derland achter. Automatisering dwong de Amerikaanse archivarissen echter
tot vormen van samenwerking en standaardisering en daarmee is nu een begin
gemaakt.
In de afgelopen vier jaar zijn zij er in geslaagd een gemeenschappelijk for
mat te ontwikkelen voor uitwisseling van gegevens uit archiefbestanden. Er
is een begin gemaakt met een nationaal on-line bevraagbaar archief
informatiesysteem. Daarbij is aansluiting gezocht bij in de bibliotheekwereld
reeds bestaande informatiesystemen. Automatisering en de keuze om aanslui
ting te zoeken bij bibliotheekinformatiesystemen hebben geleid tot hernieuw
de aandacht voor theorievorming op het terrein van terminologie en orde
ning.12 Het heeft bijvoorbeeld geleid tot een herbezinning op het principle of
provenance, een beginsel dat door onze Amerikaanse collega's veel minder strin
gent wordt toegepast. U. Haller's artikel 'Processing for Acces' dat de voor
delen van provenancial arrangment beschrijft, is niet veel meer dan een be
schrijving van de ordeningsmethoden zoals de Nederlandse archivarissen die
sinds jaar en dag gebruiken maar die voor onze Amerikaanse collega's 'iets
nieuws' is.13
Opvallend is dat het in de Verenigde Staten juist een aantal automatiseer
ders pursang is dat tot een herwaardering (lees: opwaardering) van het princi
ple of provenance als zoekinstrument pleit. Zeer lezenswaardig is het artikel
van D.Bearman en R.Lytle, 'The Power of Provenance'.14
De gebruikers, vraagstellingen en methoden van onderzoek
Over de volgorde in de aanpak van automatisering kan verschillend gedacht
worden, maar begint men met automatisering van de eigen werkzaamheden
dan is toepassing van de mogelijkheden van de computer ten behoeve van het
beschikbaar stellen in de studiezaal een logische stap.
Het denken over automatisering van het beschikbaar stellen dient te begin
nen bij de gebruiker. Het dient te beginnen met een onderzoek naar de gebrui
kers van de archieven, naar de wijze waarop zij gebruik maken of zouden wil
len maken van de archieven. Zij maken op dit moment gebruik van ons niet
geautomatiseerde gegevensbestand, zij moeten betrokken worden bij de ont
sluitingswerkzaamheden, nu automatisering nieuwe mogelijkheden biedt. Wat
weten we eigenlijk van onze bezoekers? Wie zijn het, wat willen zij weten en
hoe gaan ze te werk? Op de eerste vraag is een antwoord te geven. Aantallen
zijn over het algemeen bekend; allerlei onderverdelingen, in genealogische en
niet-genealogische onderzoekers, worden in jaarverslagen vermeld. Maar op
het terrein van de door hen gebruikte of wenselijk geachte toegangen is, voor
zover mij bekend, weinig fundamenteel onderzoek gedaan. Het dichtst bij de
ze vraagstelling kwam de in 1982 door de Vereniging ingestelde Commissie Ar
chieven en Hoger Onderwijs. In die Commissie is aandacht besteed aan de vraag:
wat kan het archief van studenten verwachten en wat mag de student uit het
hbo en universitair onderwijs van archieven verwachten? De belangrijkste
constateringen waren dat vooral aan de kant van de studenten betere voor
lichting over de mogelijkheden van het archief en betere voorlichting over ont
sluitingsmethodieken tot een beter resultaat zou kunnen leiden. Over de be-
286
schikbare toegangen als zodanig werd niet gesproken, noch over de wenselijk
heid van andere toegangen, noch over de mogelijkheden van automatisering.15
Ook het eerder aan gebruikers gewijde congres van de Vereniging in Utrecht
in 1979 heeft weinig aan het licht gebracht dat tot een fundamentele herbezin
ning aanleiding kon geven. Maar gezegd moet worden dat in beide gevallen
automatisering nog achter de horizon lag. Alleen de broncommentaren kun
nen gezien worden als een vrucht van een dergelijke herbezinning, maar ook
daar was automatisering niet in het geding.
Voor methodologie van het archiefonderzoek geldt hetzelfde, dat wil zeg
gen, zowel aan de universiteit als de archiefschool wordt aandacht besteed aan
het vak, echter altijd uitgaande van de bestaande hulpmiddelen. Onderzoek
naar nieuwe mogelijkheden heeft minder aandacht. Willen wij echter overgaan
tot automatisering van het beschikbaarstellingsproces, willen we weten waar
automatisering ons kan ondersteunen, dan moet begonnen worden met een
systematisch onderzoek naar dit proces, naar de aard van de bezoekers, hun
vraagstellingen en hun zoekstrategieën. Systematisch, want bij voorbeeld op
het laatstgenoemde terrein weten we meer uit ervaring dan uit systematisch
onderzoek.
Iedere chef studiezaal kan uit eigen waarneming zonder dralen uiteen zetten
hoe het onderzoek- en vraagproces in elkaar steekt. Hij is daarin zelf namelijk
een onmisbare schakel. Om te beginnen hebben veel onderzoekers moeilijkhe
den met het formuleren van hun vraag. De oorsprong van de vraag komt veel
al voort uit citaten uit literatuur of uitgegeven bronnen. Vaak zullen vragen
neerkomen op vragen naar namen of onderwerpen. Als de literatuur goed gean
noteerd is, zal de beantwoording weinig problemen opleveren en kan het be
trokken archiefstuk snel teruggevonden worden. Weinig bezoekers zullen recht
streeks naar een archiefstuk of bestanddeel vragen. Meestal zal de archivaris
de vraag van de bezoeker naar een archief toe moeten vertalen. Onduidelijk
is in hoeverre de bezoeker zijn vraag aan de archivaris al afstemt op de (be
perkte) mogelijkheden die hem in het zoekproces ter beschikking staan. Vraagt
hij wat hij wil vragen of wil hij eigenlijk iets anders weten. Sommigen hebben
een specifieke vraag, bij voorbeeld genealogen, anderen hebben een meer al
gemene vraagstelling. Zij willen bij voorbeeld iets weten over de houding van
de overheid jegens de kerk in de negentiende eeuw. De laatste categorie onder
zoekers zal, gebruik makend van archievenoverzichten en archiefschema's in
inventarissen, allerlei archiefbestanddelen raadplegen en zelf al doende zijn
vraagstelling bijstellen. Het verschil tussen de eerste en de tweede vraagsteller
is dat de eerste één antwoord wil hebben op een specifieke vraag en niet tevre
den is voordat hij dat antwoord heeft. De tweede vraagsteller is uit op meer
algemene noties. Hij behoeft niet alle beschikbare informatie te zien. Zodra
hij voldoende gegevens heeft om zich een beeld te vormen, zal hij stoppen.
Hij weet dat hij niet alles kan zien en legt zich daarbij neer. Degenen die dat
doen, bevinden zich overigens in het goede gezelschap van niemand minder
dan Fernand Braudel. In de inleiding van zijn geschiedenis van de wereld van
de middellandse zee ten tijde van Filips II zegt hij: 'No history can be writ
ten without precise knowledge of the vast resources of its archivesTo prospect
and catalogue these mines of purest historical gold, would take not one life
time, but at least twenty. Need I confess that I have not been able to examine
287
