De speld en de hooiberg
Over ontsluiting, beschikbaarstellen en automatisering
J. P. Sigmond
In 1982 ben ik eens begonnen aan een artikel, handelend over de inventaris als
toegang op archieven. Aanleiding daartoe was een bij mij opkomende erger
nis over de voortdurende klaagzangen die te horen waren over de slechte toe
gankelijkheid van archieven. Inventarissen zouden niet op de vraag van de ge
bruikers inspelen, onderwerpsgewijze ontsluiting zou dat wel doen en de
computer zou alle problemen oplossen. Tot publikatie is het toen niet geko
men. Het thema is mij echter bezig blijven houden en het is mij gebleken dat
de toen in mijn 'aanzet' gesignaleerde problematiek eerder aan actualiteit heeft
gewonnen dan verloren. Ik ga het derhalve nog eens proberen, hopelijk wat
wijzer geworden in de loop der jaren en gesterkt door gesprekken en observa
ties tijdens mijn verblijf in de Verenigde Staten. Daartoe in staat gesteld door
de Andrew W. Mellon Foundation en The National Endowment for the Hu
manities heb ik in de zomer van 1986 een maand lang onderzoek kunnen doen
in de Bentley Historical Library in Ann Arbor, Michigan.1 Doel van mijn ver
blijf was na te gaan wat er op het gebied van ontsluiting, beschikbaarstelling
en automatisering op dit moment gaande is in de Verenigde Staten en in hoe
verre wij in Nederland daaruit bepaalde consequenties kunnen trekken. Voor
gegevens betreffende de Amerikaanse situatie baseer ik mij op literatuur, 'ocu-
laire inspectie' en gesprekken met Amerikaanse collega's.2
Uitgangspunt van mijn artikel dat de status nascendi niet te boven kwam, was,
zoals aangegeven, de onvrede van archiefgebruikers met de belangrijkste toe
gang op archiefmateriaal die archivarissen voortbrengen, de inventaris. Die on
vrede is niet nieuw. Al in het begin van deze eeuw treft men in het Nederlandsch
Archievenblad discussie aan over dit onderwerp, waarbij die tussen de histori
cus P. J. Blok en S. Muller nog steeds tot de lezenswaardigste behoort.3
Mijns inziens valt veel van de gesignaleerde onvrede van de gebruikers terug
te voeren op het feit dat zij valse verwachtingen hebben van een inventaris, dat
hen niet altijd duidelijk is welke gedachten aan de inventaris ten grondslag lig
gen en dat zij daardoor een inventaris niet optimaal kunnen hanteren. Met na
me door de soms gedetailleerde beschrijvingen van de losse stukken wordt de
indruk gewekt dat in de inventaris het verstrekken van inhoudelijke informa
tie voorop staat, dat de inventaris een toegang is, ontworpen om de inhoud van
de stukken aan de gebruiker te onthullen. Dat is natuurlijk niet het geval en
het is ook nooit de bedoeling geweest. Al in de Handleiding lieten Muller, Fruin
en Feith daarover geen misverstand bestaan. Onder paragraaf 37 lezen wij:
'Bij het beschrijven van een archief sta op de voorgrond dat de inventaris slechts
als een wegwijzer behoeft te dienen; hij (de archivaris) geve dus een overzicht
van de inhoud van het archief, niet de inhoud der stukken.' Op de toelichting
op deze paragraaf blijkt nogmaals ondubbelzinnig wat bedoeld is: 'Hij die er
naar streeft den inhoud van elk stuk bekend te maken, verricht ongetwijfeld
een nuttig werk, maar hij maakt geen inventaris van het archief ,..'.4 Voor
het nader toegankelijk maken van stukken geeft de Handleiding vervolgens
verscheidene, bekende en beproefde hulpmiddelen zoals klappers, regesten etc.
Ook nu nog zegt het Lexicon van Nederlandse archieftermen kort en bon
dig onder nr. 109: 'Een archiefinventaris is een systematisch geheel van be
schrijvingen van de bestanddelen van een archief.'5 H. A. Taylor maakt in zijn
boek The arrangement and description of archival materials6 een aardige ver
gelijking. Hij ziet overeenkomsten tussen een archiefinventaris en een stadsplat
tegrond. De straten en de voornaamste gebouwen zijn er op vermeld. De ge
bruiker kan de straat die hij zoekt vinden, maar als hij wil weten wie er wonen,
heeft hij meer nodig, zeker als het een lange straat betreft (een serie). Dan heeft
hij straatnamenregisters, adresboeken etc. nodig, of, in archieftermen: nade
re toegangen.
Naar mijn idee zijn bezoekers, onderzoekers in veel gevallen onbekend met
het bovenstaande en buiten zij de mogelijkheden van de inventaris onvoldoende
uit. Als men van a naar B gaat, gebruik makend van een auto, dan mag men
niet klagen dat de auto niet kan vliegen. Daarvoor is hij niet ontworpen en
men mag dat 'gebrek' niet als kriterium gebruiken om diezelfde auto als een
ondeugdelijk vervoersmiddel te kwalificeren. Echter, de zelfgenoegzame
vaststelling dat de kritiek op de inventaris op een misverstand berust, mag er
niet toe leiden dat de archivaris opgelucht achterover leunt. Er is een frictie-
punt: de archivaris wekt de schijn zich alleen te interesseren voor de stukken
en hun ordening als doel op zich, de onderzoeker lijkt alleen geïnteresseerd
in de inhoud, ongeacht de herkomst. Als zodanig blijft overeind staan, dat
de inventaris als toegang onvoldoende begrepen wordt. En ook blijft de vraag
onbeantwoord of de inventaris, bij goed gebruik, wel de best denkbare toe
gang is. Een bezinning is op zijn plaats, zeker nu de computer ongekende nieuwe
mogelijkheden in zich lijkt te bergen.
Een tweede punt waaraan ik in mijn in een vroeg stadium geaborteerde penne-
vrucht aandacht schonk, was de naderende automatisering in relatie tot het
toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven. Mijn angst bestond
erin dat de automatisering op dat punt overspannen verwachtingen zou wek
ken en dat technieken, die hun diensten bewezen hadden en nog steeds bewij
zen in de bibliotheek- en documentatiewereld, kritiekloos overgenomen zou
den worden, met voorbijgaan aan de specifieke eisen die men aan het bewerken
van archieven moet stellen. Met name door de schier grenzeloze mogelijkhe
den die de computer biedt ten aanzien van onderwerpsgewijze bevraging, zou
de verleiding kunnen ontstaan de ordeningsmethodes, die ten grondslag lig
gen aan de 'klassieke' inventaris te laten varen en in te ruilen voor meer naar
pertinentie neigende methoden van ordening.
283
282
