De drie besproken groepen vormen eigenlijk een eenheid en zijn in feite ook
één lange samengestelde UDC-code. Een inventaris uitgegeven door het ge
meentearchief Apeldoorn die gaat over het onderwijs in Apeldoorn wijst de
code:
37(083.82:492.82*7300) (492.82*7300)
Omdat zo'n lange code moeilijkheden kan opleveren bij het literatuuronder
zoek is besloten op elk onderdeel van de code een ingang te maken.
Als ingang op de Nederlandse verkorte UDC bestaat een alfabetisch register.
Men zou gebruik kunnen maken van de gedrukte uitgave van dit register. Ge
kozen is om ook zelf een register te maken, waarin alleen die codes worden
opgenomen die voor de eigen collectie worden gebruikt. Elk begrip dat in dit
register voorkomt verwijst naar een code binnen de systematische catalogus,
echter alléén naar de aparte descriptor. Van het bovengenoemd voorbeeld
vindt men in het register de volgende verwijzingen:
Onderwijs 37
Inventarissen (083.82)
Apeldoorn (492.82*7300)
Door het samenvoegen van de gevonden notaties uit het register kan men de
volledige code samenstellen. Hoe gedetailleerder het onderwerp is dat gezocht
wordt, hoe complexer de code zal zijn.
Het voordeel van een zelf samengesteld register is dat het alleen die codes
bevat die belangrijk zijn voor de ontsluiting van de eigen collectie. In zo'n re
gister kunnen termen opgenomen worden die specifiek zijn voor het eigen bi
bliotheekbezit.
Tot nu toe zijn werken betreffende de topografie Utrecht en een groot ge
deelte van de collectie kerkgeschiedenis volgens de Nederlandse verkorte UDC
beschreven. Ook de inventarissen zijn op deze manier toegankelijk gemaakt.
4-2 Het werkproces bij het Centraal Register van Particuliere
Archieven
In 1983 werd een begin gemaakt met het omzetten van de bestaande systemati
sche rubrieken per deelgebied naar de indeling volgens de udc. Zoals al is
vermeld gaat het hier om de systematische index, een ingang welke ongeveer
een kwart van het totale bestand beslaat en welke, vergeleken met de andere
hoofdingangen, het snelst groeit. Elk gegeven, vastgelegd op een afzonderlijk
fiche, krijgt een UDC-nummer en wordt vervolgens in de volgorde van de udc
geplaatst. Gegevens met dezelfde UDC-nummers worden chronologisch ge
plaatst en vormen samen een rubriek.
Voorbeelden:
1 Stukken afkomstig van Jan Jacob Rochussen (1871 - 1928) betreffende zijn
benoeming tot lid van de Staatscommissie voor Internationaal Privaatrecht
en zijn deelname aan conferenties voor Internationaal Privaatrecht,
1897 1905, 1 omslag.
Ingedeeld in rubriek 341 Internationaal recht. Volkenrecht.
2 Archief van de Stichting Algemeene Vereenigde Commissie ter leniging van
rampen door watersnood in Nederland, 1855 - 1976, 1,25 m.
146
Ingedeeld in rubriek 364.255 Hulp en bijstand bij natuurcalamiteiten b.v.
overstromingen, aardbevingen en misoogsten.
3 Archief van de Teekenacademie van de Conferentie Pictura te Den Haag, se
dert 1780 Vrije Teekenacademie, 1682- 1815.
Ingedeeld in rubriek 74 Tekenkunst. Kunstnijverheid.
Lang niet alle UDC-rubrieken worden gebruikt, slechts een klein deel van deze
rubrieken wordt tevens CRPA-rubriek. Een lijst van de CRPA-rubrieken (een
uittreksel uit de udc) geeft een totaal overzicht van de gehanteerde indelings
systematiek. Door gebruikmaking van de verbindingssymbolen en de hulpta
bel van tijd worden ook CRPA-rubrieken samengesteld, met name
door UDC-rubrieken te koppelen6
Voorbeeld: Archief van de N.v. wolhandel C. J. Wouters te Tilburg, 1849-
1972, IOmeter.
Ingedeeld in de rubriek 677.1/.3:339 Natuurlijke vezels. Handel. Internatio
nale economische betrekkingen. Wereldeconomie.
door een tijdsaanduiding achter de UDC-omschrijving te voegen
Voorbeeld: Stukken betreffende de jurisdictie te Ridderkerk o.a. Wilkeur-
boek, klachtboek en vierschaarboek, 16e eeuw.
Ingedeeld in de rubriek 347.9"185"Rechtsverordening. Rechterlijke organi
satie. Procesrecht. Voor 1850
Hier is een tijdscaesuur bij 1850 gelegd. De veranderingen in de rechterlijke
organisatie (Wet op de rechterlijke organisatie van 1839) en in de bestuurlijke
organisatie (Provinciewet van 1850 en de Gemeentewet 1851) maakten dit
noodzakelijk.
Soms is het nodig zelf rubrieken samen te stellen. Hiertoe bestaan de vol
gende mogelijkheden:
door eigen omschrijvingen tussen haakjes achter de rubrieken toe te voegen.
Voorbeeld: Archief van het Oude-Mannenhuis te Schiedam, 1564-1844,
2 meter.
Ingedeeld in de rubriek 725.5-053.9 Gebouwen voor gezondheidszorg en soci
ale zorg. Oude mensen. Bejaarden (Armen- en bejaardenhuizen).
door af te stappen van de UDC-indeling en een geheel eigen indeling te maken.
Een eigen indeling is gemaakt van de rubrieken 27 Algemene kerkgeschiedenis
en 28 Christelijke kerken. Secten.7
Tegelijkertijd met de indeling in UDC-rubrieken wordt een trefwoordenre
gister aangelegd, waarin is aangegeven in welke rubriek stukken van een be
paald onderwerp zijn ingedeeld.8
Voorbeelden:
Trefwoord VDC-nummer Bijbehorende UDC-omschrijving
1 Privaatrecht 341 Internationaal recht
(internationaal) Volkenrecht
2 Watersnood 364.255 Hulp en bijstand bij natuurcalamiteiten, bv.
overstromingen, aardbevingen en misoogsten
3 Tekenacademie 74 Tekenkunst Kunstnijverheid
zie ook 7:37 Kunstonderwijs
147
