voor de rekenkamer voortgekomen die ook de secretaris ging vervangen, en
substituut of ondersecretaris werd genoemd.9
Tussen haakjes; er is een duidelijke parallellie tussen het ontstaan van dit
ambt en van dat van griffier even tevoren enerzijds, en het ontstaan van het
ambt van pensionaris in het midden van de vijftiende eeuw anderzijds. In een
ruim aantal jaren kristalliseerden al deze functies zich uit tot aparte specia
lismen, zij het dat de formele band tussen secretaris, griffier en ondersecreta
ris tijdens de Republiek nooit verbroken is.
Na 1584 bleven de instructies nagenoeg gelijk. Wel werd het rapporteren
van hetgeen ter dagvaart gepasseerd was, steeds gedetailleerder geregeld. Vanaf
1619 was het compareren in de vergaderingen van het Gerecht en in die van
burgemeesters niet langer een automatisme; het behoefde slechts op verzoek.10
Als vanouds bleef wel het verschijnen in de vroedschapsvergaderingen een ver
plichting. Officieel kwam daarmee de nadruk veel sterker dan voorheen te lig
gen op de behartiging van de gewestelijke zaken door de pensionaris. Misschien
wel te sterk naar de zin van het stadsbestuur. In 1663 werd althans met zoveel
woorden in de instructie opgenomen dat de pensionaris de gedeputeerden de-
liberatyf zou adviseren, en niet decisyf.1
Nadien werd de instructie voorlopig nauwelijks gewijzigd. Pas bij het aan
treden van mr. Adriaan van der Straten in 1742 werd zij geheel nieuw gefor
muleerd en aangepast aan de ontwikkelingen sedert 1663.12 Bij deze gelegen
heid is er voor de eerste keer sprake van de pensionaris als eerste minister deeser
stede, iets waartoe zijn status en in ieder geval zijn salaris allang aanleiding
gaven. Dat de pensionaris lidmaat van de Nederduits Gereformeerde Gemeente
moest zijn, meester in de rechten, en naast het Nederlands ook het Latijn en
het Frans moest beheersen, was reeds in 1668 door de vroedschap besloten.
Gedetailleerde bepalingen werden opgenomen ten aanzien van de rapportage
en de archiefvorming, waarover verderop meer. Na 1742 is er niets meer ver
anderd. De zes instructies die daarna nog zouden worden gegeven, waren aan
die van 1742 identiek.
Archiefvorming door de pensionaris
De instructies geven bepalingen ten aanzien van de archiefvorming. Reeds in
de oudste mij bekende instructie, die van 1534 voor mr. Willem Pietersz. Uy-
ten Agger, zijn verscheidene elementen daarvan aanwezig:
de pensionaris moet alles notuleren wat er tijdens zijn dienstreizen naar voren
wordt gebracht en wat daarop wordt geantwoord
hij moet daarvan een register overleveren aan de burgemeesters, opdat zij er
kennis van kunnen nemen voor hun besluitvorming
stukken die uuyt saecke zijner officie gesproten zijn, moet hij eveneens aan
de burgemeesters overleveren.
In de instructie van 1536 voor zijn opvolger werd bovendien voorgeschreven
dat de 'proposities' die in de vergaderingen van het Gerecht en de vroedschap
werden gedaan, schriftelijk aan de secretaris ter hand gesteld moesten wor
den, zodat deze de conclusies erop kon aantekenen.
De Leidse pensionaris Pieter Burgersdijck, geschilderd door Ferdinand Bol
Stedelijk Museum De Lakenhal, Leiden
Toen Vos in 1584 officieel als pensionaris aangesteld werd, kreeg hij een ge
heel nieuw geformuleerde instructie. Door stadssecretaris Jan van Hout was
toen juist ter secretarie de registratuur van de stukken betreffende landszaken
opgezet. De ingekomen stukken uit Den Haag werden van een notitie voor
zien en de stukken die met de gedeputeerden meegingen, werden genoteerd in
het vroedschapsboek om controle te kunnen uitoefenen op de teruggave. Aan
Vos nu werd voorgeschreven een register van het behandelde in de Staten
vergadering aan te leggen en daarvan ieder kwartaal een dubbel ter secretarie
in te leveren. Het moet toen reeds de bestaande praktijk geweest zijn, want
in het archief bevindt zich een serie handgeschreven resoluties van de Staten
van Holland sedert 1578, in delen die dan wel niet ieder precies een kwartaal
beslaan, maar evenmin over een heel jaar lopen. Bij zijn continuatie in 1589
werd zijn taak uitgebreid met de verplichting een register bij te houden van
alle quotisatiën Man dezer stede wege gefurneert om van dienst te zijn in ver-
