Het trefwoordenregister is een belangrijk hulpmiddel, waarmee de eigen om
schrijvingen in het bestand moeten worden vertaald naar de UDC-rubrieken.
Het is tevens het moeilijkste gedeelte van de werkzaamheden: welke termen
moeten als trefwoord worden gekozen, welke worden opgenomen - welke
niet, op welke trefwoorden zal worden gezocht, welke schrijfwijze houdt men
aan, etc.9 Ons uitgangspunt is dat het trefwoordenregister in de loop van de
tijd zal uitgroeien tot een steeds vollediger hulpmiddel. De eerste tijd zullen de
bezoekers wat meer begeleiding nodig hebben; dit zal echter zijn nut hebben
bij het opbouwen van een volwaardige, op de praktijk gerichte, en voor de
automatisering onmisbare ingang op het bestand.
Tot nu toe is bijna de gehele systematische index volgens de udc ingedeeld.
Aan de rubrieken 2 Godsdienst. Godgeleerdheid, 32 Staatswetenschappen.
Staatskunde. Politiek en 355/359 Krijgskunst. Oorlogswetenschappen.
Landsverdediging. Strijdkrachten, moet nog de laatste hand worden gelegd.
5
Samenvatting en conclusies
Onafhankelijk van elkaar werd in 1982 en 1983 bij de bibliotheek van het
rijksarchief in Utrecht en het Centraal Register van Particuliere Archieven
besloten de udc als classificatie te gaan gebruiken voor de ontsluiting van de
bibliotheek en de herindeling van de CRPA-gegevens. De redenen waren voor
beide instellingen verschillend: het rijksarchief beschikte over een rijk, maar
praktisch ontoegankelijk boekenbestand, het crpa liep langzamerhand met
de gebruikte indeling vast. Daarbij zou een omwerking en bijwerking van het
systematische gedeelte van het bestand mede nodig zijn voor de komende
automatisering.
In de loop van 1983 zijn de werkzaamheden vergeleken en zijn op enkele
punten gezamenlijk oplossingen gevonden, daar waar de udc als hedendaag
se classificatie niet toereikend was voor de specifieke eigen gegevens en om
schrijvingen.
De invoering van de udc is bij beide instellingen een succes gebleken. Het
rijke boekenbestand van het rijksarchief in Utrecht, welke voor de Neder
landse kerkgeschiedenis van grote betekenis is, zal over enige tijd optimaal
zijn ontsloten. Voor het crpa geldt dat sneller en gerichter kan worden inge
gaan op de steeds frequentere onderwerpsgerichte vragen van onderzoekers.
De beheerscontrole wordt aanzienlijk vergroot, waardoor de op handen zijn
de automatisering zal worden vergemakkelijkt.
Bij een geautomatiseerd CRPA-bestand zullen onder andere trefwoor
den/descriptoren terugzoekmiddelen zijn. Een nationaal geïntegreerd alfabe
tisch en systematisch trefwoordenregister op archiefbestanden, dat onont
beerlijk zal zijn bij een landelijk geautomatiseerd archievenbestand, bestaat
tot op heden niet. Een verantwoorde uitbouw van het CRPA-trefwoorden-
apparaat is daarom van essentieel belang om in de toekomst in het eigen com
puterbestand de gezochte gegevens te kunnen vinden.
148
Noten
1 Zie Literatuur: Rapport van de Conventscom
missie bibliotheken rijksarchiefdienst.
2 Zie bijlage 1verouderde indeling op onder
werp van het crpa.
3 Een voorbeeld: het archief van de muziek- en
volkszangschool te Groningen 1858- 1949, dat
te vinden was onder Kunst - Muziek en onder
Onderwijs - Algemeen, is in de nieuwe indeling
alleen te vinden onder 78:37 Muziek. On
derwijs.
4 De udc is in verkorte vorm in het Nederlands
vertaald. Naast deze vertaling wordt in ons
land de complete udc per deelgebied in het En
gels of in het Duits gebruikt. Bij de bibliotheek
van het ra Utrecht en het crpa wordt de Ne
derlandse verkorte uitgave gebruikt.
5 Vgl. bijlage 2: udc 27 en 28 uit de Nederlandse
verkorte uitgave, met bijlage 3: uittreksel uit
de udc 27 en 28, zoals gebruikt bij de biblio
theek van het ra Utrecht en het crpa.
6 Zie hiervoor, 143.
7 Zie hiervoor, 144 en noot 5.
8 Vgl. het alfabetische register van de bibliotheek
van het ra Utrecht, hiervoor 146.
9 Zie Literatuur: Trefwoorden: handboek voor
opleiding en praktijk.
Literatuur
Bibliotheek en documentatie. Handboek ten
dienste van de opleidingen. Deventer 1979.
Jaarverslag van de rijksarchiefdienst. 's-Gra-
venhage 1977- 1984.
M. b. lohmann-de roever, 'De functie van de
archiefbibliotheek', in nab 81 (1977)
220-224.
Rapport van de conventscommissie bibliothe
ken rijksarchiefdienst, 1979.
w.f. de regt en j.h. de wijn, Handleiding
udc. Zoekgebieden, constructie, gebruik.
Purmerend 1981.
p. Schneiders, De bibliotheek- en documenta-
tiebeweging 1880-1914. Bibliografische
ondernemingen rond 1900. Amsterdam 1982.
Trefwoorden. Handboek voor opleiding en
praktijk. (2e herz. dr.; 2e verbeterde opl.)
's-Gravenhage 1981.
Universele decimale classificatie. Tabellen.
Purmerend 1982 (Nederlandse verkorte
uitgave, Inleiding).
Bijlage 1 Verouderde indeling op onderwerp
van het crpa (fragment)
- Binnenlandse zaken (biza)
algemeen
partijwezen
politie
- Buitenlandse zaken (buza)
algemeen
internationale instellingen/bewegingen
- Defensie (def)
algemeen
leger
vestingbouw
vloot
- Financiën (fin)
algemeen
belasting
muntwezen
- Gezondheidszorg (gez)
algemeen
besmettelijke ziekten
opleiding
pharmacie
verenigingen/cie's
verloskunde
verpleging
- Godsdienst en levensovertuiging (gole)
algemeen
kerken (materieel)
kloosters en kapittels
joden
protestanten:
ned. hervormd en gereformeerd
ev. broedergemeente
doopsgezinden
lutheranen
remonstranten
oud-katholieken
roomskatholieken
diverse stromingen:
algemeen
occultisme
theosofie
vrijmetselarij
geloofsvervolging
zending en missie
- Huishouding (huis)
algemeen
huisraad, inboedel
kasboeken
kleding en linnengoed
kookkunst
personeel
149
