dié gegevens archiveren, die haar via het netwerk uit een vroegere gemeente
zijn doorgestuurd én de nieuw bijgekomen gegevens. De in de vorige gemeente
'historisch' geworden gegevens verhuizen niet mee (zoals nu op de persoons
kaart). De binnen één gemeente te bewaren gegevens zijn dus niet meer 'vanaf
de wieg'.
3 In een voorstel voor een minimumpakket in het kader van de LBA-plannen zijn
niet opgenomen de rubrieken beroep en kerkelijke gezindte, overigens over
eenkomend met de huidige praktijk, waarbij in veel gemeenten deze gegevens
al niet meer worden bijgehouden. Deze wijziging moet wellicht gevolgen heb
ben voor het vernietigingsbeleid.
4 De bevoegdheden van de in te stellen Raad voor de Personeninformatievoor-
ziening zullen de bevoegdheden ten aanzien van overbrenging en vernietiging,
zoals in de Archiefwet en het Archiefbesluit vastgelegd, niet mogen doorkrui
sen.
5 Het periodiek vastleggen van niet meer aktuele gegevens op microfiches heeft
een tweetal belangrijke consequenties:
a de aktuele gegevens zijn door de netwerkopzet centraal benaderbaar; dit geldt
niet voor de afgestoten gegevens. De lba voorziet niet in die mogelijkheid,
omdat er vanuit is gegaan, dat centrale benaderbaarheid van historische gege
vens voor de overheidsadministratie niet nodig is, overeenkomend met de hui
dige situatie,
b de vastlegging van de niet meer aktuele gegevens op microfiche betekent dat de
machineleesbaarheid van de persoonsgegevens verdwijnt.
Verwacht mag worden dat vroeger of later archiefdiensten de verouderde ge
gevens te beheren zullen krijgen. Dit stelt ze voor de noodzaak om inzage van
de microfiches mogelijk te maken. Nu mag dit op zich een niet al te zware op
gave lijken, gezien het ruime gebruik dat nu al gemaakt wordt van leesappara-
ten, veel moeilijker is de taak het steeds groeiende bestand van periodieke uit
draaien van niet-aktuele gegevens toegankelijk te maken en te houden. Het
lijkt in dit verband een vorm van kapitaalvernietiging om de machineleesbaar
heid te laten verdwijnen, terwijl de bestanden zelf afgedrukt worden in een
dusdanige vorm, dat een goede toegankelijkheid alleen hersteld kan worden
door inschakeling van een computer, waarmee zich dus de noodzaak van het
ten tweede male machineleesbaar maken aandient.
Men kan zich hierbij op het standpunt stellen dat het archiefwezen per defi
nitie de administratie niets kan voorschrijven met betrekking tot de gegevens
die zij meent nodig te hebben en de wijze waarop deze voor raadpleging door
de dienst gereed worden gehouden, mits in 'goede en geordende staat'Ander
zijds kan men de opvatting verdedigen dat het niet toelaatbaar is, dat door
eenzijdige handelingen van de administratie de toegankelijkheid van bestan
den tijdens de dynamische fase wezenlijk wordt veranderd, waardoor de ge
bruiksmogelijkheden van de over te dragen archivalia verminderd worden.
Dit dreigt het geval te zijn bij de opzet van de lba waar én machineleesbaar
heid én centrale benaderbaarheid van alle gegevens verdwijnen; de toeganke
lijkheid wordt extra verslechterd door het periodiek uitdraaien van verouder
de gegevens.
Aangezien details van de lba nog niet voldoende bekend zijn, kan moeilijk
392
nauwkeurig aangegeven worden welke verdere gevolgen de invoering van de
lba voor de raadpleging en het beheer van de toekomstige persoonsgegevens
kan hebben. Het is van groot belang dat de verdere ontwikkeling van het lba
door het archiefwezen belangstellend gevolgd wordt. De Stuurgroep Automa
tisering stelt zich tot taak hierbij coördinerend op te treden.
Noten
De projectgroep bestond uit de volgende leden:
drs. J.N.T. van Albada, gemeentearchivaris
van 's-Hertogenbosch;
drs. H. J. Ernst, chartermeester bij het gemeen
tearchief van Amsterdam;
M. J. Hekman, hoofd van de Rijksinspectie van
de bevolkingsregisters (tot november 1983;
voortijdig bedankt wegens drukke werkzaamhe
den);
L. P. Kuyt, genealoog bij het Antropogenetisch
Instituut van de Vrije Universiteit (secretaris);
drs. J.C. van der Ploeg, hoofd inventarisatie
op het gemeentearchief van Groningen en lid
van de Stuurgroep Automatisering (voorzitter);
mr. T. N. Schelhaas, directeur van de Stichting
Centraal Bureau voor Genealogie.
Deze mededeling werd eerder gepubliceerd in
Nieuws van archieven 3 (1984), nr. 1, blz. 16.
393
