g archiefdienst: de gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 24
van de Archiefwet 1962, waarvan het beheer ingevolge artikel 21 van die wet
is opgedragen aan de gemeentearchivaris.
Artikel 2
De behandeling van de post- en archiefzaken van de gemeentelijke organen
geschiedt door de algemene diensten en takken van dienst.
Artikel 3
1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst is belast met het beheer
van de post- en archiefzaken bij die dienst.
2 De registrator van een algemene dienst of tak van dienst is belast met de dage
lijkse leiding van de post- en archiefzaken bij die dienst.
3 Onverminderd het bepaalde in lid 1, zijn burgemeester en wethouders be
voegd de dagelijkse leiding van de post- en archiefzaken bij een algemene
dienst of tak van dienst op te dragen aan de registrator van een andere algeme
ne dienst of tak van dienst. Alvorens een dergelijk besluit te nemen winnen zij
advies van het hoofd van de betrokken dienst en de gemeentearchivaris in.
4 Voor benoeming tot registrator moet worden voldaan aan de eisen van vakbe
kwaamheid, vast te stellen door burgemeester en wethouders, de gemeentear
chivaris gehoord.
5 Burgemeester en wethouders kunnen van de in het vorige lid bedoelde eisen
ontheffing verlenen, de gemeentearchivaris gehoord.
Artikel 4
1 De secretarissen van commissies en overlegorganen, alsmede de beheerders
van gerubriceerde stukken voeren hun post- en archiefzaken in overleg met de
registrator van de algemene dienst of tak van dienst uit, waaronder hun han
delingen organisatorisch vallen.
2 Bij de instelling van een commissie of overlegorgaan en bij de bestaande com
missies en overlegorganen wordt uitdrukkelijk bepaald onder welke algemene
dienst of tak van dienst hun handelingen organisatorisch vallen. De gemeen
tearchivaris wordt hiervan in kennis gesteld.
3 De secretarissen brengen de afgesloten archiefgedeelten zo spoedig mogelijk
in de archiefruimte van de algemene dienst of tak van dienst onder, waaron
der hun handelingen organisatorisch vallen.
4 Bij gehele of gedeeltelijke opheffing van de commissie of het overlegorgaan
sluit de secretaris het archief af, voor zover het de semi-statische stukken be
treft. Dit deel wordt ondergebracht in de archiefruimte van de algemene
dienst of tak van dienst, waaronder hun handelingen organisatorisch vielen.
5 De dynamische stukken worden als retroacta geïntegreerd in het archief van
de nieuw gevormde commissie of het nieuw gevormde overlegorgaan, dan wel
in het archief van dezelfde commissie of hetzelfde overlegorgaan, indien deze
niet geheel wordt opgeheven, doch slechts een deel van de taken verliest.
6 Van de veranderingen in de verblijfplaats der bedoelde archieven moet door
middel van een verklaring aantekening gehouden worden, waarvan de ge
meentearchivaris een afschrift wordt toegezonden.
250
Artikel 5
1 Bij reorganisatie of opheffing worden de archieven der algemene diensten of
takken van dienst afgesloten, voor zover het de semi-statische stukken be
treft.
2 De nog dynamische stukken worden als retroacta geïntegreerd in het archief
van de nieuw gevormde dienst of in het archief van dezelfde dienst, indien de
ze niet geheel wordt opgeheven, doch slechts een deel van de taken verliest.
3 Van de veranderingen in de verblijfplaats der bedoelde archieven moet door
middel van een verklaring aantekening worden gehouden, waarvan de ge
meentearchivaris een afschrift wordt toegezonden.
Hoofdstuk li Verzorging van de ingekomen en uitgaande post der gemeen
telijke organen.
Artikel 6
1 Ingekomen stukken worden dadelijk na ontvangst geregistreerd en van een
kenmerk voorzien door de registrator.
2 Uitgaande en interne stukken worden op overeenkomstige wijze gere
gistreerd.
3 Ingekomen stukken, ook al zijn ze geadresseerd op naam van een functiona
ris, mogen niet in behandeling worden genomen, alvorens ze zijn voorzien
van het kenmerk als bedoeld in lid 1
4 Stukken van gering belang en stukken, waarvan de inschrijving op andere wij
ze geschiedt, kunnen van registratie worden uitgezonderd volgens regels, te
stellen door het hoofd van de algemene dienst of tak van dienst. De gemeen
tearchivaris wordt hiervan in kennis gesteld.
5 De registratie dient zodanig te geschieden, dat van elk in behandeling zijnd
stuk de aanwezigheid en verblijfplaats kan worden vastgesteld, indien slechts
bekend is één van de navolgende gegevens: de inhoud, de datum, de afzender
dan wel geadresseerde, het kenmerk van de afzender en het registratienum
mer.
Artikel 7
1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst geeft richtlijnen inzake
de afdoeningstermijn der ingekomen stukken.
2 De registrator distribueert de stukken met opgave van de voorgeschreven af
doeningstermijn.
3 Is de afdoeningstermijn verstreken zonder dat de registrator het stuk heeft te
rugontvangen, dan rappelleert hij bij het hoofd van de afdeling die met de af
doening is belast.
4 Constateert de registrator een overschrijding van de voorgeschreven afdoe
ningstermijn zonder dat terugkomst als bedoeld in het vorige lid plaatsvindt,
dan doet hij hiervan mededeling aan het hoofd van de algemene dienst of tak
van dienst.
251
