Automatisering in het Rijksarchief
in Limburg
Een terugblik op de eerste zes maanden praktijk
P. AW. Dingemans
De computer is het hulpmiddel bij uitstek om archieven - vanuit de informati
ca te beschouwen als grote, ongestructureerde data-bestanden op eigentijd
se wijze te ontsluiten. De inhoud, die gegeven moet worden aan het begrip
'ontsluiting', is enigszins controversieel en tot een communis opinio zal het
voorlopig nog wel niet komen. Gezien het sterk toegenomen aandeel in het
historisch onderzoek van literatuur en documentatie ben ik van mening dat
over het algemeen een trefwoordencatalogus, waarmee ook de series ontslo
ten zijn, een meer 'gebruikersvriendelijke' toegang biedt tot een archief dan
de klassieke inventaris. Het manueel opzetten en onderhouden van een tref
woordencatalogus van enige omvang is vergeleken met de geautomatiseerde
vorm pure tijdverspilling, aangezien de grote investering in tijd en arbeid
daarbij altijd slechts een zeer beperkt resultaat kan opleveren.
Het waren juist de uitgebreide mogelijkheden van de computer op dit ter
rein, die in het begin van de zeventiger jaren mijn belangstelling voor dit hulp
middel wekten. Het was op dat moment nog een groot en kostbaar apparaat,
alleen te bedienen door specialisten en met behulp van omslachtige invoerpro-
cedures. Mogelijkheden om vanuit de Rijksarchiefdienst praktische ervarin
gen op te doen met het gebruik ervan waren op dat moment nog nihil. In 1975
volgde tijdens de door de Rijksarchiefschool georganiseerde applicatiecursus
computers een eerste kennismaking met de praktijk, die echter buiten artike
len en vergaderingen over de automatisering geen direct gevolg had. Inmid
dels begonnen in het ons omringende buitenland collega's met praktische toe
passingen te pionieren. Namen en projekten zijn inmiddels genoegzaam
bekend uit de artikelen, die hierover in de vakpers verschenen. Ook binnen de
van en verschillende archiefdiensten werd ten gevolge hiervan een discussie
opgeroepen, evenwel nagenoeg zonder praktische gevolgen. Waren enige col
lega's al bereid zich op experimenten te storten, zij konden niet voldoende
ambtelijk steekhoudende argumenten produceren om van de principalen hier
voor geld los te krijgen. Pas na 1980 begonnen schoorvoetend enkele experi
menten deels gecamoufleerd als tekstverwerking.
Begin 1983 werd ik zelfbij mijn dissertatieonderzoek naar verbanningen uit
152
Maastricht gedurende de Middeleeuwen geconfronteerd met een overvloed
aan gegevens die zonder 'elektronische kaartenbak' niet meer te hanteren
was. Inmiddels was de microcomputer een betaalbaar apparaat geworden en
door mij werd een exemplaar aangeschaft. De mogelijkheden van deze kleine
microcomputer met twee disk-drives waren voor de rijksarchivaris in Lim
burg de directe aanleiding om zich actief met de invoering van automatisering
bezig te gaan houden. In dit stadium werd nog aan verwerking buitenshuis
door middel van een main-frame gedacht. Ter oriëntatie werden bezoeken ge
bracht aan de Hauptstaatsarchive in Düsseldorf en Hannover, waar op dit
punt al kennis en ervaring vergaard was. Naar een project behoefde niet lang
gezocht te worden, want reeds vele jaren stond een effectieve ontsluiting van
de series verbalen uit het Provinciaal Archief boven aan mijn verlanglijst.
Van dit ontsluitingsproject-proverbal gedoopt - volgt hierna een korte
beschrijving.
De provinciale besturen hebben in een bepaalde periode-in Limburg
1824- 1861 - voor de ordening van hun archieven het verbaalstelsel1 toege
past. De belangrijkste toegang op de inhoud der verbalen wordt hierbij ge
vormd door de serie indices2 in Limburg voor Gouverneur en Gedeputeerde
Staten tesamen 21899 bladzijden a 20/30 regesten groot. Deze regesten zijn
per bladzijde meestal chronologisch onder een hoofd3 gerangschikt en ver
wijzen naar het verbaal, waarbij het beschreven stuk is gevoegd. Gezien de ge
bruiksfrequentie van de indices met de daaraan verbonden risico's, het onge
mak veroorzaakt door het vaak buitenmodels-formaat en het feit dat een
hoofd in vele delen (a 500 bladzijden) kan voorkomen, leek voor de verbete
ring van deze belangrijke toegang de computer uitermate geschikt.
Samen met drs. Berkvens4 heb ik een ontsluitingsmodel opgezet, waarbij
een belangrijk uitgangspunt was, dat de invoer rechtstreeks uit het origineel
moest geschieden door studiezaal/depotbedienden of ervaren hulpkrachten.
In eerste instantie werd voor proverbal contact gezocht met een compu
tercentrum van de overheid: het ccl in Heerlen. Dit contact verliep echter
niet geheel bevredigend. Na een eerste oriëntatie had het CCL ruim vier maan
den nodig om een demonstratie te organiseren, die dan ook nog bepaald niet
vlekkeloos verliep. De kostenraming geschiedde weinig overtuigend en viel
m.i. nogal hoog uit. Dit bracht mij ertoe de specificatie van proverbal voor
te leggen aan een in de regio gevestigd bedrijf, Euro-Data bv eveneens in
Heerlen. Hier adviseerde men gebruik te maken van een mini-computer: de
Olivetti m-40, waarvan het Centraal Bureau voor de Statistiek er reeds een
aantal in gebruik had, met als software een standaard database-pakket: dbm.
Gezien onze specifieke eisen was het echter niet zeker dat dit pakket op lange
re termijn bruikbaar zou zijn, doch dan lagen nog andere oplossingen in het
verschiet. Een demonstratie zonder schoonheidsfoutjes was binnen een week
geregeld, evenals een gespecificeerde offerte. Nadat de financiële kant door
de Rijksarchivaris geregeld was, kon een m-40 met periferieapparaten5 ge
huurd worden voor een bedrag, dat ongeveer de helft was van de door het
ccl geraamde kosten voor één terminal met printer.
De computer werd in april 1984 operationeel en er werd gestart met een
proefbestand proverbal en met plakkaat, een bestand van in het Over-
kwartier van Gelder uitgevaardigde plakkaten en ordonnanties. Dit laatste
153
