all the documents available to me in archives, no matter how hard I tried. I
know in advance that (my) conclusions will be examined, discussed and repla
ced by others and I am glad of it. That is how history progresses and must
progress'.16
Ontsluitingsmethoden
Voordat wij tot automatisering van bestanden ten behoeve van bezoekers over
gaan, is het van belang meer systematisch hun zoekmethoden in kaart te bren
gen. In dat verband is in 1980 een interessant onderzoek gepubliceerd door
R. Lytle in The American Archivist,17 Lytle vergeleek daarin twee zoekmetho
den die hij aanduidde als de p-methode (p provenance) en de ci-methode
(ci content indexing). De p-methode zou omschreven kunnen worden als de
klassieke zoekmethode gebaseerd op ordening van een archief volgens het
bestemmingsbeginsel en de mogelijkheden die die ordening biedt. In de p-
methode legt men relaties tussen organisaties, functies, taken en dergelijke.
Informatie in de zuivere p-methode wordt louter en alleen verkregen uit gege
vens over de archiefbestanden, de activiteiten van de archiefcreërende instan
tie en de organisatie of structuur van het archief.
De ci-methode komt voort uit de wereld van het bibliotheekwezen en wordt
in Amerikaanse archieven wel als primaire ontsluitingsmethode gebruikt. Bij
de ci-methode wordt de vraag naar een bepaald onderwerp gekoppeld aan een
index op het archiefbestand. Het is de manier waarop algemeen databases be
vraagd worden. De bevraging is minder indirect, het gaat om de inhoud van
het archief of de archiefstukken, door trefwoorden toegankelijk gemaakt.
In de praktijk worden door onderzoekers beide methoden door elkaar ge
bruikt, maar Lytle had ze ten behoeve van zijn onderzoek gescheiden. Twee
groepen onderzoekers dienden in zijn onderzoek dezelfde vragen te beantwoor
den, dezelfde onderwerpen te vinden, de ene groep met behulp van de p-
methode, de andere met de ci-methode. Lytle vergeleek vervolgens de resul
taten en zijn conclusies zijn de moeite waard om kennis van te nemen. Voor
die archivarissen onder ons die dachten dat ze maar een fractie van de relevan
te documenten te voorschijn konden halen, is Lytle's studie het bewijs. Hun
veronderstelling is juist, maar het gold in gelijke mate voor beide methoden.
Geen der onderzoekers kreeg alle aanwezige informatie boven water. De re
sultaten van de p-methode vertoonden een gelijkmatiger beeld, die verkregen
met behulp van de ci-methode telde meer uitschieters naar boven of naar be
neden. Anders gezegd, beide methoden gaven gemiddeld een 7 te zien, de p-
methode kwam meestal tot die 7, de ci-methode scoorde soms een 4 en soms
een 10. Op zichzelf was dat een verrassing voor Lytle, omdat algemeen, ook
in Nederland dunkt mij, de p-methode als minder adequaat gezien wordt en
men van de schijnbaar hoge kwaliteit van de informatie verkregen met behulp
van de ci-methode. Als bij de ci-methode het gevraagde onderwerp niet in de
index was opgenomen, dan was men beter af met de p-methode. Kwam het
onderwerp wel voor in de index dan was het resultaat uiteraard ook direct zeer
hoog. De p-methode blijkt meer mogelijkheden te hebben dan de eigen aan
hangers (in de v.s. een kleine groep) gedacht hadden, concludeert Lytle. Het
zwakke punt in de ci-methode is de afhankelijkheid van de indiceerder.
Een tweede interessant punt in Lytle's onderzoek is dat bleek dat de mate van
ervaring van de onderzoeker met zijn eigen zoekmethode een grote invloed had
op het succes van de methode. In beide gevallen hadden onderzoekers met hun
eigen methode de hoogste resultaten.
Om de p-methode succesvol te kunnen hanteren, moet de onderzoeker veel
informatie verzameld hebben over organisaties, taken en dergelijke. Of, het
alternatief, hij moet vertrouwen op de kennis van die materie van de archiva
ris. Gezien de verschillen in kennis, ervaring en interessen van de archivaris
en gezien het feit dat ook een archivaris maar een mens is, kan dat niet anders
dan een hachelijke onderneming zijn.
Daartegenover staat dat het bevragen van een database of het werken met
indices, zeker wanneer ze geautomatiseerd zijn, ook de nodige kennis bij de
gebruiker veronderstellen. Ook hier is van een vraagtechniek sprake die men
niet altijd een, twee, drie onder de knie heeft. Men behoeft maar naar de ont
moedigend dikke handboeken te kijken die naast de meeste terminals staan
opgesteld, om er van overtuigd te zijn dat ook die methode nog weinig gebrui
kersvriendelijk te noemen is. In de Verenigde Staten is men zelfs doende een
softwareprogramma te ontwerpen dat de onderzoeker helpt onderzoek in da
tabases te doen.18
Bij de ci-methode is men niet zozeer afhankelijk van de kennis van de ar
chivaris als wel van de kwaliteit van de indiceerder, die de trefwoorden heeft
toegekend. Het is geen 'waardevrije' methode. Immers, de indiceerder bepaalt,
vanuit zijn invalshoek, voor de gebruikers, welke aanknopingspunten er zijn.
Men is overgeleverd aan de door de tijd wisselende waarden en inzichten van
de indiceerder en de taalkundige begrippen die hij hanteert. Op de problemen
daaromtrent kom ik later nog terug. Vast staat dat intellectueel gezien men
door middel van indiceren nooit alle vraagstellingen bevredigend kan dekken.
Automatisering van de 'Provenance-methode'; een uitwerking
Ik ga hier wat dieper in omdat het de 'klassieke' methode is die de Nederland
se archivaris hanteert en die als zodanig ook herkenbaar is. Tevens is de voor
de archivaris meest 'typische' methode, de methode waarmee hij zich onder
scheidt van andere gegevensbeheerders. Het zoeken van bepaalde gegevens in
een archief geschiedt met behulp van kennis over de archiefvormende instel
ling, de organisatie en de samenhang der stukken.
Hoe kunnen wij de p-methode in een geautomatiseerde vorm gieten of on
dersteunen met geautomatiseerde bestanden? Het zwakke punt in deze methode
is de voorkennis die nodig is om goede resultaten te verkrijgen. Eigenlijk is
het probleem dat het zo moeilijk is met de beschikbare middelen aan de vereis
te voorkennis te komen. De gegevens zijn verspreid in meerdere gegevensbestan
den meestal wel aanwezig, verstopt in voorwoorden van inventarissen, alma
nakken, jaarverslagen en dergelijke. Men is genoodzaakt die kennis op te doen
door ervaring, door studie of door bemiddeling van de archivaris die op zijn
beurt weer kaartenbakjes en handboeken tot zijn beschikking heeft ter on
dersteuning van zijn geheugen. Een goede archivaris kent zijn archieven en
weet zelfs veel te vertellen over archieven buiten zijn gebouw. Maar het blijft
289
288
