Verenigingsnieuws
Mededelingen van het bestuur
Notulen van de jaarvergadering gehouden op 28 maart 1985 in de schouwburg
Orpheus te Apeldoorn
1 Opening en mededelingen De voorzitter opent om 10.35 uur de vergadering
en heet in het bijzonder welkom het erelid mr. J. H. van den Hoek Ostende en
de voorzitter van de Vereniging voor documentaire informatievoorziening en
administratieve organisatie, K. van der Woude. Berichten van verhindering
zijn binnengekomen van mw. J. Ellerbroek-Wellinga, drs. R.M.E. Raaff,
beide bestuurslid, en van mr. W. J. Meeuwissen, voorzitter van de redactie
commissie. Leden die voor de eerste maal de ledenvergadering bezoeken zijn
mw. C. M. Abrahamse-G. J. Bink-E. L. Geelen-H. G. J. Grootveld-
J. N. Hanemaaijer-G. M. Jochems-mw. W. J. A. Kooien-P. J. Margry
-mw. H. A. C. Marsman-Slot-P. Meerdink en R. J. Suir. De voorzitter
verzoekt hen allen even te gaan staan en wenst hen voor deze en komende ver
gaderingen vele prettige contacten toe.
2 Hierna volgen de mededelingen van de voorzitter (zie blz. 119-124).
3 Jaarverslagen van de commissies en VAN-vertegenwoordigers in commissies
en instellingen (gepubliceerd in Nieuws van archieven 1985 februari, p.
28 - 34). De voorzitter geeft het woord aan A. Graafhuis, voorzitter van de
commissie Handleiding selectie en vernietiging. Deze schetst kort de geschie
denis van deze sinds 1971 fungerende commissie en memoreert het vele werk
dat H. J. van Meerendonk heeft verzet gedurende deze lange en moeilijke ja
ren. De voorzitter van de commissie is zeer erkentelijk voor de wijze waarop
Van Meerendonk en de overige commissieleden zich van hun taak gekweten
hebben en bedankt hen allen daarvoor. Vervolgens overhandigt hij een exem
plaar van de Handleiding voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden
aan de voorzitter. De voorzitter vermeldt dat de Handleiding aan de Stichting
Archiefpublikaties ter hand is gesteld. Het bestuur van de Stichting zal in
overleg met het VAN-bestuur besluiten over verspreiding van de Handleiding.
Als aanvulling op het verslag van de landelijke commissie voor provinciale
archievenoverzichten zegt de voorzitter dat inmiddels in principe besloten is
tot een supplement-deel xv, waarin supplementen (nieuwe archieven) op de
archievenoverzichten van de provincies Groningen, Drenthe, Overijssel, Gel
derland, Zeeland en Noord-Brabant zullen worden opgenomen.
Drs. B. Woelderink vraagt of de begeleidingscommissie opleiding archief
restauratoren weer tot leven kan komen? De voorzitter antwoordt dat het
bestuur, alvorens een nieuwe vertegenwoordiger aan te wijzen, wil afwachten
of wvc de commissie ook echt werk te doen wil geven. Drs. H. Bordewijk
206
meldt dat er momenteel een enquête naar de behoefte aan opleiding van
restauratoren gehouden wordt. In afwachting van de resultaten hiervan houdt
de lkgs zijn lidmaatschap voorlopig aan. Vermoedelijk starten in september
weer cursussen.
P. P. G. Kolk vraagt naar aanleiding van het jaarverslag van de redactie
commissie of in het laatste nummer van iedere jaargang van Nieuws van Ar
chieven een inhoudsopgave kan worden opgenomen. De voorzitter meent dat
het Nieuws van Archieven als een mededelingenblad gezien moet worden,
dus meer als een krant dan als een tijdschrift is te beschouwen. Hij zal de
vraag van de heer Kolk aan de redactiecommissie voorleggen. De heer Jansen
vraagt of er een beslissing genomen is met betrekking tot het microfilmen van
de oudste jaargangen van het nab. Zo niet dan wil hij voorstellen over te
gaan tot een facsimilé uitgave van het nab. De voorzitter antwoordt dat dit in
eerste instantie een zaak van de redactiecommissie is die daar nog geen uit
spraak over heeft gedaan. Een facsimilé uitgave lijkt hem vrij kostbaar.
Woelderink vraagt zich af of er richtlijnen voor auteurs voor het schrijven van
necrologieën bestaan. De voorzitter antwoordt dat er buiten de algemene
maatschappelijke fatsoensnormen geen richtlijnen nodig of mogelijk zijn.
Hij acht het niet verwerpelijk dat een necrologie soms een betere kijk op de
auteur dan op de overledene geeft. Drs. B. Woelderink stelt voor een aanvang
te maken met de produktie van een supplement op het repertorium op het
nab. Ook dit zal aan de redactiecommissie worden voorgelegd.
4 Vaststelling notulen De notulen van 21 februari, 22 maart en 29 juni zoals
gepubliceerd in het nab 1984 op de bladzijden 167-169 en 394-398 worden
goedgekeurd.
5 Financiën Aan de orde komen rekening en balans over 1984 en de begroting
1985 zoals gepubliceerd in Nieuws van Archieven 1985 februari op blz. 35
e.v. De penningmeester legt uit dat inmiddels een nieuwe balans opgesteld is
en ter vergadering uitgereikt, daar op moment van het drukken van het
Nieuws nog niet alle posten nauwkeurig bekend waren. Een aantal cijfers
wordt na opmerkingen van drs. R. D. van der Vlis gewijzigd. Bordewijk
merkt op dat een omvangrijke reservering op de balans beleidsmatig niet juist
en derhalve zorgwekkend is, mede gezien de subsidie die van wvc ontvangen
wordt. De voorzitter antwoordt dat de subsidie van wvc die de van ontvangt
alleen betrekking heeft op het nab. Met betrekking tot de reserveringen ligt
het in de bedoeling deze op korte termijn te gaan gebruiken. Woelderink
merkt op dat indien de subsidie van wvc alleen betrekking heeft op het nab
volstaan kan worden met het zenden van een exploitatierekening aan wvc.
De voorzitter verklaart dat dit reeds gebeurt. Bordewijk merkt ten aanzien
van de reservering van 20.000,voor reorganisatie van de administratie op
dat dit naar alle waarschijnlijkheid voor een groot deel loonkosten betreft.
Een dusdanige ingreep vereist toch wel overleg met de ledenvergadering daar
dergelijke kosten in de toekomst alleen maar toenemen. De voorzitter geeft
een korte uitleg ter aanvulling op de reeds in de jaarrede gedane mededelin
gen. De administratieve kracht die hiervoor beschikbaar is, werkt part-time
bij een archiefdienst. De van zal geen salaris betalen. De reservering is
hoofdzakelijk bedoeld voor de aanschaf van tekstverwerkende apparatuur.
Vervolgens worden op voorstel van de kascommissie jaarrekening en ba-
207
