De pensionaris als archiefvormer*
R. C. J. van Maanen
Inleiding
In het kader van mijn werk bij het Gemeentearchief van Leiden heb ik een aantal
jaren besteed aan de inventarisatie van het stadsarchief 1574 - 1816. De inven
taris moet in het najaar in druk verschijnen. In dat kader ben ik 'besogne-
archivalia' tegengekomen en heb ik een archivistische beslissing moeten nemen
over de plaats daarvan. Daartoe heb ik me verdiept in de archiefvorming door
de pensionaris, zowel in de formele voorschriften als in de informele praktijk.
Ter inleiding zal ik eerst de geschiedenis van het Leidse pensionarisschap in grote
lijnen schetsen.
In de literatuur over de pensionaris in Holland wordt geconstateerd dat deze
stedelijke topambtenaar een tweeledige taak had: ten eerste de juridische ad
visering van de stadsbestuurders, zowel in processen waarbij de stad als partij
betrokken was als in de bestuurlijke en juridische colleges in de stad zelf, en
ten tweede de vertegenwoordiging van de stad ter dagvaart en in andere zaken
buiten de stad. Goed beschouwd is dit een merkwaardige combinatie van ta
ken; immers voor de eerste taak diende hij in de stad te zijn en de tweede taak
speelde zich per definitie elders af.
Een dergelijk moeilijk verenigbaar samenstel van taken had in het begin van
de vijftiende eeuw de Leidse stadsklerk.' Zijn hoofdtaak lag aanvankelijk in
de schrijfkamer, maar de advisering, ook in juridische zaken, en de deputatie
naar buiten kwamen daar in toenemende mate bij. Toen de Bourgondische her
tog mensen uit zijn eigen kring, die niet eens in Leiden woonden of bij het stads
bestuur betrokken waren, als stadsklerken ging aanstellen (Philips Witbrood,
1425, wonende te Brugge; Jan Rose, 1434, secretaris van de Raad van Holland),
lag het voor de hand dat zij externe contacten gingen behartigen, terwijl ande
ren namens hen het secretariaatswerk waarnamen. Hugenholtz en Marsilje noe
men de eersten 'honorair-klerken', die de baten opstreken, terwijl de laatstbe-
doelden het werk deden. Het lijkt mij echter dat deze zogenoemde honorair-
klerken betaald werden voor het andere deel van de taak van de stadsklerk,
namelijk de buiten-steedse missies en de juridische advisering. De ontwikke
ling die in 1447 plaatsvond, lijkt ook in die richting te wijzen. Toen Jan Rose
namelijk op 8 februari behalve als secretaris ook nog als griffier van de gere
organiseerde Raad van Holland (later Hof van Holland) benoemd werd,^ ont
stond er behoefte aan een waarnemer voor zijn eigenlijke taken en werd weder-
194
om een jurist, mr. Reynier Claesz. van Eten, aangenomen in de functie die
later het pensionarisschap genoemd zou worden, naar eigen zeggen met recht
van opvolging als stadsklerk.3 Op 6 februari had Van Eten een eed afgelegd,
waaruit zijn taak duidelijk blijkt.4 De dood van Jan Rose kort daarop bracht
de ontwikkeling naar een zelfstandige functionaris (dus los van het klerkambt
in formele zin) in een stroomversnelling. Van Eten was geen poorter en kon
dus niet zomaar opvolgen. Na allerlei verwikkelingen kwam er tenslotte na twee
jaar een regeling tot stand waarbij het oorspronkelijke ambt van stadsklerk
functioneel in tweeën werd gedeeld, een secretaris en een pensionaris, waarbij
het overigens de laatste uitdrukkelijk werd voorgeschreven de eerste, indien
nodig, met raad en daad bij te staan.5
In 1454 werd de opvolger van Van Eten stadsadvocaat genoemd en in 1463
dacht men aan hem terug als 'pensionarius', de eerste keer dat deze term in
het Leidse bronnenmateriaal voorkomt. In dat jaar werd de formele band met
het secretariaat verbroken. De belangrijkste taak van de pensionaris was toen
de begeleiding van de stedelijke gedeputeerden naar de dagvaarten en andere
missies. De stadsrekeningen lichten ons daarover in.
Vanaf 1534 kennen we de instructies. Deze eerste geeft de dienstreizen ook
als eerste taak. Indien de pensionaris thuis is, moet hij dagelijks ten stadhuize
compareren in de vergadering van het Gerecht (dat is in Leiden het college van
schout, burgemeesters en schepenen) en bovendien aanwezig zijn bij de pro
cessen voor de vierschaar.6
De pensionaris hield deze tweeledige taak tot 1564, toen er een splitsing plaats
vond, opnieuw veroorzaakt door de loop der gebeurtenissen.7 Bij de dood van
secretaris De Milde (die al voordien jaren pensionaris was geweest) zou Ge
rard Amelisz. van Hogeveen opvolgen. Ook hij was echter geen poorter, dus
die opvolging ging niet door. Het werd toen Jan van Hout, De Milde's klerk.
Van Hogeveen kreeg de titel van tweede pensionaris en ging de juridische ad
visering thuis voor zijn rekening nemen. Hij zou geen dienstreizen maken, maar
Paulus Buys, de pensionaris, slechts vervangen bij diens afwezigheid of ziek
te. Toen Buys in december 1572 naar Den Haag vertrok om landsadvocaat
te worden, kwam er geen verandering in de situatie. Er werd helemaal geen
nieuwe pensionaris benoemd. Er was er toch één, al ging die zelden ter dag
vaart. Daarvoor werden telkens gecommitteerden aangewezen. Een tijdlang
was dat overigens voortdurend dezelfde: Paulus Vos. Pas na het overlijden
van Gerard van Hogeveen op 7 november 1580 ging men op zoek naar een
nieuwe pensionaris. Vier jaar later concludeerde de vroedschap dat het nood
zakelijk was dat de gedeputeerden ter dagvaart een permanente assistent kre
gen. Gezien de toename van de gewestelijke zaken in de deliberaties van de
vroedschap lijkt die conclusie meer dan gewettigd. Op 20 april 1584 werd de
bovengenoemde Vos als pensionaris aangesteld.8 Eerder kon niet want hij was
toen net zeven jaar poorter. Sedert dien is er, tot de val van het ancien régime
steeds een pensionaris geweest.
Voor Vos werd een geheel nieuwe instructie geformuleerd. Inhoudelijk week
deze echter weinig af van de oude. Wel nieuw was dat de secretaris en de pensi
onaris elkaar bij afwezigheid of ziekte moesten vervangen. Sedert het begin
van de zeventiende eeuw was dit een dode letter wat betreft de vervanging van
de secretaris door de pensionaris. Uit het secretariaat was namelijk een specialist
195
