55% van de bevolking, hetgeen voor alle gemeentelijke archiefdiensten leidt
tot
5,5 x 15.000 ca. 85.000 bezoeken/j aar
de rijksarchiefdienst 70.000 bezoeken/jaar
het Centraal Bureau voor Genealogie 20.000 bezoeken/jaar
totaal aantal genealogische bezoeken
per jaar in Nederland ca. 175.000
Tellingen op het cbg en het Amsterdamse gemeentearchief wezen uit dat per
bezoek de dtb-, br- en BS-bestanden gemiddeld 40 keer geraadpleegd worden,
al dan niet met succes; dit levert een totaal aantal raadplegingen van 7.000.000
per jaar. Het was niet mogelijk te differentiëren naar dtb- enerzijds en br- en
Bs-systemen anderzijds, maar het leidt geen twijfel dat de negentiende en twin
tigste eeuwse demografische bronnen enkele miljoenen keren per jaar geraad
pleegd worden. Het leek de projectgroep niet onaannemelijk om uit te gaan
van 5.000.000 raadplegingen, inclusief de huwelijksbijlagen, exclusief raad
pleging van BR-bestanden die niet in beheer van een archiefdienst zijn. Dit
aantal raadplegingen verdubbelt nagenoeg in de situatie waarin er een zoge
naamd dekkend net is: er is een potentiële landelijke vraag naar informatie uit
de negentiende en twintigste eeuwse br- en BS-bestanden in de orde van groot
te van 10.000.000 raadplegingen per jaar.
2 Mededeling van de Stuurgroep Automatisering voor de plannen tot
automatisering van de aktuele bevolkingsboekhouding**
a Inleiding
Over de voornemens tot automatisering van de aktuele bevolkingsboekhou
ding is in de loop van september 1983 het één en ander bekend geworden; de
pers heeft daar al enige aandacht aan besteed. Gedurende 1983 zijn deze plan
nen onder andere besproken binnen de Projectgroep Automatisering Histori
sche Bevolkingsboekhouding. De Stuurgroep wil de leden van de van infor
meren over de plannen zoals die bij het ministerie van Binnenlandse Zaken
zijn ontwikkeld en over de mogelijke gevolgen daarvan voor de archiefwereld.
b De plannen met betrekking tot de automatisering van de aktuele bevol
kingsboekhouding
In de Discussienota Landelijke bevolkingsadministratie (lba) is de aanvanke
lijke opzet van een geautomatiseerd bevolkingssysteem met één centrale rijks
dienst, de Centrale Personenadministratie (cpa) losgelaten. Binnen de voor
gestelde lba, in te voeren in 1990, zullen de gemeenten de primaire taak van
het verzamelen en bijhouden van persoonsgegevens behouden. Gegevens
opslag zal plaats vinden in circa 20 regionale steunpunten, die onderling ge
koppeld worden, zodat vanaf één punt in principe alle gegevens opgevraagd
kunnen worden als ging het om één bestand. Uitwisseling van gegevens tussen
390
gemeenten onderling (bijvoorbeeld noodzakelijk bij verhuizing) zal elektro
nisch plaats hebben via het netwerk van steunpunten en aangesloten gemeen
ten. Op deze wijze is de dure persoonskaart overbodig geworden en na invoe
ring van de lba zal deze kaart dan ook verdwijnen. De persoonskaarten zullen
blijven berusten bij de gemeente die ze beheerde op het moment van automati
sering, dus ook na het overlijden van de beschreven persoon.
In het geautomatiseerde bestand zullen alleen de aktuele, dat wil zeggen de
voor de verschillende overheidsadministraties van belang zijnde gegevens aan
wezig zijn. Dit bestand zal dus regelmatig opgeschoond moeten worden. Er
wordt gedacht aan het wissen van dié gegevens, die langer dan vijfjaar niet-
aktueel zijn. De te wissen gegevens zullen, zoals het zich laat aanzien, opgesla
gen worden op microfiches; dit kan bijvoorbeeld eens per jaar gebeuien.
Binnen de lba zal een 'minimumpakket van informatiekenmerken gelden,
dit zijn de gegevens die de gemeenten in elk geval moeten registreren ten be
hoeve van de verschillende overheden. Daarnaast kan elke gemeente naar be
hoefte meer gegevens opslaan. De Projectgroep heeft een voorstel gedaan
voor zo'n minimumpakket; dit voorstel is ingebracht bij de departementale
voorbereidingen om te komen tot vaststelling van het definitieve minimum
pakket. Het voorstel zal in het eindrapport van de Projectgroep worden opge
nomen.
De Rijksinspectie voor de Bevolkingsregisters verdwijnt en ten dele wordt
haar taak overgenomen door een nieuw in te stellen Raad voor de Personen-
informatievoorziening. Deze Raad zal het toezicht krijgen op de toegang tot
het netwerk en de verstrekking van gegevens uit de geautomatiseerde bestan
den. Bovendien zal de Raad regels stellen ten aanzien van de toegankelijkheid
van de afgestoten gegevens, het microfichebestand
c De mogelijke gevolgen van de invoering van de lba
Een aantal onderdelen uit de nota-LBA en de direkte gevolgen daarvan verdie
nen de aandacht van de archiefwereld:
1 de bewaring van persoonskaarten bij de gemeenten na automatisering,
2 de binnen één gemeente te archiveren gegevens,
3 het vast te stellen minimumpakket van informatiekenmerken,
4 de bevoegdheden van de Raad voor de Personeninformatievoorziening,
5 het vastleggen van de niet-aktuele gegevens op microfiches.
1 Anders dan in de huidige praktijk zullen de persoonskaarten van overleden
personen niet meer centraal bewaard worden door het Centraal Bureau voor
Genealogie. Behalve de problemen die dit met zich mee kan brengen door de
omvang van het bestand aan persoonskaarten, verdwijnen hiermee de voorde
len van één landelijk bestand, hetgeen de taak van de gemeente- en streek
archieven zeer kan verzwaren. Dit klemt des te meer, aangezien het hier met
een overgangsmaatregel ten aanzien van de af te schaffen persoonskaarten be
treft, maar hetzelfde ook is voorzien voor het microfichebestand (zie hier
onder punt 5).
2 Bij vertrek of overlijden wordt momenteel de gehele persoonskaart geko
pieerd door de afdeling Bevolking. In de LBA-opzet kan één gemeente hooguit
391
