belast met het onderzoek naar wat in een rijksarchief de functie van de biblio
theek is en welk beleid ten aanzien van de bibliotheken in de toekomst gevoerd
zou moeten worden. In 1979 verscheen het rapport van de Commissie1 en in
de tweede helft van 1981 volgde de aanstelling van vijf bibliothecarissen, te
weten voor de rijksarchieven van Groningen, Overijssel, Zeeland, Noord-
Brabant en Utrecht. De bibliothecaris werd belast met de volgende taken: het
ontsluiten van het bibliotheekbestand, dienstverlening aan ambtenaren en
derden, acquisitie, uitleen en attendering van gebruikers op nieuw verworven
titels. Hiernaast moest de bibliothecaris in de loop der jaren ontstane achter
standen zo snel mogelijk proberen weg te werken.
Het ontsluiten van het bibliotheekbestand gebeurt door een catalogusappa
raat, dat volgens het door de Commissie uitgebrachte rapport tenminste zou
moeten bestaan uit:
a een alfabetische hoofdwoordencatalogus
In deze catalogus vormt de auteur of samensteller van het werk en, bij anonie
me werken, het eerste woord van de titel (lidwoorden uitgezonderd) de ingang
tot het gezochte werk. De onderzoeker wordt naar de plaats van een boek ge
wezen waarvan hij de auteur en/of de titel kent.
b een systematische catalogus
Deze catalogus moet antwoord geven op de vraag welke werken aanwezig zijn
over een bepaald onderwerp. In deze catalogus zijn de titelbeschrijvingen van
de werken geordend door middel van een van te voren vastgestelde systemati
sche codering.
c een standcatalogus
Deze catalogus geeft de volgorde aan van de werken in de kasten. De standca
talogus is van belang voor de beheerscontrole door de bibliothecaris.
Een van de belangrijkste taken van een bibliothecaris is de ontsluiting van de
onder hem of haar berustende collectie: immers alleen een goed ontsloten col
lectie kan leiden tot een betrouwbaar literatuuronderzoek. Een archiefbiblio
theek kan door haar specialistische collectie vele onderzoekers aantrekken.
Daar een goed onderzoek in de regel begint met een literatuurstudie kan men
stellen dat een goede bibliotheekcatalogus een essentieel hulpmiddel is om tot
effectief archiefonderzoek te komen. Dat de toegankelijkheid van de collec
ties der rijksarchiefbibliotheken tot voor kort - en deels nog steeds - nogal te
wensen overliet, was algemeen bekend: de geleidelijk ontstane handbiblio
theek van het rijksarchief in Utrecht, bestaande uit circa 24.000 banden werd
alleen ontsloten door middel van een incomplete alfabetische hoofdwoorden
catalogus en een zeer gebrekkige, onbruikbare systematische catalogus.
2-2 Het Centraal Register van Particuliere Archieven
Het CRPA-bestand kent de volgende ingangen:
a vier alfabetische indices op de hoofdcategorieën particuliere archieven, te we
ten op de familie (persoons)archieven, de verenigingsarchieven, de bedrijfsar
chieven en de huisarchieven
b de index op kerkgenootschappen per plaats ingedeeld
c de systematische index op onderwerpen
140
d de topografische index: hierin worden alleen die archieven of archiefbestan
den geregistreerd, die zich elders bevinden dan verwacht, bijvoorbeeld stuk
ken betreffende goederenbezit in Zuid-Limburg van een Noordgroningse fa
milie, waarvan het archief in Groningen ligt
e de categoriale index op egodocumenten, te weten dagboeken, alba amicorum,
grote brievencollecties en reisverslagen. Deze uitsluitend in familiearchieven
voorkomende egodocumenten zijn van bijzondere betekenis voor het
historisch-wetenschappelijk onderzoek, vandaar dat zij apart geregistreerd
worden.
De bronnen waaruit het CRPA zijn gegevens voor registratie haalt, zijn qua
mate van diepgang en volledigheid zeer gevarieerd: soms een ingevuld enquê
teformulier, dan weer een gedetailleerde inventaris. Aan een verschillende
mate van diepgang van de geregistreerde gegevens valt dan ook niet te
ontkomen.
De indices van het crpa zijn door onderzoekers te raadplegen zonder veel
begeleiding. Nadere informatie over de gegevens op de fiches kan de onder
zoeker vinden in de voor extern gebruik bewerkte en in de studieruimte van
het crpa geplaatste dossiers, waarin zich overzichten en inspectieverslagen
bevinden van de geregistreerde archieven. In deze dossiers zijn ook gegevens
opgenomen over de mate van toegankelijkheid en openbaarheid. Naast vra
gen over de verblijfplaats van met name genoemde particuliere archieven, is
de categorie onderzoekers/correspondenten met een thematische vraagstel
ling groeiende. Dankzij de systematische index kan door het crpa antwoord
worden gegeven op vragen betreffende bijvoorbeeld de geschiedenis van de
slavernij, de geschiedenis van de vrouwenbeweging, de tuinarchitectuur in de
18e eeuw.
De indeling van de systematische index was, naar het voorbeeld van de En
gelse zusterinstelling, het National Register of Archives, opgezet naar de
werkterreinen van de toenmalige ministeries.2 Het was een in de praktijk ge
groeide en bijgestelde index. De keuze van de onderwerpen was enerzijds ge
baseerd op de inhoud van de geregistreerde archieven, anderzijds op de
vraagstelling van de onderzoekers. In de loop van de jaren bleek het steeds
moeilijker te worden verdere onderverdelingen aan te brengen in het sterk
groeiende bestand van de systematische index. Aan onlogisch gerangschikte
en elkaar soms overlappende rubrieken viel nauwelijks meer te ontkomen.
Een gevolg hiervan was dat meer dan eens dezelfde gegevens in verschillende
rubrieken werden opgenomen om toch te zorgen dat de informatie zou wor
den gevonden.3
Dit is een van de twee redenen waarom besloten werd de systematische in
gang opnieuw in te delen. De andere is dat sinds 1980 plannen bestaan het
CRP A-gegevensbestand te automatiseren. Voor het zover is zal dit gegevens
bestand, en met name het systematisch gedeelte, moeten zijn geschoond (ver
fijning indeling van de grote rubrieken, verwijdering van dubbele registraties,
bijwerking van de mutaties).
141
