Uitgangspunten van de eerdervermelde commissie
De Brabantse archivarissen maken op vrijwillige basis afspraken met elkaar,
waarna deze afspraken volledig worden nagekomen
Ofschoon in laatste instantie de wens van de inbewaringgevende of schenken
de partij doorslaggevend is, zullen de Brabantse archivarissen deze wens trachten
te sturen langs de lijnen der afspraken
Bestaande afspraken op landelijk niveau, bijvoorbeeld tussen de Landelijke
Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen en het Convent van Rijksarchi
varissen, blijven gehandhaafd. De afspraken tussen de Brabantse collegae vor
men een aanvulling daarop.
De bij de regeling te hanteren kriteria
In feite vormen de door de commissie voorgestelde en door de Brabantse
Archivarissenkring goedgekeurde kriteria een uitwerking van 'het geografisch
kriterium', namelijk naar werkingsgebied van de archiefdiensten. We geven
ze hieronder weer in de volgorde waarin ze van kracht zijn.
a werkingsgebied
Kan bij rechtspersonen worden afgeleid uit de naamgeving, stichtingsakte, sta
tuten, etc. De plaats van vestiging is daarbij van secundair belang (bijvoor
beeld de Vereniging van Musea in Noord-Brabant te Tilburg). Bij bedrijven
en diensten kunnen ook zaken zoals woonplaats(en) van de werknemers een
rol spelen (het archief van de Bredase fabriek Kwatta verwachten we in Breda
aan te treffen, terwijl dat van DMV-Campina te Veghel-een bedrijf waarin
een groot gedeelte van de Brabantse zuivelindustrie is opgegaan - in het Rijks
archief lijkt thuis te horen).
Bij natuurlijke personen dient gelet te worden op hun actieradius in het al
gemeen en de werkelijke neerslag van hun aktiviteiten in het nagelaten archief
in het bijzonder. Bij collecties geven de onderwerpen waarop ze betrekking
hebben, de doorslag.
b plaats van vestiging
Kan soelaas bieden, wanneer het eerste kriterium vragen blijft oproepen of
wanneer de overdragende partij de voorkeur geeft aan een gemakkelijker be
reikbare archiefdienst. Hierbij is dus de wens van de eigenaar aan de orde.
c completering of samenbrenging van complementaire fondsen in één depot
Met name van beperkt regionale particuliere instellingen (waarvan de grenzen
meestal niet samenvielen of -vallen met die van de diverse gemeentelijke ar
chiefdiensten) zijn de archieven tot nog toe vrijwel altijd ondergebracht bij
het Rijksarchief, voor de gebruiker overigens meestal een logische zaak. In
de toekomst zal er overleg moeten plaatsvinden, wanneer sprake is van archie
ven van bovenlokale, doch niet-provinciale organisaties of instellingen, zeker
binnen of vrijwel binnen de grenzen van een archivariaat of stadsgewest.
De door de Kringvoorzitter en de Rijksarchivaris overeengekomen procedure
a De wens van de eigenaar van het desbetreffende particuliere archief is welis
waar van doorslaggevende aard, doch dient gestuurd te worden in de naar het
oordeel van de betrokken archivarissen juiste richting
256
b De 'juiste richting' wordt aangegeven door de bovenvermelde kriteria en over
wegingen
c Ook indien volgens de kriteria archivaris A het beheer krijgt, doch de plaats
van vestiging van de betrokken instelling binnen het werkgebied van archiva
ris B ligt, dient er overleg plaats te vinden tussen A en B
d In twijfelgevallen (en/of wanneer aan de hand van de bovenvermelde kriteria
geen overeenstemming wordt bereikt) moet steeds contact worden opgenomen
met de bij de zaak betrokken collega's en/of dient men de bemiddeling van
een door de voorzitter van de Kring ingestelde ad-hoc-commissie van drie le
den te aanvaarden. Deze leden kunnen, al naar gelang de aard van het kwestieuze
archief, worden gerekruteerd uit bijvoorbeeld collegae, werkzaam bij het Cen
traal Register van Particuliere Archieven, één der bisdommen, de Nederlands
Hervormde Kerk, etc.
e De Brabantse archivarissen zenden jaarlijks aanwinstenlijsten naar het secre
tariaat van de Kring.
De ervaringen in het Brabantse hebben inmiddels geleerd, dat de vermelde pro
cedure slechts dan werkt, wanneer van tijd tot tijd een aantal probleemgeval
len onder de loep wordt genomen in een gesprek tussen het Kringbestuur ener
zijds en de Rijksarchivaris anderzijds.
H. G. J. Buijks
257
