notarissen
notaris te R.
vorm
functie
archiefscheppende afdelingen
antwoord?
testament
reeistreren
bureau x
inhoud testament heer OBB
Nu weet ik dat in dit voorbeeld het vinden van het betreffende stuk eenvoudi
ger is dan meestal het geval zal zijn omdat bekend is in welke plaats heer OBB
zijn testament heeft laten opmaken en dat R. zoals bekend verondersteld mag
worden een klein plaatsje is met slechts één notariskantoor. Interessant is na
tuurlijk in dit voorbeeld weer dat kennis van het bestaan van het centrale testa-
mentenregister het proces sterk zou kunnen beïnvloeden. Zoals gezegd, zijn
ongetwijfeld nog talloze voorbeelden te noemen waar het zoekstaatje anders
verloopt of niet tot een oplossing leidt, maar genoemde elementen in welke
volgorde dan ook deel uitmaken van het zoekproces.
Het gedeelte van het zoekproces boven de lijn speelt zich af onafhankelijk
van fysieke stukken. Het is het vertaalproces van de archivaris. Bij het proces
onder de lijn blijven de stukken fysiek eveneens nog buiten beschouwing, maar
hier wordt als hulpmiddel gebruikt de inventaris. Het lijkt erop dat de elemen
ten vorm, functie/taak en organisatie (algemeen en specifiek) een belangrijke
rol spelen in het zoekproces. Het expliciet maken van die onderdelen, zodanig
dat de informatie gestructureerd en vrij toegankelijk beschikbaar is, zou het
zoekproces aanzienlijk kunnen vergemakkelijken.
Wat wordt precies bedoeld met vorm en functie/taak? De Amerikaan
D. Bearman, tot voor kort verbonden aan de Smithsonian Institution in Was
hington DC en voormalig directeur van nistf, de nationale stuurgroep voor
automatisering van de Society of American Archivists, heeft in meerdere arti
kelen, gepubliceerd en ongepubliceerd, aandacht besteed aan form of material
291
