Dat die vrees niet geheel ongegrond was, bewijst misschien het artikel van
P. J. Horsman in de laatste aflevering van het Nederlands Archievenblad wel,7
dat hij aan dit onderwerp wijdde en waarvan ik de conclusies deel. Slechts bij
zijn onderschrijving van 19 van de Handleiding dat bij de ordening van het
archief slechts in de tweede plaats op de belangen van het historisch onder
zoek mag worden gelet, plaats ik een voorzichtig vraagteken.8 Ik denk dat door
toepassing van het bestemmingsbeginsel de belangen van de historische on
derzoeker zeer wel zijn gediend.
De computer als katalysator in het denken over ontsluiting
Hoewel dan niet tot een overhaast overboord gooien van onvolprezen waar
den, tot een opnieuw overdenken en heroverwegen van onze methoden dienen
de nieuwe mogelijkheden die automatisering ons biedt, wel aan te zetten. Want
wat in de dagen van Muller nog niet mogelijk was, is dat nu wel. Heeft men
de archiefstukken volgens bepaalde principes en methoden geordend, dan is
het vervolgens mogelijk om ongestraft de volgorde van de stukken te verande
ren en chronologisch, alfabetisch of naar onderwerp te sorteren en af te druk
ken. De originele ordening loopt daarbij geen gevaar en blijft gehandhaafd.
In Mullers' dagen daarentegen moest gekozen worden: chronologische, on-
derwerpsgewijze of originele orde. Het Katholiek Documentatie Centrum in
Nijmegen maakte in Nederland als eerste gebruik van de door de computer
geboden mogelijkheden. Met het Rapidesysteem kan na ordening, in principe
volgens de klassieke methode, onderwerpsgewijze bevraging plaatsvinden over
het gehele archievenbestand inclusief bibliotheek en fotocollectie.9
De computer heeft echter zeer veel toepassingsmogelijkheden, zoveel dat wij
de implicaties ervan op ons werk en onze werkwijzen nauwelijks kunnen over
zien. De ontwikkeling gaat zo snel dat onze theorievorming steeds verder ach
terop dreigt te geraken. Hetzelfde geldt voor de toepassingsmogelijkheden. Het
is verontrustend te zien dat artikelen in vakbladen over automatisering die ver
schenen zijn eind zeventig begin tachtig, al hopeloos verouderd en achterhaald
zijn. En het aantal publikaties lijkt eerder terug te lopen dan toe te nemen.
Nadat aanvankelijk, mede door de activiteiten van de stuurgroep van de Ver
eniging, veel in gang is gezet, is er nu een stilte in gevallen, juist op een mo
ment dat links en rechts ervaringen worden opgedaan, belangrijke beslissin
gen genomen moeten worden en uitwisseling van ervaringen essentieel is.
Toegankelijk maken en beschikbaar stellen
In het verdere betoog zal ik mij concentreren op één aspect in het bijzonder,
het toegankelijk maken en beschikbaar stellen in relatie tot automatisering.
Met het oog op die automatisering is het van belang vast te stellen dat Neder
landse archivarissen in het proces van toegankelijk maken en beschikbaar stellen
voordat er van automatisering sprake was, standaardisatie van hun werkwij
zen altijd al belangrijk achtten, niet zozeer met het oog op toekomstige auto
matisering, maar meer met het oog op eigen en gebruikersgemak. Het is ver-
bazend te kunnen concluderen dat Nederland in dat opzicht, ondanks onze
onvolprezen individualiteit en eigen wijsheid, wat dat betreft gunstig afsteekt
bij het buitenland. Nederlandse archivarissen gebruiken vrij consequent over
eengekomen ordenings- en beschrijvingsmethoden, ze hanteren één termino
logie en ze hebben het klaar gespeeld een uniforme serie gidsen te laten ver
schijnen met daarin alle archiefbestanden in ons land. Samen met historici
vervaardigen zij broncommentaren die eveneens een grote mate van eenvor
migheid aan de dag leggen. En dat alles zonder dat automatisering daartoe
noodzaakte. Alle reden dus om aan te nemen dat ook ten aanzien van de auto
matisering een dergelijke eensgezindheid aan de dag gelegd kan worden. Te
meer daar standaardisatie in het geval van automatisering een bepalende fac
tor is ten aanzien van de kwaliteit van de output.
Het toegankelijk maken en beschikbaar stellen heeft binnen de archiefauto
matisering in Nederland nog geen hoofdrol gespeeld. Met uitzondering van
het Katholiek Documentatie Centrum in Nijmegen (in veel opzichten verge
lijkbaar met de vaak categorale Amerikaanse archiefinstellingen), ligt wat be
treft de automatisering de nadruk in archiefdiensten nu nog voornamelijk op
de interne processen, op het verwerven, verwerken en beheer van archiefbestan
den. De verbetering van de beschikbaarstelling is daarvan een afgeleide. In som
mige diensten gebruikt men de computer om bepaalde specifieke archiefbestan
den (bijvoorbeeld het notarieel) beter toegankelijk te maken, maar van een
algemene aanpak is nog geen sprake. Ook verbetering van het zoekproces heeft
nog weinig pennen in beweging gebracht.
Het systeem gaos van de Rijksarchiefdienst beperkt zijn bemoeienis uit
drukkelijk tot beheer: 'Dienstverlening valt er nadrukkelijk buiten. Bij deze
functie staat "de vraag" van de gebruiker centraal. Deze "vraag" is als het
ware het object van het proces dienstverlening en als zodanig niet van belang'.
De samenstellers van het rapport-GAOS vervolgen echter: 'De output van het
systeem gaos kan echter wel bijdragen tot verbetering van de kwaliteit van
de dienstverlening'.10 En onder het hoofdstuk 'Uitvoerende systemen' zien we
wel genoemd: samenstellen van archiefgidsen, archiefoverzichten, maken van
inventarissen en nadere toegangen.11 Met het subsysteem maïs (micro archief
inventarisatie systeem) worden 'klassieke' toegangen gecreëerd, zoals inven
tarissen. De wenselijkheid daarvan is vooralsnog buiten beschouwing gebleven.
In de Verenigde Staten is men met automatisering van het archiefproces juist
begonnen bij de dienstverlening. Automatisering van de eigen werkzaamhe
den, zoals acquisitie, beheer en dergelijke kwamen op het tweede plan en vol
gen nu. Het is verleidelijk deze 'publieksgerichte' keuze toe te schrijven aan
het feit dat het archiefwezen in de Verenigde Staten veel minder een overheids
zaak is dan in Europa. Amerikaanse archieven zijn veelal voortgekomen uit
historical societies, particuliere belangengroeperingen die zich tot doel stellen
de geschiedenis van stad of streek te documenteren. Zij hadden en hebben een
veel meer naar het publiek toe en veel minder intern op de overheid gerichte
juridische functie. Ook het volledig ontbreken van eensluidende ordenings-
en beschrijvingstechnieken en van een gemeenschappelijk geaccepteerde ter
minologie zijn op het ontbreken van een sterke centrale overheid terug te voe
ren. Op deze voor automatisering niet onbelangrijke punten liggen zij op Ne-
285
284
