Ad 11 'Verwante' archieven
Hier is verwijzing mogelijk (via itemnummers) naar records van archieven
van onmiddellijke rechtsvoorgangers of -opvolgers of hogere of lagere orga
nen, tevens eventueel van elders berustende bestanddelen, indien niet onder
punt 9 opgenomen, en van inhoudelijk verwante archieven (bijvoorbeeld ar
chieven van verwante families; deze relaties zijn deels ook te leggen via punt
2 en punt 6).
Ad 12 Aard van de informatiedrager
Hier codering voor papier, foto, film, computerband etc.
Ad 13 Plaats in het depot (gegeven niet openbaar)
Voor grotere archiefdiensten is het openhouden van de mogelijkheid van
aanduidingen tot op de plank nauwkeurig zeer gewenst. Ook voor de punten
15 tot en met 19 geldt in het algemeen dat vooral voor grotere diensten de op
genomen gegevens een efficiënter beheer mogelijk maken.
Ad 14 Acquisities en verliezen (gegeven niet openbaar)
Bij de opstelling van acquisitiestaten voor het jaarverslag zal het ingeval
van latere deelacquisides nodig zijn een koppeling te maken tussen acquisitie
datum en daarbij behorend aantal meters, jaartallen en eventuele openbaar
heidsclausules en eventuele andere gewenste gegevens.
Ad 15 Referenties in het dienstarchief (gegeven niet openbaar)
Hieronder worden de desbetreffende registratienummers van het dienstar
chief opgenomen.
Ad 16 Selectie en vernietiging (gegeven niet openbaar)
Bijvoorbeeld:
code 1 noodzaak behandeling
•0 niet (meer) nodig
•1 dringend nodig
•2 binnen 5 jaar
■3 na 5 jaar
code 2 geschoond (eventueel met vermelding van vernietigingslij st of inci
dentele vernietigingsmachtiging op grond waarvan vernietigd is).
Deze codes te koppelen aan een code voor het geheel of voor een gespecifi
ceerd gedeelte. Bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen
naar elders. Code 2 geeft de laatste momentopname weer. Voor jaarverslagen
is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen.
Ad 17 Materiële toestand (gegeven niet openbaar)
Een mogelijke onderverdeling van dit punt is bijvoorbeeld:
code 1 toestand
1goed
•2 matig
■3 slecht
code 2 noodzaak behandeling
•0 niet (meer) nodig
•1 dringend nodig
•2 binnen 5 jaar
•3 na 5 jaar
code 3 behandeld
Alle groepen gekoppeld aan een code voor het geheel van het archief of voor
een gedeelte (met specificatie; bij overschrijding van het maximum aantal po
sities verwijzen naar elders). Code 3 geeft de laatste momentopname weer.
Voor jaarverslagen is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppe
len. De meerderheid van de projectgroep achtte het niet wenselijk de soort van
conserverende of restauratieve behandeling te koppelen aan het te behandelen
gedeelte. Dit zou namelijk weer meer mogelijke mutaties opleveren, terwijl
het aantal daarvan in de punten 13 tot en met 19 waarschijnlijk toch al groot
zal zijn. De mutatie-frequentie is een zeer belangrijke factor in de kosten van
het systeem en zal beperkt gehouden moeten worden.
Ad 18 Schaduw archiefvorming (gegeven niet openbaar)
Hieronder wordt met name verstaan: het planmatig opnemen van micro
films van in originali bij de archiefdienst berustende archieven en verzamelin
gen ter voorkoming van slijtage en verlies. Wanneer incidenteel (micro)foto's
gemaakt zijn, moeten deze uiteraard ook, onder dit punt, opgenomen kunnen
worden. Wanneer van een elders in originali berustend archief een microfilm,
(micro)foto's of fotokopieën gemaakt zijn en in de archiefbewaarplaats opge
nomen worden, dienen deze als een verzameling beschouwd te worden, waar
voor een compleet formulier ingevuld moet worden. Een mogelijke onderver
deling van dit punt is:
code 1 noodzaak verfilming (met onderverdeling als bij punt 16 code 1)
code 2 reeds gefilmd,
beide gekoppeld aan een code voor het geheel of voor een gespecificeerd
gedeelte. Bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen naar
elders. Code 2 geeft de laatste situatie aan. Voor jaarverslagen is het gewenst
dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen.
Ad 19 (Her)ontsluitingswerkzaamheden (gegeven niet openbaar)
Een mogelijke onderverdeling van dit punt is:
code 1 noodzaak (her)inventarisatie (met onderverdeling als bij punt 16 co
de 1)
234
235
