Verenigingsnieuws
Mededelingen van het bestuur
Notulen van de ledenvergadering gehouden op 29 juni 1984 in het gebouw van
de Archiefdienst en het Thermenmuseum te Heerlen
De voorzitter opent de vergadering om 10.45 uur en is verheugd zovele leden te
mogen begroeten, ondanks de enigszins excentrische ligging van Heerlen en het
feit, dat de vergadering thans, na wijziging van de vergaderdatum, niet meer
plaatsvindt in het aspergeseizoen. Hij heet welkom de vertegenwoordigers van
de nvba, mevrouw Bijl en de heer Kalkman; van de inmiddels gedéchargeerde
commissie regeling openbaarheid archieven in het bijzonder de hoogleraren
Manning en Bank; verhinderd zijn mevrouw Koen en de heer de Vries. Voorts
zijn berichten van verhindering ingekomen van de bestuursleden Ellerbroek,
Cossee en Veerman, alsmede van de leden mevrouw Rosing en de heren Ahlte,
van Boven en Luth.
De voorzitter memoreert de nagedachtenis van de onlangs overleden leden me
vrouw Warning en mevrouw Leemans-Prins; beiden hebben ieder op eigen wij
ze bijgedragen aan de bloei van de vereniging en de ontwikkeling van het vak.
Mevrouw Leemans in het bijzonder op het gebied van de zegelkunde en de or
dening en beschrijving van familiearchieven en mevrouw Warning zal in onze
herinnering voortleven als degene die metterdaad heeft bewezen, dat archiefbe
heer ook selectie en vernietiging inhoudt, blijkens haar inventaris van het ar
chief van de Raad voor de Effectenregistratie.
De voorzitter vraagt vervolgens aandacht voor enige punten besproken tijdens
het overleg tussen mmaen het VAN-bestuur gevoerd op 15 mei jl., waarvan het
verslag is gepubliceerd in het Nieuws van archieven, jaargang 3, no. 6, blz. 3
e.v.
De notulen van de ledenvergadering, gehouden op 14 december 1983 in
Utrecht, afgedrukt in het nab, jaargang 1984, no. 1, blz. 73 e.v., worden goed
gekeurd.
Aan de orde wordt gesteld het rapport van de commissie regeling openbaarheid
archieven, waarin naar de woorden van de voorzitter de dychotomie in de posi
tie van de archivaris als hoeder van de openbaarheid en bewaker van de privacy
centraal staat. Ook internationaal komt dit onderwerp meer en meer in de be
langstelling. Zo zal de volgende bijeenkomst van de Table Ronde gewijd zijn
aan de relatie privacy-archivaris.
394
De voorzitter geeft het woord aan prof. dr. J. Bank, die vooropstelt op eigen
titel in de hoedanigheid van onderzoeker en niet als lid van de inmiddels gede
chargeerde commissie te spreken. De eenstemmigheid, geformuleerd in het
rapport, poogt de status quo weer te geven, die thans bereikt is tussen archiva
ris en onderzoeker. Een aantal faktoren bepaalt het denken over openbaar
heid In politiek opzicht tekent zich aan het eind van de jaren '60 een beweging
af, die streeft naar meer inzicht in het handelen van de overheid, daarmee het
einde inluidend van de zogenaamde pacificatiedemocratie met als voorlopige
mijlpaal de Wet Openbaarheid van bestuur. In onze tijd hoeft slechts gewezen
te worden op de bewonderenswaardige openhartigheid, die betracht wordt in
het herleefde instituut van de parlementaire enquête. Deze tendens valt met in
de laatste plaats ook te bespeuren bij die politici, die in een niet zo ver verleden
golden als schoolvoorbeelden van geslotenheid. Prof. Bank meent voorts een,
zijns inziens, verheugende accentverschuiving in de beroepstrots van de archi
varis te bespeuren, namelijk van verzamelen en toegankelijk stellen naar
dienstverlening. Tenslotte wordt als uitvloeisel van genoemde ontwikkelingen
sedert de jaren '60 een ruimere interpretatie aan het begrip persoonlijk belang
gegeven, aangezien de samenleving in het algemeen toleranter staat ten op
zichte van diverse vormen van afwijkend gedrag.
Ten aanzien van de volgende uitgangspunten kon binnen de commissie
eenstemmigheid bereikt worden. Er dient een uniforme toegankelijkheidster
mijn toegepast te worden, thans 50 jaar - bij het Rijk in sommige gevallen al
teruggebracht tot 25 jaar; de termijnen gesteld in de openbaarheidbeperkende
bepalingen dienen eindig te zijn. Raadpleging moet zo vrij mogelijk kunnen
plaatsvinden; beoordeling van een en ander dient na afloop van het onderzoek
en voor de publicatie te geschieden. Ten aanzien van de motieven, die aan de
beperking van publicatie ten grondslag liggen, zou een zekere jurisprudentie
ontwikkeld behoren te worden, die de archivaris tot steun kan zijn.
De bedoeling van de hierop volgende discussie is vast te stellen in hoeverre de
conclusies van de commissie kunnen rekenen op instemming van de ledenver
gadering en hoe een en ander in de praktijk gebracht kan worden middels al
dan niet geamendeerde, bij het rapport gevoegde modellen. Als eerste vraagt
drs. J.N.T. van Albada zich af of bij de beoordeling van een voorgelegde
tekst sprake is van een bestuurlijke, dan wel een ambtelijke verantwoordelijk
heid: naar analogie van andere beheerstaken, zoals beperking van raadpleging
en aangaan van bewaringsovereenkomsten meent hij, dat het eerste het geval
is: ambtelijke besluitvorming eventueel gevolgd door bestuurlijke toetsing.
Drs. I. W.L. A.Caminada hecht daarentegen sterk aan een dialectische
splitsing tussen de verantwoordelijkheid van archivaris en bestuur.
J. J. A. Buylinckx wijst op de praktijk in Nijmegen waar de toetsing met be
trekking tot oorlogsarchieven is voorbehouden aan b en w, terwijl die ten aan
zien van de overige archieven berust bij de archivaris.
Met de commissie is de voorzitter van oordeel, dat nodeloze diversiteit bij
de formulering van beperkende bepalingen vermeden moet worden; hij wijst
in dit verband op de praktijk bij de Tweede Afdeling van het ara om zich te
beperken tot een viertal modellen. Mr. Caspar van Heel onderschrijft dit,
maar wijst op de vaak extreme eisen van de bruikleengever, die deze praktijk
kan doorkruisen.
395
T
