schikt is. De onderzoeker moet de hem verleende toestemming en de door hem
getekende verklaring gedurende zijn onderzoek in het archief ter legitimatie
bij zich hebben. De toestemming is persoonlijk en strekt zich niet uit tot even
tuele medewerkers van de onderzoeker.
Raadpleging
1 De onderzoeker verklaart de verkregen gegevens uitsluitend te zullen gebrui
ken voor het onderzoek waarvoor hem toestemming is verleend en deze overi
gens geheim te zullen houden.
2 Aanvragen om kopieën van niet-openbare archiefbescheiden dienen met te
rughoudendheid te worden behandeld. Maakt het onderzoek naar het oordeel
van de beheerder het maken van kopieën dringend gewenst, dan vallen deze
kopieën onder dezelfde bepalingen als de stukken. De onderzoeker verplicht
zich de (eventueel gewaarmerkte) kopieën niet aan derden ter inzage te geven
en ze niet opnieuw te (laten) kopiëren en ze na gebruik, binnen een nader te
bepalen termijn, terug te geven aan de archivaris.
3 De onderzoeker moet degene, die de toestemming verleend heeft, vrijwaren
tegen aanspraken van derden, die mochten voortvloeien uit het verlenen van
toegang tot de archiefbescheiden.
Publikatie
4 De onderzoeker verklaart uit de verkregen gegevens niets te zullen publiceren
waardoor de belangen van de instelling waarvan het niet-openbare archief af
komstig is of van nog in leven zijnde personen onevenredig worden geschaad.
5 De onderzoeker moet het concept van de te publiceren tekst voorleggen aan
de beheerder van de archiefbewaarplaats waarin het geraadpleegde niet-open
bare archief berust en beloven niet tot publikatie over te gaan alvorens diens
schriftelijke toestemming is verkregen. De beheerder dient uiterlijk binnen
twee maanden zijn beslissing mee te delen.
6 De onderzoeker erkent de bevoegdheid van de beheerder om publikatie van
bepaalde uit de geraadpleegde niet-openbare bescheiden afkomstige gegevens
te verbieden. De beheerder moet zijn verbod wel motiveren.
Bij het formuleren van deze voorwaarden is het gebruik van termen als 'we
tenschappelijk onderzoek', van 'wetenschappelijke aard', 'zo objectief moge
lijke voorlichting' en dergelijke vermeden, omdat die onduidelijk zijn en ge
mist kunnen worden als de te stellen eisen stringent geformuleerd worden en
tezamen een sluitend geheel vormen.
De commissie is van mening dat op archieven die nog niet overgebracht zijn
en derhalve onder de Wet openbaarheid van bestuur vallen de bepalingen van
de Archiefwet ten aanzien van de openbaarheid naar analogie zouden moeten
worden toegepast, zoals vóór de invoering van de Wet openbaarheid van
bestuur het geval was.
220
Formulier voor raadpleging van niet-openbare archieven
Naam aanvrager
Adres
Bezig met een onderzoek naar
Vraagt hierbij toestemming tot het raadplegen van bescheiden uit het ar
chief/heeft toestemming
Doel van het onderzoek
Referenties
Ondergetekende verklaart hierbij dat
1 de uit bovengenoemde bescheiden verkre
gen gegevens slechts voor bovengenoemd
doel zal aanwenden en niets zal publiceren
of op andere wijze openbaar maken waar
door de belangen van de Staat of nog in
leven zijnde personen onevenredig kunnen
worden geschaad.
2 met het oog op deze bescherming van de
belangen van de Staat en nog in leven
zijnde personen niet tot publikatie van ge
gevens uit dit archief zal overgaan dan na
Handtekening aanvrager,
hij/zij
schriftelijke toestemming van de archief
beheerder of diens gemachtigde, aan wie
daartoe de te publiceren passages vóóraf
dienen te worden voorgelegd.
3 de overige gegevens uit dit archief die
hem/haar ter kennis zullen komen en
waarvoor geen toestemming tot publikatie
is verkregen slechts voor eigen studie zal
gebruiken en deze niet aan derden zal me
dedelen.
Gezien en akkoord,
de archiefbeheerder,
Datum
Indien de archiefbeheerder of diens ge
machtigde afwijzend beschikt op een ver
zoek tot raadpleging of een verzoek tot
publikatie van gegevens uit dit archief,
zullen de motieven die tot deze afwijzing
hebben geleid, medegedeeld worden. Des
gewenst kan aangegeven worden op welke
wijze tegen deze afwijzing in beroep kan
worden gegaan.
De geldigheidsduur van de toestemming
bedraagt twaalf maanden. Indien het be
oogde doel na afloop van deze periode
niet is verwezenlijkt, kan een verzoek tot
verlenging worden ingediend.
Bij elke aanvraag van bescheiden uit het
hierboven genoemde archief in de studie
zaal dient de aanvrager het hem/haar ver
strekte exemplaar van dit formulier te to
nen aan de in de studiezaal aanwezige
ambtenaar, die alleen dan het aanvraag
briefje voor akkoord kan paraferen.
221
