Nieuw Besluit Post- en Archiefzaken
Roosendaal en Nispen
ex artikel 211 Gemeentewet, hetzij omdat de secretaris namens b en w zulks
verricht (mandaat). De Archiefwet 1962 noch de Archiefwet 1918 zegt over
die totaliteit iets. Dat ligt ook in de rede. De gemeenteraad dient de eigen ver
antwoordelijkheid van de gemeentearchivaris voor de hem opgedragen wette
lijke taak te waarborgen; dit zegt niets over de wijze waarop de gemeentear
chivaris moet kunnen functioneren, niet over zijn organisatorische plaats in
het geheel.
Slot
Resumerend kan gezegd worden dat de plaats van de gemeentearchivaris bin
nen de gemeentelijke organisatie ter beoordeling is van de gemeenteraad. De
rechtspositionele aspecten zijn wat de wetgeving betreft een raadsbevoegd-
heid en wat de uitvoering aangaat een aangelegenheid van het college van B en
w, met dien verstande dat benoeming, schorsing en ontslag door de gemeen
teraad dient te geschieden zonder mogelijkheid van delegatie aan b en w. De
gemeenteraad dient bij de organisatorische plaats die de gemeentearchivaris
krijgt - hetzij ter secretarie hetzij een tak van dienst - ervoor te zorgen dat de
ze zijn wettelijke taak naar zijn specifieke kennis en kunde kan uitoefenen
zonder dat een andere gemeentelijke functionaris hem daarin opdrachten,
aanwijzingen, richtlijnen kan geven. Zijn toezichthoudende taak over niet
naar de archiefbewaarplaats overgebrachte gemeentelijke archieven impli
ceert niet dat hij opdrachten kan geven aan degene op wiens werkzaamheden
toezicht wordt gehouden. Dit is ter beoordeling van raad en B en w. Het on
der bevelen van B en w kunnen functioneren houdt mijns inziens in dat de ge
meentearchivaris zijn opvattingen en adviezen over zijn werkzaamheden on
geschonden op het door hem nodig geachte tijdstip aan B en w ter kennis
dient te kunnen brengen en omgekeerd B en w aan hem. Dit houdt in dat in
het verkeer b en w - gemeentearchivaris over het archiefbeheer en over het
toezicht geen andere opvattingen ingeweven mogen worden. Het is wel moge
lijk, zulks ter beoordeling van b en w, daarnaast bijvoorbeeld van de gemeen
tesecretaris het oordeel over een en ander te vragen. Indien de organisatori
sche plaats deze gang van zaken respecteert is mijns inziens voldaan aan het
bepaalde in de Archiefwet.
246
P. M. Toebak, B. M. Weetink en A. F. M. Schouten
Al langer bestond hier en daar behoefte aan een gemoderniseerd Besluit Post
en Archiefzaken. Sommigen schuwden het vele werk ertoe, anderen wachtten
liever op de totstandkoming van de nieuwe Archiefwet. Te Roosendaal en
Nispen zette men uiteindelijk door. De bijlage geeft de vernieuwde versie van
het Roosendaals-Nispense Besluit Post- en Archiefzaken weer, vastgesteld
door burgemeester en wethouders op 23 april 1985. Vooraf worden kort de re
denen voor de wijziging gegeven, enige toelichtende opmerkingen gemaakt en
de manier van voorbereiding uiteengezet. Hopelijk voorziet deze publicatie in
een behoefte of leidt ze tot enige discussie.
De formele wetgever droeg in 1962 de gemeenteraden op regelingen vast te
stellen, waaraan de colleges van burgemeester en wethouders zich te houden
hadden inzake de zorg voor de archiefbescheiden der gemeentelijke organen.
Nadat de Archiefwet 1962 in 1968 in werking was getreden, togen de plaatse
lijke besturen aan het werk. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten
kwam met een model Archiefverordening en een model Besluit Post- en Ar
chiefzaken. Rotterdam paste het laatste model enigszins aan. Deze versies
werden meestal door de overige gemeenten overgenomen. Zo nam de raad
van Roosendaal en Nispen op 28 december 1970 de Archiefverordening aan
en aanvaardde zijn college van burgemeester en wethouders op 6 oktober
1971 het Besluit Post- en Archiefzaken. Beide regelingen weken nauwelijks
van de vermelde modellen af, ook niet na enkele wijzigingen in 1975 en 1976.
Het besluit vormde een uitwerking van artikel 7 van de verordening.
Waarom een wijziging? Verschillende negatieve gronden zijn op te som
men. Allereerst bleek het oude besluit onvoldoende eenduidig in de gehanteer
de terminologie. Een term als 'zorg' werd te gemakkelijk aangewend. Zo
droeg het hoofd van een gemeentelijk orgaan 'zorg' voor de goede en veilige
bewaring der archiefbescheiden, alsmede voor de deugdelijke houdbaarheid
van de gekozen informatiedragers. Ten tweede was het eerdere besluit verou
derd. Vernietiging eens per vijf jaren achtte men bij voorbeeld al voldoende.
Ten derde bood het oude besluit te weinig concrete handvatten. Zo bepaalde
het weliswaar dat archivalia voldoende houdbaar moesten zijn, maar het rep
te met geen woord over de concrete uitwerking. Het nieuwe besluit verbindt
hiertoe de exacte vernietigingstermijnen met de vereiste houdbaarheidstermij
nen.
247
